📍 ¿Cómo acceder a esta funcionalidad?
Ficha de un registro > botón «Finalizar»
Introducción #
El bloqueo permanente es un mecanismo transversal de Kafinea que permite congelar definitivamente un registro. Una vez bloqueado, el registro no puede modificarse ni eliminarse. Este mecanismo garantiza la integridad de los documentos validados y cumple con los requisitos legales de conservación de documentos (facturas, contratos, nóminas, etc.).
El bloqueo se activa automáticamente mediante un flujo de trabajo cuando el registro alcanza un estado específico (por ejemplo, la validación de una factura o la finalización de un contrato).
1. Módulos afectados #
El bloqueo permanente se aplica a los siguientes módulos:
| Módulo | Activador típico | Consecuencia |
|---|---|---|
| Facturas | Validación de la factura | La factura queda congelada, se le asigna su número definitivo |
| Presupuestos | Validación del presupuesto | El presupuesto queda congelado con su número definitivo |
| Contratos de trabajo | Finalización del contrato | El contrato ya no puede modificarse, posteriormente puede enviarse a la firma electrónica |
| Ausencias | Validación de la ausencia | El registro de ausencia queda congelado |
2. Funcionamiento #
Cuando el bloqueo se activa mediante el flujo de trabajo, se ejecutan dos acciones:
- Bloqueo del registro: todos los campos pasan a ser no modificables. El registro ya no puede eliminarse.
- Asignación del número definitivo: si el módulo utiliza una numeración provisional/definitiva, el número definitivo del documento se asigna en ese momento. Este número sigue el formato de numeración configurado en Configuración > Formatos de numeración.
Importante: El bloqueo es irreversible. No existe ningún mecanismo de desbloqueo. Si un documento bloqueado contiene un error, el procedimiento estándar consiste en crear un documento correctivo (por ejemplo, un abono para corregir una factura).
3. Numeración definitiva #
Para ciertos módulos (facturas, presupuestos), Kafinea utiliza un sistema de doble numeración:
- Número provisional: asignado en la creación, puede cambiar mientras el documento no esté bloqueado
- Número definitivo: asignado en el momento del bloqueo, es inmutable y sigue una secuencia continua
Este mecanismo garantiza una numeración secuencial sin huecos, conforme a las obligaciones legales en materia de facturación.
Conviene saber: Los formatos de numeración son configurables por módulo en Configuración > Formatos de numeración (véase Los formatos de numeración).
4. Preguntas frecuentes #
¿Puedo modificar un registro bloqueado?
No, el bloqueo es definitivo e irreversible. Para corregir un error en una factura bloqueada, cree un abono. Para un contrato, cree una adenda o un nuevo contrato.
¿Cómo saber si un registro está bloqueado?
Un registro bloqueado es visualmente identificable en Kafinea. Los botones de modificación y eliminación ya no están disponibles.
¿Es obligatorio el bloqueo?
El bloqueo se activa mediante un flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está activo y se cumplen sus condiciones, el bloqueo es automático. Se recomienda encarecidamente no desactivar estos flujos de trabajo, especialmente para las facturas, a fin de cumplir con las obligaciones legales.
¿Por qué ha cambiado mi número de documento?
Si su módulo utiliza la doble numeración (provisional/definitiva), el número cambia en el momento del bloqueo. El número provisional se sustituye por el número definitivo secuencial.