📍 ¿Cómo acceder a esta funcionalidad?
Gestión de proyectos > Tareas de proyecto + Personas (listas) + Espacio del colaborador
La situación #
Ciertas actividades se basan en una reserva de numerosos colaboradores puntuales
movilizados en misiones cortas, distribuidas en múltiples lugares. Es necesario
asignar personal rápidamente, asegurarse de que cada persona solo vea las misiones que le
corresponden y rastrear la asistencia sobre el terreno.
El ejemplo más representativo es el de una empresa de inventarios: esta moviliza
a miles de inventaristas en cientos de puntos de venta, en
franjas horarias cortas, a veces varios cientos de misiones el mismo mes. Cuando un
responsable anuncia que una operación está confirmada, cientos de personas se
conectan casi al mismo tiempo para reservar su plaza.
El mismo esquema se encuentra en muchos otros sectores: consulte la tabla de
correspondencia al final de la página.
El objetivo #
- Cada colaborador ve solo las misiones que le corresponden.
- Se inscribe de forma autónoma, desde su teléfono, en pocos segundos.
- Él justifica su presencia en el lugar mediante un código de identificación.
- La organización escala sin perder capacidad de respuesta.
La configuración paso a paso #
1. Modelar a los colaboradores #
Describa su reserva de personal en el módulo Personas, con los campos que servirán para
segmentarlos: zona geográfica, competencias, cualificaciones, disponibilidad.
2. Crear listas y restringir la visibilidad #
Cree listas de personas por criterios (zona, cualificación…) y
vincúlelas a las misiones para que cada misión solo sea visible para las
personas adecuadas. Este es el núcleo del sistema, descrito en detalle en
Asegurar las intervenciones por lista de personas.
3. Abrir el espacio del colaborador #
Dé acceso al espacio del colaborador: sus colaboradores consultan allí las misiones
abiertas, se inscriben, cancelan si es necesario y consultan su historial. Ver
El espacio del colaborador.
4. Gestionar el terreno: asistencia y tiempo de trabajo #
En el lugar, el colaborador presenta su código de identificación para confirmar su
asistencia. Cuando las misiones conciernen a empleados asalariados, Kafinea
gestiona además de manera completa las hojas de horas (registro y seguimiento del
tiempo de trabajo); ver
Las hojas de horas.
Tenga en cuenta el huso horario de los sitios remotos (por ejemplo, en ultramar):
las fechas y los límites del día se tienen en cuenta según el huso horario del
colaborador.
5. Pilotar en tiempo real a través de la API #
Para las organizaciones que dirigen una torre de control de las operaciones,
Kafinea expone una API. De este modo, puede monitorizar en tiempo real
el progreso de las inscripciones, las asistencias y las misiones en sus propios
cuadros de mando o herramientas de terceros. Ver
la API de Kafinea.
Por qué Kafinea mantiene la escala #
- Visibilidad controlada: cada intervención solo está abierta a las personas
adecuadas, y esta regla se aplica realmente (no es un simple filtro
de visualización). - Listas largas que mantienen la fluidez: incluso con miles de colaboradores e
intervenciones, las pantallas siguen respondiendo con rapidez. - Picos de conexión absorbidos: durante una avalancha de inscripciones, las plazas se
asignan sin sobrerreserva.
Este modelo funciona en muchos sectores #
El inventario es solo un ejemplo. El mismo sistema —reserva de personas, listas
que restringen la visibilidad, inscripción autónoma, presencia en el terreno—
se aplica a numerosas actividades:
| Sector | Colaboradores | Qué se configura |
|---|---|---|
| Inventario en tienda | Inventaristas | Listas por zona y cualificación; asistencia en el sitio |
| Eventos | Azafatos / azafatas | Listas por evento y competencia; asistencia en la entrada |
| Animación comercial / merchandising | Animadores, promotores | Listas por enseña y sector; asistencia en el punto de venta |
| Seguridad / vigilancia | Agentes | Listas por sitio y habilitación; asistencia por turno |
| Limpieza | Agentes de limpieza | Listas por sector; asistencia por sitio |
| Manutención estacional | Mozos de almacén | Listas por almacén y disponibilidad; asistencia por franja horaria |
En todos los casos, la estructura es la misma: describir a las personas, crear
listas, abrir misiones, permitir que los colaboradores se inscriban y, después,
seguir la asistencia sobre el terreno.