📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Configuración > Gestión de módulos > Gestión comercial: filtrado de las ventanas emergentes Productos/Servicios
1. Introducción #
Cuando crea o modifica un documento comercial (presupuesto, pedido de cliente, factura, etc.), selecciona productos y servicios a través de una ventana emergente de catálogo. Por defecto, esta ventana emergente muestra todos los productos o servicios activos.
La funcionalidad de filtrado de las ventanas emergentes Productos/Servicios permite:
- Filtrar automáticamente los productos y servicios mostrados en la ventana emergente utilizando una lista personalizada (custom view / listview)
- Configurar un filtro por defecto diferente para cada módulo de gestión comercial (Presupuestos, Pedidos, Facturas, etc.)
- Autorizar o no al usuario a elegir otra lista distinta de la predeterminada
¿A quién va dirigida esta guía? #
- Administradores: configurar el filtrado para cada módulo de gestión comercial
- Usuarios: comprender el comportamiento de la ventana emergente durante la selección de productos/servicios
2. Configuración (Administrador) #
2.1 Acceder a la página de configuración #
- Vaya a Configuración (icono de engranaje)
- En la sección Gestión de módulos, haga clic en Gestión comercial: filtrado de las ventanas emergentes Productos/Servicios
2.2 Comprender la tabla de configuración #
La página muestra una tabla con una línea por módulo de gestión comercial:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Módulo | El módulo de gestión comercial correspondiente (ej.: Presupuesto, Pedido de cliente, Factura…) |
| Activado | Activa o desactiva el filtrado para este módulo |
| Autorizar al usuario a elegir una lista | Si está marcado, el usuario puede seleccionar otra lista en la ventana emergente. Si está desmarcado, se impone la lista por defecto. |
| Lista Productos por defecto | La lista personalizada (custom view) del módulo Productos utilizada por defecto en la ventana emergente |
| Lista Servicios por defecto | La lista personalizada (custom view) del módulo Servicios utilizada por defecto en la ventana emergente |
2.3 Configurar el filtrado para un módulo #
- Marque «Activado» en la línea del módulo deseado
- Seleccione una lista Productos por defecto en el menú desplegable (las listas propuestas son las del módulo Productos)
- Seleccione una lista Servicios por defecto en el menú desplegable (las listas propuestas son las del módulo Servicios)
- Marque o desmarque «Autorizar al usuario a elegir una lista» según el comportamiento deseado
- Haga clic en Guardar
2.4 Modos de funcionamiento #
Modo libre (Autorizar al usuario a elegir una lista = ✅) #
- La ventana emergente muestra un selector de listas que permite al usuario cambiar de vista
- La lista por defecto configurada está preseleccionada
- Si la lista por defecto no está disponible para el usuario, la ventana emergente vuelve al comportamiento estándar (todos los registros)
Modo forzado (Autorizar al usuario a elegir una lista = ❌) #
- La lista por defecto está impuesta: el usuario no puede cambiarla
- El selector de listas no se muestra en la ventana emergente
- Si la lista por defecto no está disponible para el usuario (permisos insuficientes), la ventana emergente muestra un mensaje de error invitando a contactar al administrador
Importante: En modo forzado, no hay fallback silencioso. Si la lista configurada no es accesible para el usuario, no se mostrará ningún producto/servicio. Esto garantiza que solo se propongan los artículos autorizados.
3. Uso (Usuario) #
3.1 Seleccionar un producto o servicio en un documento comercial #
- Abra un documento comercial (presupuesto, pedido, factura, etc.)
- Añada o modifique una línea de producto/servicio
- Haga clic en el icono de selección para abrir la ventana emergente de catálogo
3.2 Ventana emergente con filtrado activado – Modo libre #
Si el administrador ha activado el filtrado y autorizado la elección de la lista:
- La ventana emergente se abre con la lista por defecto preseleccionada: solo se muestran los productos/servicios correspondientes a esta lista
- Aparece un selector de listas en la parte superior de la ventana emergente
- Puede cambiar de lista a través de este selector para mostrar otros productos/servicios
- La búsqueda y la paginación funcionan normalmente en el contexto de la lista seleccionada
3.3 Ventana emergente con filtrado activado – Modo forzado #
Si el administrador ha activado el filtrado sin autorizar la elección:
- La ventana emergente se abre directamente con la lista impuesta por el administrador
- No hay selector de listas: no puede cambiar la vista
- Si la lista configurada no está disponible para su cuenta, se muestra un mensaje de error:
Error de configuración
La lista por defecto configurada para esta ventana emergente no está disponible para su usuario. Por favor, contacte a su administrador.
En este caso, contacte a su administrador para que ajuste la configuración o sus permisos.
3.4 Ventana emergente sin filtrado #
Si el filtrado no está activado para el módulo en curso, la ventana emergente funciona normalmente y muestra todos los productos/servicios activos.
4. Ejemplos de uso #
Ejemplo 1: Restringir los productos por categoría #
La empresa desea que los presupuestos solo muestren los productos de la categoría «Software».
- Crear una lista personalizada en el módulo Productos filtrada por la categoría «Software»
- En la configuración de filtrado, activar el filtrado para el módulo Presupuestos
- Seleccionar esta lista como Lista Productos por defecto
- Desmarcar Autorizar al usuario a elegir una lista para imponer el filtro
Ejemplo 2: Proponer un filtro por defecto modificable #
La empresa desea que las facturas muestren por defecto los productos activos recientes, permitiendo al usuario acceder al catálogo completo.
- Crear una lista personalizada en el módulo Productos filtrada por los productos recientes
- En la configuración de filtrado, activar el filtrado para el módulo Facturas
- Seleccionar esta lista como Lista Productos por defecto
- Marcar Autorizar al usuario a elegir una lista
5. Preguntas frecuentes #
¿El filtrado se aplica también a los servicios? #
Sí. La configuración permite definir una lista por defecto distinta para los Productos y para los Servicios. Las dos ventanas emergentes se gestionan de forma independiente.
¿Puedo activar el filtrado para ciertos módulos y no para otros? #
Sí. Cada módulo de gestión comercial se configura de forma independiente. Puede activar el filtrado únicamente para los Presupuestos y dejarlo desactivado para las Facturas, por ejemplo.
¿Qué ocurre si se elimina la lista por defecto? #
Si la lista personalizada configurada se elimina o se vuelve inaccesible:
- Modo libre: la ventana emergente vuelve al comportamiento estándar (todos los registros)
- Modo forzado: se muestra un mensaje de error en la ventana emergente
Un usuario no ve ningún producto en la ventana emergente y se muestra un mensaje de error #
Esto significa que el filtrado está en modo forzado y que la lista por defecto configurada no es accesible para este usuario. El administrador debe:
- Verificar que la lista personalizada esté compartida con el perfil/rol del usuario
- O modificar la lista por defecto para elegir una accesible para todos
¿El filtrado modifica los datos de mis documentos existentes? #
No. El filtrado actúa únicamente sobre la visualización de la ventana emergente durante la selección. Los productos y servicios ya añadidos a los documentos no se ven afectados.