La facturation électronique intégrée à Kafinea vous permet d’émettre et de recevoir des factures conformes aux formats réglementaires, tout en conservant vos processus habituels. Cette page présente le cadre général, le widget commun et le statut métier consolidé. Pour le détail des opérations, consultez :
1. Le contexte et les enjeux #
La facturation électronique devient un élément incontournable pour les échanges entre entreprises (B2B) en France. La réforme introduite par l’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 vise à généraliser l’émission, la transmission et la réception des factures sous forme dématérialisée.
Les objectifs principaux sont les suivants :
- Garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
- Simplifier et fiabiliser les échanges entre professionnels.
- Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA grâce à une traçabilité accrue.
2. Le calendrier de mise en œuvre #
| Échéance | Obligation |
|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Obligation d’émettre pour les grandes entreprises et ETI. |
| 1er septembre 2027 | Obligation d’émettre pour les PME et micro-entreprises. |
Important : L’obligation de réception s’applique à toutes les entreprises avant celle d’émission. Il est conseillé d’anticiper la transition dès maintenant.
3. La facturation électronique dans Kafinea #
Les formats et la dématérialisation #
Kafinea inclut nativement la dématérialisation des factures. Toutes les factures sont créées au format Factur-X, un format hybride combinant un PDF lisible et des données XML structurées, compatible avec la plateforme publique Chorus Pro.
Les utilisateurs peuvent également récupérer les factures au format JSON complet via l’API Kafinea, ce qui facilite l’intégration avec d’autres systèmes et l’automatisation des traitements. En complément, Kafinea met à disposition des webhooks et workflows permettant d’acheminer automatiquement les factures vers un prestataire tiers ou vers vos outils internes, toujours dans un format JSON standardisé.
La conformité réglementaire #
En préparation de l’obligation légale, Kafinea collabore avec IOPOLE, Plateforme Agréée par l’administration (ex-PDP). Les clients Kafinea peuvent respecter les futures exigences sans modifier leurs habitudes de travail. La transition est transparente et sans surcoût : les utilisateurs continuent d’émettre et de recevoir leurs factures dans Kafinea, tandis que la plateforme partenaire gère la transmission réglementaire aux destinataires et à l’administration fiscale.
Exemple : Une entreprise émet une facture client depuis Kafinea. Le document est automatiquement généré au format Factur-X dans l’ERP, connecté à la fiche du client et transmis à la plateforme partenaire. Le destinataire reçoit la facture électronique dans son propre système, sans intervention manuelle. En une seule manipulation, la conformité réglementaire, la transmission et le suivi sont assurés.
4. Le widget « Facturation électronique » #
Sur la vue résumé des modules Facture client, Avoir client, Facture fournisseur et Avoir fournisseur, Kafinea affiche un widget dédié qui regroupe l’ensemble des informations de la plateforme partenaire pour l’enregistrement courant.
Le widget présente :
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Frise de cycle de vie | Une frise en quatre étapes — Émission → Réception → Acceptation → Paiement — montre où en est le document et ce qui reste attendu. L’étape courante est mise en avant ; une étape en anomalie est signalée visuellement. |
| Badge de statut métier | Statut consolidé : En cours (orange), Acceptée (vert), Rejetée (rouge), Payée (bleu) ou Non envoyée. Le statut détaillé exact s’affiche au survol. |
| Contrôle avant envoi (côté Ventes) | Indicateur local Conforme / À corriger avant envoi : Kafinea vérifie la facture (structure, mentions, règles françaises) avant la transmission. Il est distinct du statut renvoyé par la plateforme : un contrôle local au vert ne dispense pas de la validation réglementaire faite par la plateforme à l’envoi. |
| Détails et historique | Un bloc repliable affiche l’historique chronologique des événements (origine : reçu de la plateforme ou action effectuée dans Kafinea) ainsi que la référence technique de la facture sur la plateforme, copiable en un clic pour les échanges support. |
| Message d’erreur | Apparaît uniquement si la plateforme a rejeté la facture ou si une étape technique a échoué, avec un conseil d’action concret (vérifier la configuration, le SIRET du destinataire, émettre un avoir…). |
| Bouton « Synchroniser avec la plateforme » | Demande la mise à jour du statut depuis la plateforme (voir §6). |
| Menu « Modifier le statut » | Pousse un nouveau statut métier vers la plateforme (voir pages Ventes / Achats). |
| Bouton « Envoyer » / « Renvoyer » (côté Ventes) | Transmet ou retransmet la facture à la plateforme. Désactivé tant qu’un contrôle avant envoi bloquant n’est pas levé ; le motif s’affiche alors sous le bouton. |
Note : Le widget est disponible sur la vue résumé. Si vous ne le voyez pas, demandez à votre administrateur d’activer la vue résumé sur le module concerné.
Astuce : Lorsque vous avez fait votre part sur le paiement mais que la confirmation de l’autre partie n’est pas encore arrivée, le widget affiche un message rassurant (« Vous avez déclaré le paiement. Nous attendons la confirmation… ») plutôt qu’une simple attente sans explication.
5. Le statut métier consolidé #
La plateforme expose une quinzaine de statuts techniques (déposée, prise en charge, mise à disposition, approuvée, paiement reçu…). Pour que l’information reste lisible, Kafinea les projette à la fois sur la frise de cycle de vie (Émission → Réception → Acceptation → Paiement) et sur un badge de statut métier :
| Badge | Signification | Couleur |
|---|---|---|
| En cours | La facture est sur la plateforme, en attente de prise en charge ou de validation. | Orange |
| Acceptée | Le destinataire a validé la facture (totalement ou partiellement). | Vert |
| Rejetée | Le destinataire a refusé la facture. Un motif est généralement fourni. | Rouge |
| Payée | Le paiement a été constaté côté plateforme. | Bleu |
| Non envoyée | La facture n’a pas encore été transmise à la plateforme (côté Ventes) ou n’a pas été reçue par voie électronique (côté Achats). | Gris |
Astuce : Le badge donne la vision métier ; le statut technique précis (et l’étape exacte) reste accessible au survol du badge et dans le bloc « Détails et historique ».
6. Synchroniser les statuts #
Kafinea synchronise automatiquement les statuts en arrière-plan. À tout moment, vous pouvez demander une mise à jour pour la fiche courante :
- Cliquez sur « Synchroniser avec la plateforme » dans le widget.
- L’action déclenche deux opérations :
- Une synchronisation globale des nouveaux événements pour l’ensemble de votre société.
- Un rejeu complet de l’historique de la facture courante, qui rapatrie tout événement déjà consommé par une synchronisation précédente.
- Un message de confirmation indique précisément ce qui a été mis à jour : la fiche courante, une autre fiche, plusieurs fiches, ou rien (aucun changement).
Note : L’opération est sûre — elle ne crée jamais de doublons. Chaque événement reçu de la plateforme est identifié de manière unique.
7. Pour les administrateurs #
La configuration de la facturation électronique se trouve dans Menu principal > Configuration > Paramètres > Facturation électronique.
L’inscription des sociétés émettrices à la plateforme #
Avant de pouvoir émettre des factures électroniques, chaque société émettrice doit être inscrite (enrôlée) auprès de la plateforme et active sur le réseau national. Kafinea pilote cette inscription depuis l’écran d’administration :
- Un bloc « Inscription des sociétés » liste vos sociétés émettrices avec, pour chacune, son état d’avancement : Non enregistrée, Lien généré, En cours ou Active.
- Pour une société non enregistrée, cliquez sur « Démarrer l’inscription » : Kafinea génère un lien d’enrôlement sécurisé, que vous pouvez copier, ouvrir ou transmettre. L’inscription se finalise sur la page hébergée par la plateforme.
- Kafinea suit automatiquement l’avancement en arrière-plan et met l’état à jour jusqu’à ce que la société devienne Active (résolvable dans l’annuaire). Vous pouvez aussi forcer une actualisation ou régénérer le lien.
- Tant qu’une société émettrice n’est pas Active, une notification discrète est affichée aux administrateurs pour les inviter à finaliser l’inscription.
Important : L’identité de chaque société (n° SIREN valide notamment) doit être correctement renseignée sur sa fiche société : c’est cette identité qui sert à l’inscription et à l’acheminement des factures.
La page de diagnostic #
Une page de diagnostic est également disponible au même endroit. Elle expose :
- L’état de la configuration et du jeton de la plateforme.
- La date de la dernière synchronisation automatique et les compteurs (envois, synchronisations).
- La file d’erreurs avec un bouton Retry.
- Un bloc « Vérification d’une facture sur la plateforme » : saisissez l’identifiant Kafinea de la facture, Kafinea interroge la plateforme à la demande et affiche les métadonnées et l’historique de statuts. Cet écran est utile pour comprendre un écart apparent entre Kafinea et la plateforme avant d’ouvrir un ticket de support.
8. Le traitement des avoirs #
Les avoirs sont gérés exactement comme les factures, sans manipulation supplémentaire. Kafinea les transmet à la plateforme partenaire dans le même format réglementaire, en les identifiant comme avoirs (et non comme factures) et en citant la facture d’origine rectifiée afin que le destinataire puisse rapprocher le débit et le crédit.
Côté Ventes – avoir client #
- L’avoir client s’envoie depuis sa fiche, via le widget Facturation électronique, comme une facture.
- L’avoir doit être rattaché à une facture d’origine déjà transmise à la plateforme : sans ce lien, l’envoi est bloqué avec un message explicite (la plateforme rattache l’avoir à la facture rectifiée). La référence de la facture d’origine est alors automatiquement intégrée au document transmis.
- Le menu « Modifier le statut » propose en plus l’action Marquer le paiement comme transmis, utile lorsqu’un remboursement est effectué.
Côté Achats – avoir fournisseur #
- À la réception, Kafinea reconnaît automatiquement qu’un document entrant est un avoir et le classe dans le module Avoir fournisseur plutôt que Facture fournisseur.
- Lorsque le document reçu ne contient pas de données structurées, Kafinea s’appuie sur des indices de lecture (mention « avoir », montant négatif) pour proposer le bon classement. En cas de doute, le document reste rattaché aux factures fournisseur et peut être reclassé manuellement – aucune décision ambiguë n’est prise à votre insu.
Note : Le widget, les statuts métier et la synchronisation décrits plus haut fonctionnent à l’identique pour les avoirs.
9. Questions fréquentes #
Dois-je changer ma façon de créer des factures dans Kafinea ?
Non. La facturation électronique est intégrée de manière transparente. Vous continuez à créer vos factures comme d’habitude ; Kafinea génère automatiquement le format Factur-X conforme.
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Factur-X est un format hybride qui combine un fichier PDF lisible par l’humain et des données XML structurées lisibles par les systèmes informatiques. C’est le format retenu par l’administration française pour la facturation électronique.
Mon entreprise est-elle concernée par l’obligation ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées. L’obligation de réception s’applique dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises. L’obligation d’émission dépend de la taille de l’entreprise (voir le calendrier ci-dessus).
Comment Kafinea transmet-il les factures à l’administration ?
Kafinea s’appuie sur la plateforme partenaire IOPOLE, agréée par l’administration fiscale, pour transmettre les factures aux destinataires et à l’administration. Cette transmission est automatique et ne nécessite aucune action de votre part.
Pourquoi le badge reste-t-il « En cours » plusieurs heures ?
Le statut affiché reflète l’état renvoyé par la plateforme partenaire. Tant que le destinataire n’a pas pris en main la facture, le badge reste En cours. Vous pouvez demander une mise à jour avec « Synchroniser avec la plateforme » mais cela ne changera pas le statut tant que le destinataire n’a pas agi de son côté.