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Esta página describe cómo Kafinea recibe automáticamente las facturas (y abonos) que sus proveedores emiten a través de la plataforma asociada, y cómo las procesa después.
Nota: Para el marco legal, el calendario, el widget “Facturación electrónica” y el estado de negocio consolidado, consulte la página de referencia La facturación electrónica.
A partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas deben poder recibir sus facturas por vía electrónica. Kafinea cubre de forma nativa esta obligación, sin acción por su parte: no es necesaria ninguna introducción manual para los proveedores conectados a la plataforma.
1. Cómo llegan las facturas #
- Las nuevas facturas emitidas por sus proveedores se recuperan automáticamente desde la plataforma.
- Cada factura recibida crea automáticamente un registro Factura de proveedor en Kafinea. El mismo mecanismo se aplica a los abonos: un abono recibido crea un registro Abono de proveedor.
- El PDF legible (Factur-X) se adjunta a la ficha según el mecanismo estándar de los archivos adjuntos.
- Los datos estructurados de la factura (líneas, importes, IVA) se leen automáticamente y el proveedor, así como los artículos, se concilian lo mejor posible con sus fichas existentes (véase §2).
- El widget Facturación electrónica aparece inmediatamente en la ficha, con la insignia En curso (naranja).
Consejo: No tiene que hacer nada para activar la recuperación. Si desea forzar la búsqueda inmediata de nuevas facturas, haga clic en «Buscar nuevas facturas» en el widget: Kafinea consulta la plataforma e indica cuántas nuevas facturas se han recibido. Para verificar que una factura específica le ha llegado, también puede abrir una ficha de ese proveedor y hacer clic en «Sincronizar con la plataforma».
2. Verificar y completar la factura recibida #
Al abrir una factura de proveedor recibida electrónicamente, Kafinea ofrece una pantalla de verificación: el PDF original se muestra junto a la factura prellenada, para comprobar de un vistazo.
Los valores de la factura están protegidos #
Los valores oponibles del documento —cantidades, precios unitarios, descuentos, importes, descripciones de línea y tipos de IVA— se toman tal cual y permanecen de solo lectura: reflejan fielmente lo que el proveedor ha emitido. Por lo tanto, usted no modifica la factura, la completa (conciliación, dimensiones de gestión como el proyecto, etc.).
La conciliación asistida #
Kafinea concilia automáticamente la factura con sus datos, con un nivel de confianza:
- Proveedor — identificado a partir de sus identificadores legales (SIRET / SIREN, n.º de IVA). Si no se reconoce, un banner «proveedor a conciliar» muestra los datos leídos en el documento y propone un botón «crear proveedor a partir del documento» (rellenado previamente).
- Artículos — cada línea se concilia con uno de sus artículos (por referencia de proveedor, código de barras y luego descripción). Cuando la conciliación es segura, el artículo se asocia automáticamente; si no, Kafinea propone sugerencias que usted valida con un clic. Para una línea sin correspondencia, un botón permite crear el artículo desde la línea del documento.
- IVA — si un tipo que figura en la factura no existe en su configuración, la línea correspondiente lleva una insignia «IVA a validar» con un enlace a la pantalla de configuración de impuestos. El tipo leído nunca se modifica automáticamente.
Consejo: Un botón permite relanzar la conciliación (globalmente, sobre el proveedor o sobre una línea) si ha creado entretanto el artículo o el proveedor que faltaba. Sus elecciones manuales se conservan: un relanzamiento no las sobrescribe, solo propone.
Finalizar #
Una vez verificada la conciliación, la factura se procesa como una factura introducida manualmente (véase Las facturas de proveedor):
- Concíliela con un pedido o un albarán de recepción si es necesario.
- Valide la factura, luego programe y registre el pago.
- Notifique a la plataforma el progreso a través del menú «Modificar estado» del widget (véase §3).
Consejo: Si la factura se introdujo manualmente antes de su llegada electrónica, conserve el registro creado automáticamente por la plataforma e introduzca en él cualquier información específica (conciliación con un pedido, pago ya introducido…), luego elimine el duplicado manual. El registro de la plataforma es el que sirve de referencia para las notificaciones de estado enviadas al proveedor.
3. Notificar al proveedor a través de Kafinea #
El menú «Modificar estado» del widget permite informar al proveedor del progreso del procesamiento. Por el lado de Compras, las acciones disponibles son idénticas para las facturas de proveedor y los abonos de proveedor (solo se proponen las acciones coherentes con el estado actual):
| Acción | Cuándo usarla |
|---|---|
| Marcar como en curso | Ha recibido la factura y empieza a procesarla. |
| Aprobar | La factura está validada en su totalidad. |
| Aprobar parcialmente | Usted valida la factura, pero con una reserva (motivo obligatorio). |
| Poner en litigio | Usted objeta toda o parte de la factura (motivo obligatorio). |
| Suspender | Usted suspende el procesamiento a la espera de un complemento (motivo obligatorio). |
| Rechazar | Usted rechaza la factura (motivo obligatorio). |
| Marcar el pago como transmitido | Usted ha procedido al pago. |
Según la acción elegida, una ventana solicita información adicional:
- Motivo obligatorio para Rechazar, Suspender, Poner en litigio — Kafinea propone la lista de motivos reconocidos por la plataforma.
- Comentario libre obligatorio si elige el motivo «Otro».
- Para Marcar el pago como transmitido, no hay que introducir ningún importe: Kafinea muestra un resumen calculado automáticamente (por divisa: pagos a declarar, desglose por tipo de IVA, total); basta con confirmar. Solo se tienen en cuenta los pagos aún no declarados, sin riesgo de duplicidad.
Importante: No se envía ningún estado con valores predeterminados silenciosos. Si falta un dato obligatorio (motivo) o es inválido, la operación se bloquea con un mensaje claro.
Consejo: Una vez enviado el estado, la insignia del widget se actualiza automáticamente después de unos segundos. El proveedor es notificado por la plataforma, sin que usted tenga que escribirle.
4. Preguntas frecuentes #
Mi proveedor dice que ha enviado una factura, no la veo en Kafinea. ¿Qué hago?
Abra cualquier ficha de ese proveedor (o una de sus facturas ya registradas) y haga clic en «Sincronizar con la plataforma» en el widget. Si la factura sigue sin aparecer, verifique con su proveedor que el SIREN destinatario introducido por su parte corresponde bien al SIREN de su empresa en Kafinea: este identificador es el que se utiliza para el envío.
¿Puedo seguir introduciendo facturas de proveedor manualmente?
Sí. Mientras no todos sus proveedores estén conectados a la plataforma, o para casos particulares (facturas extranjeras fuera de ámbito, por ejemplo), la introducción manual sigue siendo totalmente posible y continuará existiendo.
¿Qué pasa con el OCR de facturas de proveedor?
El OCR sigue siendo útil para los proveedores que aún no emiten facturas electrónicas. Para las facturas recibidas a través de la plataforma, los datos ya están estructurados (XML Factur-X): Kafinea rellena directamente los campos y no se utiliza el OCR. Véase El OCR de facturas asistido por IA.
Una misma factura ha llegado duplicada (manual + electrónica). ¿Cómo fusionarlas?
Conserve el registro creado por la plataforma —es el que contiene el identificador utilizado para las notificaciones de estado. Introduzca en él la información específica que había introducido manualmente (conciliaciones, pagos…), luego elimine el duplicado manual.
¿Debo hacer clic sistemáticamente en «Modificar estado»?
No, no es obligatorio, pero es altamente recomendado: esto permite a su proveedor saber en qué estado se encuentra el procesamiento de su factura en Kafinea. Como mínimo, recuerde cambiar la factura a Aprobar (o Rechazar / Poner en litigio según el caso) y luego a Marcar el pago como transmitido cuando pague.