Descubra cómo MTN Inventaires, actor clave en los servicios de inventario en el Caribe, ha transformado su gestión operativa y administrativa gracias a Kafinea. En esta historia de éxito, analizamos el desafío de digitalizar procesos de RR. HH. laboriosos y basados en papel para empleados con horarios muy variables, la solución a medida desarrollada por Madiasoft que incluye una aplicación móvil y el ERP, y los resultados concretos obtenidos. Un ejemplo inspirador que demuestra cómo la automatización permite erradicar los errores de entrada de datos al tiempo que apoya eficazmente el crecimiento de una empresa.
El cliente: MTN Inventaires
MTN Inventaires garantiza el buen funcionamiento de las empresas proporcionando servicios de inventario precisos y eficientes en todo el Caribe, prestando servicio a centros económicos importantes como Guadalupe, Martinica y la Guayana Francesa. Al priorizar la precisión y la calidad en la gestión de existencias, la empresa se posiciona como un socio de confianza para las empresas que requieren soluciones disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana.
El desafío
Para sostener su actividad, MTN Inventaires debía afrontar el reto de gestionar eficazmente los contratos y las fichas de nómina de sus inventoristas, colaboradores con horarios de trabajo muy variables que encadenan numerosas misiones cada mes.
La empresa sufría un proceso manual de seguimiento de tiempos en formato papel, que resultaba laborioso y muy propenso a errores o pérdidas de información. Gestionar cada intervención manualmente (con la edición de un contrato por misión y una ficha de nómina mensual) representaba una carga administrativa abrumadora y costosa.
Estas trabas frenaban la capacidad de la empresa para desarrollarse a gran escala y provocaban retrasos en la emisión de las facturas a clientes y de las fichas de nómina.
La solución
Madiasoft personalizó Kafinea añadiendo nuevas funcionalidades y creó una aplicación móvil que responde a las necesidades específicas de MTN Inventaires.
El proceso de RR. HH. se ha agilizado por completo: los empleados introducen su información a través de una extranet, lo que activa la creación automática de un contrato para cada intervención y su envío para firma electrónica. Sobre el terreno, el empleado recibe un código QR que escanea a su llegada y a su salida mediante la aplicación móvil, generando así automáticamente el parte de horas correspondiente en el sistema.
Flujos automatizados se encargan después de emitir las fichas de nómina cada mes, de realizar los pagos por transferencia SEPA y de generar todas las declaraciones legales obligatorias.
El resultado
La eliminación total del proceso en papel ha permitido generar más de 26.000 partes de horas el año pasado con una intervención humana mínima, erradicando de paso los errores de entrada de datos. MTN Inventaires puede ahora seguir la presencia de sus colaboradores en tiempo real, analizar automáticamente las ausencias y facturar a sus clientes justo después del inventario.
La creación automatizada de miles de fichas de nómina ha permitido, gracias al ahorro de tiempo y a la reducción de los gastos de subcontratación, reducir los costes de procesamiento de contratos y nóminas en casi un 90 %. La empresa disfruta hoy de una experiencia de RR. HH. fiable y perfectamente racionalizada.