📍 Contexto
Interfaz general de Kafinea
Nota: La estructura básica de todos los registros de Kafinea es la misma. Una vez que se haya familiarizado, podrá navegar con total autonomía en el ERP.
1. Crear un registro #
Existen múltiples formas de crear un registro en Kafinea. A continuación, se presenta una lista no exhaustiva:
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La creación manual: un botón + Añadir registro está presente en la parte superior derecha de todos los módulos de cada aplicación, a veces traducido con el nombre del registro en cuestión, como por ejemplo + Añadir cliente potencial. Después de hacer clic, aparece un formulario de entrada que permite rellenar los campos que desee. Una vez rellenado el formulario, pulse Guardar.
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La creación rápida desde otro registro: algunos registros pueden crearse desde un campo de entrada presente en otro registro. Por ejemplo, es posible crear un nuevo producto en el módulo Catálogo directamente desde la pantalla de entrada de una nueva factura de cliente. Es una funcionalidad práctica para evitar tener que interrumpir la entrada en curso de un registro. Para ello, pulse el botón + al final del campo en cuestión. Se muestra un formulario de creación rápida con un número reducido de campos. Una vez pulsado Guardar, el nuevo registro se crea en su módulo de pertenencia.
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La creación automatizada por flujo de trabajo: los flujos de trabajo (workflows) pueden desencadenar la creación automática de un registro. Por ejemplo, un workflow aplicado a un pedido de cliente puede generar una factura de cliente recurrente automática.
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La importación .csv: utilizando la funcionalidad de importación de datos a través de .csv, puede importar registros preexistentes en Kafinea.
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La importación vía API: la API de Kafinea permite crear nuevos registros de forma dinámica y automatizada utilizando datos procedentes de un sistema informático externo a Kafinea.
2. Estructura de un registro #
Un registro de Kafinea siempre incluye los siguientes elementos:
- un encabezado
- una vista Resumen
- una vista Detalles
- una pestaña Modificaciones
- una o varias pestañas relacionales
El encabezado #
El encabezado se encuentra en la parte superior izquierda de un registro. Es personalizable y muestra la información que elija para tener algunos datos importantes de un solo vistazo. Para personalizar este encabezado, utilice el gestor de diseño en la configuración de Kafinea.
La vista Resumen #
La vista Resumen proporciona parte de la información del registro y las acciones a realizar en relación con este. Está compuesta por diferentes bloques. Algunos son comunes a todos los registros:
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Campos clave: este bloque agrupa los campos que podrán explotarse en informes gráficos (de tipo histograma, por ejemplo) o en widgets en los paneles de control. Estos campos son personalizables para cada módulo desde el gestor de diseño.
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Documentos: este bloque permite cargar y consultar los documentos relacionados con el registro en cuestión. Por ejemplo, aquí se añadirán los justificantes PDF de documentos contables como las facturas de proveedor. La adición de un documento lo inyecta en el potente sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Kafinea, permitiendo así un sistema de clasificación por carpeta o por etiqueta (tag).
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Actividades: este bloque permite añadir y mostrar tareas a realizar o actividades planificadas a un registro. Por ejemplo, una tarea Recordar al cliente potencial puede asignarse a todo un equipo comercial o solo a uno de los agentes comerciales.
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Comentarios: este bloque permite añadir y consultar los comentarios publicados por todos los usuarios que tienen acceso a este registro. Es muy práctico para intercambiar información o tomar notas para conservar.
Bloques adicionales con funcionalidades avanzadas específicas de su módulo de pertenencia están disponibles en algunos módulos.
Consejo: Un interruptor titulado Roll up está presente en el bloque Comentarios de algunos registros. Si el interruptor está en ON, se mostrarán los comentarios añadidos a las fichas relacionadas con la ficha consultada. Por ejemplo, se podría pensar que una empresa que no ha pagado una factura nunca ha sido contactada porque nadie ha dejado un comentario en la ficha de la factura impagada. Sin embargo, al activar el roll up, se puede ver que un contable llamó a la empresa y dejó un comentario en el registro de la cuenta de cliente indicando que el litigio está en proceso de resolución. ¡Un verdadero sistema de información cruzada!
La vista Detalles #
La vista Detalles muestra la totalidad de la información de un registro en forma de bloques. Es en la parte inferior de esta pantalla donde se encuentra la tabla donde figuran los productos y servicios que son objeto de una transacción en los registros presupuestos, pedidos, facturas y abonos.
La pestaña Modificaciones #
La pestaña Modificaciones mantiene un historial de todas las operaciones realizadas en un registro, como la creación de este registro, la adición, modificación o eliminación de un campo, etc. El sistema indica qué usuario realizó cada operación y en qué momento.
Las pestañas relacionales #
Esta funcionalidad es una de las grandes fortalezas de Kafinea. Para cada registro, tiene la posibilidad de ver con un clic sus relaciones con otros registros y cambiar a uno de estos registros relacionados sin tener que volver al menú de navegación.
Ejemplo: Desde una cuenta de cliente, puede hacer clic en la pestaña relacional Facturas de cliente. El sistema muestra todas las facturas emitidas a nombre de este cliente. Al hacer clic en una de ellas, una ventana emergente le muestra información sobre esa factura. Si desea ver más detalles o modificar esta factura, tiene a su disposición los botones Detalles y Modificar. Una vez en esta factura, puede hacer clic en la pestaña relacional Asientos contables, mostrar la lista de asientos contables vinculados a esta factura y hacer clic en uno de ellos para abrirlo y ver más detalles en el módulo Contabilidad. ¡Un sistema drill down que permite navegar en profundidad por el software en solo unos pocos clics!
3. Modificar un registro #
Existen dos formas de modificar un registro:
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El botón Modificar: desde la vista Detalles o la vista Resumen, haga clic en el botón Modificar en la parte superior de la ficha. El registro pasa a modo edición: todos los campos modificables se vuelven editables. Una vez realizadas sus modificaciones, haga clic en Guardar.
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La edición en línea: desde la vista Detalles, haga clic directamente en el valor de un campo para modificarlo sin pasar a modo edición completo. Valide haciendo clic en el icono de confirmación que aparece junto al campo.
Nota: Algunos campos son de solo lectura y no pueden modificarse (campos calculados, campos del sistema, etc.).
4. Duplicar un registro #
Para duplicar un registro, abra el menú Más (⋮) situado en la parte superior derecha de la ficha, y luego haga clic en Duplicar. Se crea un nuevo registro con los mismos valores que el original. A continuación, puede modificar los campos deseados antes de guardar.
Consejo: La duplicación es particularmente útil para crear rápidamente registros similares, por ejemplo, presupuestos o pedidos con líneas de productos idénticas.
5. Eliminar un registro #
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Eliminación desde la ficha: abra el menú Más (⋮) en la parte superior derecha de la ficha, y luego haga clic en Eliminar. Se le pedirá una confirmación antes de la eliminación definitiva.
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Eliminación masiva desde una lista: desde una lista, marque los registros a eliminar, y luego utilice el botón de acción masiva Eliminar.
Importante: Algunos registros pueden estar protegidos por el bloqueo permanente. En este caso, la eliminación está bloqueada y un mensaje le informará de ello.
6. Otras acciones en un registro #
El menú Más (⋮) en la parte superior derecha de la ficha da acceso a acciones adicionales según el módulo:
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Generar un documento PDF: permite producir un documento a partir de una plantilla de documento (presupuesto, factura, pedido, etc.).
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Enviar por email: permite enviar el registro o un documento generado directamente por email desde Kafinea.
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Etiquetas (tags): puede asociar etiquetas a un registro para categorizarlo y encontrarlo fácilmente a través de los filtros.
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Seguir un registro: al hacer clic en el botón Seguir, se suscribe a las notificaciones de modificaciones de este registro. Se le informará cuando otros usuarios realicen cambios en él.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cómo recuperar un registro eliminado?
Kafinea dispone de una papelera de reciclaje accesible desde Menú principal > Configuración > Ajustes > Papelera. Los registros eliminados se conservan temporalmente y pueden restaurarse.
¿Cómo saber quién modificó un campo?
Consulte la pestaña Modificaciones del registro. Muestra el historial completo de operaciones con el nombre del usuario y la fecha de cada modificación.
¿Cómo personalizar los bloques mostrados en la vista Resumen?
Utilice el gestor de diseño para configurar los bloques y los campos visibles en la vista Resumen de cada módulo.