Facturation

Gagnez du temps, optimisez votre facturation !

La gestion de la facturation peut rapidement mobiliser un ou plusieurs employés à plein temps. Pas avec Kafinea.

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Facturation électronique

Émettez et recevez vos factures électroniques en toute simplicité

Kafinea est prêt pour la facturation électronique, en émission comme en réception. Grâce à notre partenaire IOPOLE, Plateforme Agréée (ex-PDP), vos échanges sont conformes aux nouvelles obligations légales avec tous vos clients et fournisseurs, et ce sans sortir de Kafinea.

Parce qu’être conforme à la loi ne devrait pas coûter plus cher, cette fonctionnalité est incluse sans surcoût dans votre abonnement !

Customisation

Personnalisez vos factures

Personnalisez aisément vos modèles de devis et factures grâce à notre PDF designer. Vous pouvez contrôler finement la mise en page de vos documents comptables, par exemple en ajoutant ou en supprimant des colonnes  ou en adaptant les couleurs à votre charte graphique. Vous pouvez aussi créer plusieurs modèles de factures et décider de les utiliser en fonction :

  • de la nature de vos prestations (produits, services) 
  • du contexte (point de vente physique, boutique e-commerce, etc)
  • du client destinataire
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Facturation récurrente

Facturez facilement vos abonnements

Pourquoi facturer vos prestations périodiques manuellement quand vous pouvez les automatiser ? Qu’il s’agisse d’abonnements ou de consommations, Kafinea vous fait gagner un temps précieux et se charge de créer l’ensemble de vos factures récurrentes, en fin de mois par exemple. Plusieurs cycles de périodicité sont pris en charge : 

  • cycles journaliers 
  • cycles hebdomadaires
  • cycles mensuels 
  • cycles trimestriels
  • cycles annuels

Facturation d’avancement

Gérez facilement votre facturation différentielle

Découvrez notre assistant simple et intuitif pour la création de vos factures de situation. Grâce au devis initial, Kafinea vous aide à facturer vos réalisations en tenant compte des factures déjà émises pour le même projet.

En plus de vous faire gagner du temps, cette fonctionnalité limite les erreurs humaines et facilite le suivi de facturation de projet.

L’automatisation au service de la facturation

  • Agents IA autonomes

    Confiez des missions complexes à des agents intelligents qui découpent les tâches, les exécutent dans l’ordre nécessaire et adaptent leurs actions en continu.

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Assistant IA sur champs textes

    Faites synthétiser, allonger, reformuler ou corriger automatiquement vos contenus textuels pour gagner en précision et fluidité.

  • Automatisations propulsées par l’IA

    Intégrez des prompts IA dans vos workflows pour automatiser calculs, analyses et prises de décision basées sur vos données ERP.

  • Chatbot IA interactif

    Posez vos questions sur les données auxquelles vous avez accès et recevez des réponses instantanées, sous forme textuelle, tabulaire ou graphique.

  • Grilles tarifaires personnalisables

    Créez et appliquez des grilles tarifaires spécifiques à vos clients et fournisseurs pour gagner du temps lors de vos transactions.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Prompt IA

    Utilisez l’IA dans les workflows Kafinea pour comprendre une situation et automatiser des actions.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Rapprochement de paiements

    Simplifiez votre suivi de facturation en vous laissant guider par l’assistant qui propose d’associer les paiements entrants aux factures impayées ressemblantes.

  • Recherche avancée par IA

    Bénéficiez d’une recherche intelligente qui dépasse la sémantique, comprend le sens de vos requêtes et vous fournit des résultats pertinents.

  • Relances automatiques

    Paramétrez différents niveaux de relance pour facture impayée, d’un simple e-mail à l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception.

  • Serveur MCP pour IA externe

    Connectez des intelligences artificielles externes à Kafinea pour enrichir vos processus automatisés et élargir vos capacités.

  • Signature électronique

    Envoyez vos documents pour signature électronique via YouSign directement depuis Kafinea et déclenchez des actions dès la signature reçue.

  • Type de facturation par tâche de projet

    Choisissez une facturation forfaitaire ou au temps passé pour chaque tâche de projet et facilitez l’automatisation de votre facturation.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’un enregistrement la mise à jour d’un champ, un envoi d’e-mail et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de facturation

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Commentaires avec pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des enregistrements Kafinea.

  • Droits d’accès avancés par utilisateur

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par chaque utilisateur, au champ près.

  • Facturation de consommations

    Déclenchez une facture périodique sur la base de consommations récupérées via API ou saisies manuellement.

  • Facturation de la maison mère

    Choisissez de facturer la maison mère lors de vos affaires avec des entités multi-société.

  • Facturation différentielle

    Facilitez votre suivi de facturation de projet grâce à notre assistant de facturation d’avancement.

  • Facturation récurrente

    Facturez vos abonnements de façon automatique et récurrente selon la périodicité de votre choix.

  • Filtrage d’enregistrements par tag

    Regroupez différents enregistrements sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même s’ils proviennent de modules différents.

  • Modèles d’e-mails dynamiques et personnalisables

    Créez vos propres modèles d’e-mails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

  • Modèles PDF dynamiques et personnalisables

    Designez autant de modèles PDF dynamiques que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’un enregistrement à un autre enregistrement qui y est lié en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

Les fonctionnalités basiques de facturation

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Comptes comptables clients et fournisseurs

    Facilitez votre comptabilité en liant vos clients et fournisseurs au compte comptable qui leur correspond.

  • Duplication d’enregistrement

    Dupliquez un enregistrement en un clic.

  • Export de données au format PDF

    Exportez les données de votre choix au format PDF.

  • Filtrage de tickets par priorité

    Définissez un niveau de priorité pour chaque ticket pour faciliter le traitement des urgences.

  • Gestion multi-devises

    Faites affaires avec vos clients à l’étranger, Kafinea est compatible avec de multiples devises.

  • Images d’illustration

    Illustrez vos enregistrements à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Import de données au format CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Saisie automatique des informations client

    Importez sur vos documents toutes les informations concernant votre client (adresse postale, numéro de SIRET, email, etc) simplement en le sélectionnant.

  • Saisie manuelle de paiement

    Saisissez manuellement un paiement reçu physiquement, par chèque ou espèces par exemple.

  • Sections dans les documents commerciaux

    Divisez les lignes de vos documents commerciaux en sections pour faciliter leur lecture par vos clients et fournisseurs.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi d’enregistrements

    Soyez notifié de la mise à jour d’un enregistrement que vous suivez suite à une action de l’un de vos collaborateurs ou d’une automatisation.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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