📍 Où trouver ce module ?
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Introduction #
Les tâches de projet représentent les actions concrètes à réaliser dans le cadre d’un projet. Chaque tâche est rattachée à un projet et peut être assignée à un utilisateur avec des dates et un suivi du temps. Le module est accessible via Gestion de projet > Tâches de projet ou depuis l’onglet Tâches d’un projet.
1. Créer une tâche #
Cliquez sur Ajouter une tâche depuis la liste du module ou depuis l’onglet Tâches d’un projet.
Informations à renseigner :
- Nom de la tâche : la description de l’action à réaliser (obligatoire)
- Projet : le projet auquel la tâche est rattachée (obligatoire)
- Jalon : le jalon auquel la tâche contribue (optionnel)
- Attribué à : l’utilisateur responsable de la tâche
- Date de début et Date de fin : la période planifiée
- Statut : l’état de la tâche (ouverte, en cours, terminée, différée, annulée)
- Priorité : le niveau d’urgence
- Avancement : le pourcentage de progression
Suivi du temps :
- Temps estimé : la durée prévue pour réaliser la tâche
- Temps passé : la durée réellement consacrée
2. Organisation des tâches #
Les tâches peuvent être organisées de plusieurs manières :
- Par jalon : regroupez les tâches par étape du projet
- Par responsable : identifiez la charge de travail de chaque membre
- Par statut : suivez l’avancement global
Tâches annulées et tâches différées #
Une tâche annulée ou différée ne sera pas réalisée dans le cadre de ce projet. Elle est donc considérée comme hors périmètre :
- elle n’apparaît plus dans le reste à faire ni dans les compteurs de tâches ouvertes ;
- elle est exclue du pourcentage d’avancement, aussi bien au numérateur qu’au dénominateur ;
- elle reste visible dans les listes, affichée en gris (couleur neutre), pour garder la trace de la décision.
À retenir : annuler une tâche est préférable à la supprimer. Vous conservez l’historique de la décision sans empêcher le projet d’atteindre 100 % d’avancement.
Si vous créez vos propres statuts de tâche, un administrateur doit indiquer comment les compter dans Réglages > Finance et gestion > Correspondance des statuts projet. Voir le cockpit chef de projet.
3. Notification automatique des personnes autorisées #
Kafinea peut envoyer automatiquement un email de notification aux personnes autorisées à rejoindre une tâche de projet. Ce mécanisme, déclenché par un workflow, permet de solliciter les collaborateurs disponibles et qualifiés.
Fonctionnement :
- Une liste de personnes autorisées est définie (via une vue personnalisée)
- Lorsque le workflow est déclenché (par exemple, à la création d’une tâche ou lors d’un changement de statut), un email est envoyé aux personnes autorisées qui ne sont pas encore affectées à la tâche
- L’email contient les informations de la tâche pour permettre aux personnes de se positionner
Bon à savoir : Ce mécanisme est complémentaire de la notification des missions disponibles envoyée aux personnes et de la liste d’attente des participations. Ensemble, ces fonctionnalités permettent d’automatiser le processus de recrutement et d’affectation de personnel aux missions.
4. Questions fréquentes #
Comment suivre le temps passé sur une tâche ?
Mettez à jour le champ Temps passé au fur et à mesure de l’avancement. La comparaison avec le Temps estimé permet d’identifier les dépassements.
Une tâche annulée fait-elle baisser l’avancement du projet ?
Non. Elle est retirée du calcul : elle ne compte ni comme travail restant, ni comme travail réalisé.
Une tâche peut-elle être rattachée à plusieurs projets ?
Non, chaque tâche est liée à un seul projet. Si une action concerne plusieurs projets, créez une tâche dans chaque projet.
Les tâches de projet sont-elles visibles dans le calendrier ?
Les tâches de projet sont distinctes des activités du calendrier. Elles sont visibles depuis le module Tâches de projet et depuis la fiche du projet.