📍 ¿Cómo acceder a esta funcionalidad?
Configuración > Configuración del módulo > Layout Editor + Configuración > Portal del cliente
La situación #
Una empresa gestiona cientos de colaboradores con contratos de corta duración. Actualmente, el envío de accesos al espacio del colaborador ya está automatizado gracias a los workflows de Kafinea. Pero la empresa desea ir aún más lejos para que el colaborador complete por sí mismo la información indispensable para su expediente: número de la seguridad social, datos bancarios…
El servicio de RR. HH. pierde un tiempo considerable recopilando esta información manualmente, por correo electrónico o por teléfono, para cada nueva contratación.
El objetivo #
Permitir a cada colaborador completar su expediente directamente desde su espacio extranet, de manera autónoma, segura y guiada. El servicio de RR. HH. puede seguir el progreso de un vistazo y relanzar automáticamente a los retrasados.
1. Crear un bloque de seguimiento en la ficha Persona #
Desde el Layout Editor (Configuración > Configuración del módulo > Personas > Diseño), crear un nuevo bloque dedicado al seguimiento de la completitud del expediente, que contenga los siguientes campos:
| Campo | Tipo | Valor predeterminado | Función |
|---|---|---|---|
| N.º seg. social cumplimentado | Checkbox | No | Marcado automáticamente cuando se cumplimenta el número de la seguridad social |
| Cuenta bancaria cumplimentada | Checkbox | No | Marcado automáticamente cuando una cuenta bancaria está marcada como predeterminada |
| Expediente completo | Checkbox | No | Marcado automáticamente cuando se cumplen las dos condiciones anteriores |
| Último recordatorio enviado | Fecha/Hora | (vacío) | Actualizado automáticamente por el workflow de recordatorio |
Nota: Estos campos sirven únicamente para el seguimiento automatizado. No están destinados a ser modificados manualmente.
2. Configurar el portal del colaborador #
Hacer accesibles las cuentas bancarias desde la extranet #
- Ir a Configuración > Portal del cliente
- Añadir el módulo Cuentas bancarias de terceros a los módulos visibles
- Configurar los campos y permisos:
| Campo | Visible | Editable |
|---|---|---|
| IBAN | ✅ | ✅ |
| BIC | ✅ | ✅ |
| Nombre de la cuenta | ✅ | ✅ |
| Titular de la cuenta | ✅ | ✅ |
| Cuenta bancaria predeterminada | ✅ | ✅ |
- Activar los permisos Crear y Modificar un registro
Importante: El campo «Cuenta bancaria de» no debe hacerse visible en el portal. Se cumplimenta automáticamente por el sistema con la identidad de la persona conectada. Esto garantiza que un colaborador solo pueda crear una cuenta bancaria para sí mismo.
Verificar el campo Número de la seguridad social en el perfil #
El número de la seguridad social ya está activado en escritura en el portal. Simplemente verifique que aparece correctamente en la configuración de los campos del módulo Personas en el portal.
3. Crear los workflows #
Workflow 1: Número de la seguridad social cumplimentado #
- Módulo: Personas
- Desencadenante: En cada modificación
- Condición: El número de la seguridad social no está vacío Y «N.º seg. social cumplimentado» no está marcado
- Acción: Marcar el campo «N.º seg. social cumplimentado»
Importante: La condición «N.º seg. social cumplimentado no está marcado» es indispensable. Sin ella, el workflow se desencadenaría innecesariamente en cada modificación de la ficha Persona durante toda la vida del colaborador, cuando el onboarding ya ha terminado hace tiempo.
Workflow 2: Cuenta bancaria predeterminada cumplimentada #
- Módulo: Cuentas bancarias de terceros
- Desencadenante: En cada guardado (creación o modificación)
- Condición: El campo «Cuenta bancaria predeterminada» está marcado
- Acción: Marcar el campo «Cuenta bancaria cumplimentada» en la ficha Persona principal (a través del campo «Cuenta bancaria de»)
Nota: El motor de workflows de Kafinea permite actualizar un campo en un registro principal de la entidad en curso.
Workflow 3: Expediente completo #
- Módulo: Personas
- Desencadenante: En cada modificación
- Condición: «N.º seg. social cumplimentado» está marcado Y «Cuenta bancaria cumplimentada» está marcado Y «Expediente completo» no está marcado
- Acción: Marcar el campo «Expediente completo»
Importante: La condición «Expediente completo no está marcado» evita que el workflow se desencadene innecesariamente en cada modificación posterior de la ficha.
Workflow 4: Notificación al colaborador en cada modificación de cuenta bancaria #
- Módulo: Cuentas bancarias de terceros
- Desencadenante: En cada guardado (creación o modificación)
- Condición: Ninguna (notificar siempre)
- Acción: Enviar un correo electrónico a la persona propietaria (a través del campo «Cuenta bancaria de»)
Importante: Este workflow es un dispositivo de seguridad esencial. Permite al colaborador detectar cualquier modificación sospechosa de su cuenta bancaria. Incluya en el mensaje: «Si usted no es el autor de esta modificación, contacte inmediatamente con el servicio de RR. HH.»
Workflow 5: Recordatorio automático #
- Módulo: Personas
- Desencadenante: Planificado (diario o semanal según la necesidad)
- Condición: La persona tiene un acceso extranet activo Y «Expediente completo» no está marcado
- Acciones:
- Enviar un correo electrónico de recordatorio a la persona
- Actualizar el campo «Último recordatorio enviado» con la fecha/hora actual
4. Seguridad #
Validación automática de los datos bancarios #
El IBAN y el BIC introducidos desde la extranet se validan automáticamente por el sistema:
- El IBAN se verifica (checksum, formato, código de país) — un IBAN mal formado se rechaza con un mensaje de error visible para el colaborador
- El BIC se verifica (formato estricto de 8 u 11 caracteres)
El servicio de RR. HH. no necesita validar manualmente los IBAN. La validación técnica hace extremadamente improbable que un IBAN introducido al azar pase el control.
Aislamiento de los datos #
Cada colaborador solo puede ver y modificar sus propias cuentas bancarias. El sistema fuerza automáticamente el propietario de la cuenta durante la creación desde la extranet.
Detección de fraude #
La notificación automática al colaborador (workflow 4) es el principal mecanismo de detección. Si alguien modifica la cuenta bancaria de un colaborador sin su conocimiento, este es informado inmediatamente por correo electrónico.
5. El recorrido del colaborador #
- El colaborador recibe sus accesos a la extranet (a través de un workflow existente)
- Se conecta a su espacio y accede a su perfil
- Cumplimenta su número de la seguridad social → el sistema marca automáticamente «N.º seg. social cumplimentado»
- Accede a la sección Cuentas bancarias y crea su cuenta (IBAN y BIC validados automáticamente) → el sistema marca «Cuenta bancaria cumplimentada»
- Recibe un correo electrónico de confirmación (seguridad)
- El sistema marca «Expediente completo» en su ficha
- Si el expediente no se completa en los plazos, se envían recordatorios automáticos
6. Lista de verificación de implementación #
- [ ] Crear el bloque de seguimiento y los 4 campos personalizados en la ficha Persona (Layout Editor)
- [ ] Configurar el portal: hacer accesibles las cuentas bancarias con los campos y permisos apropiados
- [ ] Verificar que el número de la seguridad social es visible en el perfil de la extranet
- [ ] Crear los 5 workflows (n.º seg. social, cuenta bancaria, expediente completo, notificación colaborador, recordatorios)
- [ ] Probar el recorrido completo desde la extranet
- [ ] Verificar que los errores de validación IBAN/BIC se muestran correctamente