Documentos

Los documentos profesionales son como los adolescentes: deben aprender a gestionarse solos.

Duplicar plantillas de Word y editarlas manualmente consume mucho tiempo y multiplica el riesgo de errores humanos. No con Kafinea.

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Plantillas personalizables

Cree tantas plantillas como desee

Personalice sus plantillas de PDF y correos electrónicos con el editor de plantillas low-code de Kafinea. Cree documentos que reflejen su identidad de marca integrando su guía de estilo.

Puede crear tantas plantillas como desee para un mismo tipo de archivo o correo electrónico. Generar presupuestos, facturas, nóminas y otros nunca ha sido tan fácil.

Gestión electrónica de documentos avanzada

Organice y encuentre sus documentos fácilmente

La gran fortaleza de la GED Kafinea reside en la interoperabilidad de los módulos. Un documento puede conectarse simultáneamente a una cuenta de cliente, a una factura, a un proyecto y a cualquier otra ficha del software. Acceda a sus documentos con un solo clic desde cualquier módulo.

Cree su propio método de archivo con un sistema de etiquetas cruzadas para agrupar diferentes tipos de archivos relacionados con la misma temática.

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Envío facilitado

Envíe archivos directamente desde el software

Ahorre un tiempo considerable creando y enviando sus archivos por correo electrónico a través de una única plataforma. Gracias al módulo Contactos, puede elegir una o varias personas dentro de una cuenta de cliente a quienes enviar dichos documentos.

Gracias a la potente capacidad de automatización de Kafinea, sus archivos pueden enviarse automáticamente de forma periódica o al activarse un disparador definido por usted.

Gestión documental asistida por flujo de trabajo

Automatice su archivo

Configure flujos de trabajo para archivar o eliminar documentos después de un cierto período de tiempo. Asigne etiquetas automáticamente según el tipo de documento subido.

La automatización al servicio de la gestión documental

  • Agentes de IA autónomos

    Confíe misiones complejas a agentes inteligentes que desglosan las tareas, las ejecutan en el orden necesario y adaptan sus acciones de forma continua.

  • API REST

    Sincronice datos en tiempo real entre la plataforma que elija y su instancia de Kafinea.

  • Asistente de IA en campos de texto

    Sintetice, amplíe, reformule o corrija automáticamente sus contenidos textuales para ganar precisión y fluidez.

  • Automatizaciones impulsadas por IA

    Integre prompts de IA en sus flujos de trabajo para automatizar cálculos, análisis y tomas de decisiones basadas en sus datos de ERP.

  • Búsqueda avanzada con IA

    Disfrute de una búsqueda inteligente que va más allá de la semántica, comprende el sentido de sus consultas y le ofrece resultados pertinentes.

  • Chatbot de IA interactivo

    Plantee sus preguntas sobre los datos a los que tiene acceso y reciba respuestas instantáneas en formato de texto, tabla o gráfico.

  • Firma electrónica

    Envíe sus documentos para firma electrónica a través de YouSign directamente desde Kafinea y active acciones en cuanto se reciba la firma.

  • Flujos de trabajo personalizables

    Cree sus flujos de trabajo para automatizar la creación de un registro, la actualización de un campo, el envío de un correo electrónico y mucho más.

  • Informes programados

    Configure el envío periódico por correo electrónico de un informe en forma de tablas o gráficos.

  • Notificaciones de recordatorio

    Personalice sus recordatorios (ventana emergente, correo electrónico o SMS) y sus activadores.

  • Prompt de IA

    Utilice la IA en los flujos de trabajo de Kafinea para comprender una situación y automatizar acciones.

  • Servidor MCP para IA externa

    Conecte inteligencias artificiales externas a Kafinea para enriquecer sus procesos automatizados y ampliar sus capacidades.

  • Webhooks

    Envíe datos a otras plataformas sobre un evento que acaba de ocurrir.

Las funcionalidades avanzadas de gestión documental

  • Campos personalizables

    Añada sus propios campos de entrada, listas de selección, selectores de fechas, URL, etc.

  • Comentarios con archivos adjuntos

    Comparta información y documentos entre colaboradores a través del bloque Comentarios de los registros de Kafinea.

  • Derechos de acceso avanzados por usuario

    Elija qué acciones se pueden realizar o qué información es visible para cada usuario, hasta el nivel de campo.

  • Filtrado de registros por etiqueta

    Agrupe diferentes registros bajo una misma etiqueta para localizarlos fácilmente en un solo lugar, aunque procedan de módulos distintos.

  • Informes y gráficos

    Visualice en tiempo real la información clave del módulo que elija mediante informes en forma de tablas y gráficos.

  • Listas de selección dependientes

    Cree una relación entre dos listas de selección para que las opciones disponibles en una se adapten dinámicamente a la elección realizada en la otra.

  • Pestañas relacionales

    Pase de un registro a otro registro vinculado con un clic mediante las pestañas relacionales.

  • Plantillas de correo electrónico dinámicas y personalizables

    Cree fácilmente sus propias plantillas de correo electrónico dinámicas utilizando shortcodes.

  • Plantillas PDF dinámicas y personalizables

    Diseñe tantas plantillas PDF dinámicas como desee usando shortcodes.

Las funcionalidades básicas de gestión documental

  • Bloques personalizables

    Divida sus fichas en bloques acordeón para agrupar sus campos.

  • Cuadros de mando personalizables

    Cree sus propios paneles de control individuales y encuentre fácilmente la información que le importa.

  • Duplicación de registros

    Duplique un registro con un clic.

  • Imágenes de ilustración

    Ilustre sus registros con una imagen para identificarlos más fácilmente en sus interfaces.

  • Importación de datos en formato CSV

    Importe datos a través de un archivo CSV mapeando las columnas del archivo original con campos de Kafinea.

  • Seguimiento de registros

    Reciba notificaciones de la actualización de un registro que usted sigue tras una acción de uno de sus colaboradores o de una automatización.

  • Vistas filtradas

    Cree listas de datos con vistas filtradas que necesite con regularidad.

  • Widgets dinámicos

    Cree sus propios widgets en sus paneles de control y visualice sus datos con mayor facilidad.

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