📍 Comment accéder à cette fonctionnalité ?
Menu principal > Ventes > Commandes clients > ouvrir une commande > bloc « Facturation récurrente »
La facturation récurrente permet de générer automatiquement des factures client à intervalles réguliers à partir d’une commande client. Ce mode est particulièrement adapté aux abonnements, contrats de maintenance, locations ou toute prestation facturée de manière périodique.
La récurrence se configure directement sur la commande client : vous définissez une fréquence, une période et le contenu des factures, puis Kafinea se charge de les émettre au fil du temps, sans intervention manuelle.
1. Activer la récurrence #
- Ouvrez la commande client concernée (Menu principal > Ventes > Commandes clients)
- Dans le bloc Facturation récurrente, activez l’option Activer la récurrence
- Configurez les paramètres de base :
- Fréquence : journalier, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel
- Début / Fin : la période pendant laquelle les factures seront générées
- Échéance : le délai de paiement appliqué aux factures générées (ex. : net 30 jours, net 45 jours, net 60 jours)
- Statut de la facture : le statut initial attribué à chaque facture générée (ex. : Créée automatiquement, Envoyée, etc.)
Astuce : la facturation récurrente s’appuie sur une commande client. Si vous facturez un abonnement, créez d’abord la commande avec les lignes de produits ou services correspondantes, puis activez la récurrence dessus.
2. Sujet dynamique des factures #
Le champ Sujet de facturation récurrente permet de définir un modèle d’intitulé pour les factures générées. Ce modèle peut contenir des variables dynamiques qui seront automatiquement remplacées par les valeurs correspondantes à la date de la facture :
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{YYYY} |
Année sur 4 chiffres | 2026 |
{YY} |
Année sur 2 chiffres | 26 |
{MM} |
Mois sur 2 chiffres | 03 |
{MMM} |
Nom du mois | Mars |
{DD} |
Jour sur 2 chiffres | 01 |
{Q} |
Trimestre (1 à 4) | 1 |
Exemple : le sujet Abonnement {MMM} {YYYY} générera des factures intitulées « Abonnement Mars 2026 », « Abonnement Avril 2026 », etc.
Bon à savoir : vous pouvez forcer la langue du nom de mois en ajoutant
{lang_xx_xx}dans le sujet (ex. :{lang_en_us}pour obtenir les mois en anglais).
3. Préférence de date du document #
Le champ Préférence de date du document permet de contrôler précisément la date qui sera inscrite sur chaque facture générée. Les options disponibles sont :
| Option | Description |
|---|---|
| Date de génération | La facture porte la date du jour où elle est effectivement générée par le système |
| Dernier jour de la période précédente | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 31 mars |
| Premier jour de la période en cours | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 1er avril |
| Dernier jour de la période en cours | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 30 avril |
| Premier jour de la prochaine période | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 1er mai |
| Dernier jour de la prochaine période | Ex. : pour une récurrence mensuelle en avril, la facture sera datée du 31 mai |
Bon à savoir : la notion de « période » s’adapte automatiquement à la fréquence choisie. Pour une récurrence trimestrielle, la période correspond à un trimestre ; pour une récurrence annuelle, à une année, etc.
4. Ajout automatique de consommations #
La facturation récurrente peut intégrer automatiquement les consommations (relevés d’utilisation) enregistrées dans Kafinea. Trois paramètres permettent de configurer ce comportement :
- Ajout de consommations : choisissez d’ajouter les consommations de la période de la date de facture, de la période précédente, ou de ne pas en ajouter
- Filtrage des consommations : sélectionnez un filtre personnalisé pour restreindre les consommations à inclure
- Regroupement des consommations : regroupez les lignes de consommation par période ou par mois
Bon à savoir : cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les contrats de type « abonnement + consommation variable » (ex. : forfait téléphonique, location de matériel avec compteur, etc.). Pour en savoir plus, consultez La facturation de consommations d’articles.
5. Facturer la maison mère #
L’option Facturer maison mère permet de rediriger automatiquement la facturation vers le compte parent (maison mère) du client. Lorsque cette option est activée, les factures générées par la récurrence seront émises au nom du compte parent plutôt qu’au nom du compte client de la commande.
6. Génération automatique et rattrapage #
Une fois la récurrence activée, le système génère automatiquement une facture selon la fréquence définie. Les factures générées sont rattachées à la commande d’origine et reprennent les mêmes lignes de produits, montants et taxes.
Important : la facturation récurrente s’exécute via un traitement automatique en arrière-plan. Si le traitement est interrompu, les factures manquantes seront automatiquement rattrapées lors de la prochaine exécution : le système détecte les échéances passées non traitées et génère toutes les factures correspondantes.
7. Tableau de bord de suivi #
Kafinea propose un tableau de bord dédié, Analyse de la facturation récurrente, accessible depuis la liste des Factures client (Menu principal > Ventes > Factures client, menu des actions de la liste). Il permet de superviser l’ensemble des commandes avec récurrence active et affiche pour chaque commande :
- Le client, le montant et la fréquence
- La prochaine date de génération et la date ajustée selon la préférence
- Les factures déjà générées pour la période en cours
- Les anomalies détectées automatiquement : facture manquante, doublon, écart de montant, adresse email manquante, incohérence de compte ou d’organisation
Bon à savoir : ce tableau de bord est un outil précieux pour s’assurer que la facturation récurrente fonctionne correctement et pour identifier rapidement les situations nécessitant une intervention.
8. Arrêter la récurrence #
Pour arrêter la génération automatique des factures, ouvrez la commande concernée et :
- désactivez l’option Activer la récurrence, ou
- modifiez la Date de fin pour fixer le terme de la récurrence.
Bon à savoir : même après finalisation de la commande, les paramètres de récurrence restent modifiables (activation, fréquence, dates, préférences). Cela permet d’ajuster la facturation récurrente sans avoir à créer une nouvelle commande.
9. Questions fréquentes #
Sur quel document s’active la facturation récurrente ? #
Sur une commande client. La récurrence se configure dans le bloc Facturation récurrente de la fiche de la commande.
Que se passe-t-il si le serveur était à l’arrêt à l’échéance d’une facture ? #
Aucune facture n’est perdue. Le traitement automatique rattrape les échéances passées non traitées lors de sa prochaine exécution et génère les factures manquantes.
Peut-on inclure des consommations variables dans les factures récurrentes ? #
Oui. Le bloc Facturation récurrente permet d’ajouter automatiquement les consommations de la période, avec des options de filtrage et de regroupement.
Comment vérifier que tout fonctionne correctement ? #
Utilisez le tableau de bord Analyse de la facturation récurrente, qui liste les commandes récurrentes actives et signale automatiquement les anomalies.