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La factura de avance, o factura de situación, permite facturar las distintas etapas de un proyecto o de trabajos en curso.
Muy utilizada en algunos sectores, este modelo de facturación se realiza a medida que se va efectuando el trabajo, en lugar de facturar el total al final del proyecto.
Este sistema de facturación permite: un mejor seguimiento del proyecto, un escalonamiento de los pagos en función de los trabajos realizados mediante múltiples facturas intermedias.
Estas facturas se emiten en función de uno o varios presupuestos o de un pedido. El precio que figura en las facturas de situación se calcula según un porcentaje que se denominará “Avance”, en función del proyecto o de los trabajos en curso.
Por último, se emitirá una factura de cierre en la entrega del proyecto o de los trabajos, en la que se indicará la lista de las facturas de avance emitidas anteriormente, así como el importe restante por pagar, con deducción de los pagos ya realizados.
**Conviene saber: **La factura de avance se diferencia de la factura de anticipo, que generalmente se emite en el momento de la firma del presupuesto para solicitar y/o constatar el abono de un pago antes del inicio de la prestación.
¿Y en Kafinéa? #
La factura de avance es una funcionalidad propia de las facturas de venta y seleccionable al crear la factura.
La selección de esta opción en el grupo Facturación de avance hace que aparezcan los campos característicos de la funcionalidad.
La creación directa #
En el caso de la ***factura inicial ***de avance de un proyecto, tras seleccionar la cuenta de cliente y cumplimentar cuidadosamente el asunto de la factura, será necesario importar las líneas de uno o varios presupuestos o pedidos utilizando los botones Importar las líneas de un presupuesto e Importar las líneas de un pedido, disponibles en la parte inferior de la página.
En el caso de que la factura inicial de avance ya exista, será necesario seleccionar la factura de avance anterior (desde el grupo Facturación de avance), siempre después de haber seleccionado la cuenta de cliente. Las líneas de detalle se añadirán automáticamente.
Al guardar la factura, el n.º de avance se registrará automáticamente, incrementándose en función de la factura de avance anterior seleccionada.
Es posible duplicar una factura existente. En este caso, es** imprescindible **seleccionar una nueva factura de avance anterior. Las líneas de detalle se actualizarán entonces automáticamente.
La creación desde un presupuesto #
La creación desde un pedido #
Las líneas de detalle #
Una vez importadas las líneas objeto de la factura siguiendo uno de los métodos descritos anteriormente, los elementos que permiten definir el avance de un detalle están disponibles en cada línea, en forma de una tabla resumen de 5 columnas, de las cuales 3 son de solo lectura.
**Total, Cantidad **: la cantidad total indicada en el presupuesto. Este valor es informativo y no puede modificarse en la factura.
**Anterior: %, Cantidad **: se trata de la cantidad o el equivalente en porcentaje ya facturado en las facturas de avance anteriores. Este valor es informativo y no puede modificarse en la factura. En el caso de la primera factura de avance, estos valores son 0.
**Actual: %, Cantidad **: se trata de la cantidad o el equivalente en porcentaje del avance a la fecha actual. Estos valores deben ser introducidos por el usuario que crea la factura. La elección de valores para estas casillas generará automáticamente la cantidad a facturar para esta factura.
**Ejemplo: ** A día de hoy, el avance real del proyecto es del 60%.
La parte Total indica una cantidad de 20 artículos.
La parte Anterior indica una cantidad de 2, es decir, un 10 %. En este punto se puede deducir que ya se ha facturado un 10% de avance para este proyecto.
Será necesario introducir el valor 60 % en la parte Actual, es decir, una cantidad de 12 (12 artículos de 20 ya se han utilizado físicamente para el proyecto). Automáticamente, el sistema deducirá una cantidad de 10 para facturar el complemento que falta para alcanzar un avance del 60 %.
El detalle de la línea también contiene la opción: Avance terminado, en forma de casilla de verificación.
Esta opción permite definir que el avance del detalle no irá más allá, aunque no se alcance el 100%. Si se selecciona la opción, las casillas de la parte «Actual» serán de solo lectura. No será posible facturar esta línea en la siguiente factura de avance mientras la opción esté seleccionada.
**Conviene saber: **No es posible facturar una línea por encima del 100 %. Lógicamente, el exceso de trabajo debe ser objeto de un presupuesto validado que podrá añadirse a la factura. También será posible añadir una línea de artículo o servicio «libre», no vinculada a un presupuesto o a un pedido. Si se añade una línea de este tipo en una factura de avance, también estará disponible para la siguiente factura de avance.
Conviene saber : Es posible organizar la factura para una mayor legibilidad añadiendo secciones mediante el botón Añadir una sección, disponible en la parte inferior de la página. La sección se numera automáticamente y se puede añadir un título explícito.