📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Recursos humanos
Introducción #
El módulo Hojas de tiempo permite registrar las horas trabajadas por sus colaboradores. Cada hoja de tiempo corresponde a un período de trabajo con sus horarios de inicio, fin y pausa. El módulo es accesible a través de Recursos humanos > Hojas de tiempo.
Las hojas de tiempo alimentan el seguimiento del tiempo de trabajo y pueden estar vinculadas a las nóminas.
1. Crear una hoja de tiempo #
Haga clic en Añadir una hoja de tiempo desde la lista del módulo o desde la ficha de una persona.
Información general:
- Persona: el colaborador en cuestión (obligatorio)
- Fecha: la fecha de la jornada de trabajo
Tiempo:
- Hora de inicio: la hora de llegada
- Hora de fin: la hora de salida
- Tiempo de pausa: la duración de la pausa (deducida del tiempo de trabajo)
- Tiempo: el tiempo de trabajo efectivo (calculado automáticamente)
Nómina:
- Nómina: el enlace a la nómina correspondiente, en su caso
Conviene saber: Los colaboradores pueden introducir sus propias hojas de tiempo a través del portal del colaborador (extranet), lo que simplifica la recopilación de las horas.
2. Seguimiento del tiempo #
Las hojas de tiempo permiten:
- Realizar el seguimiento de las horas trabajadas por colaborador y por período
- Identificar las horas extraordinarias
- Preparar los elementos variables de nómina
3. Marcado automático de las ausencias #
Kafinea dispone de un mecanismo automático que permite marcar como ausentes a las personas asignadas a una tarea de proyecto que no han completado su hoja de tiempo. Este tratamiento se activa mediante un flujo de trabajo sobre las tareas de proyecto.
Funcionamiento:
- Cuando una tarea de proyecto alcanza una determinada fecha límite o un determinado estado, el sistema verifica si las personas asignadas han introducido correctamente una hoja de tiempo para el período en cuestión
- Las personas sin hoja de tiempo se marcan automáticamente como ausentes en su participación en el proyecto
Importante: Este mecanismo no crea una solicitud de permiso. Actualiza el estado de la participación de la persona en la tarea de proyecto. La regularización de la ausencia (introducción de una hoja de tiempo o de una solicitud de permiso) sigue siendo responsabilidad del colaborador o del gestor de RR. HH.
4. Finalización de una hoja de tiempo #
La finalización bloquea definitivamente una hoja de tiempo: una vez finalizada, ya no puede modificarse. Esta acción es irreversible.
¿Por qué finalizar?
- Garantizar la integridad de los datos de tiempo de trabajo después de la validación
- Impedir cualquier modificación posterior (corrección accidental, fraude)
- Activar la numeración definitiva del documento
¿Cómo finalizar manualmente?
Desde la ficha de una hoja de tiempo, haga clic en el botón Finalizar. La hoja de tiempo queda entonces bloqueada.
Finalización automática mediante un flujo de trabajo
También es posible activar la finalización automáticamente mediante un flujo de trabajo. Por ejemplo, puede configurar un flujo de trabajo que finalice automáticamente todas las hojas de tiempo de un período determinado una vez cerrada la nómina.
5. Preguntas frecuentes #
¿Se calcula automáticamente el tiempo de trabajo?
Sí, el tiempo de trabajo efectivo se calcula a partir de la hora de inicio, la hora de fin y el tiempo de pausa.
¿Están vinculadas las hojas de tiempo a los proyectos?
Las hojas de tiempo están vinculadas a las personas. Para el seguimiento del tiempo por proyecto, utilice las tareas de proyecto que disponen de su propio seguimiento de tiempo.
¿Cómo exportar las hojas de tiempo para la nómina?
Utilice la función de exportación desde la lista de las hojas de tiempo. Puede filtrar por período y por persona antes de exportar.
¿Se pueden introducir varias hojas de tiempo para una misma tarea de proyecto?
Sí. Una persona solo tiene una única participación por tarea de proyecto, pero esta participación puede incluir varias hojas de tiempo (por ejemplo, una por jornada o por franja trabajada). Este es el medio previsto para registrar varias sesiones de trabajo en una misma tarea; no debe crear varias participaciones para ello.