📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Ventas
Introducción #
El módulo Cuentas centraliza la información de sus clientes, prospectos, socios y proveedores. Se puede acceder a él desde Menú principal > Ventas > Cuentas.
Una cuenta representa una entidad (empresa, asociación, administración) con la que mantiene una relación comercial. Es el punto de vinculación de todos los documentos comerciales: presupuestos, pedidos, facturas, abonos, tickets de soporte, etc.
1. Crear una cuenta #
Acceso #
- Acceda al módulo Cuentas desde Menú principal > Ventas > Cuentas
- Haga clic en el botón Añadir cuenta
Información a completar #
Información principal:
- Nombre de la cuenta: la razón social o el nombre de la entidad (obligatorio)
- Tipo de cuenta: la naturaleza de la relación (Cliente, Prospecto, Socio, Revendedor, etc.)
- Sector de actividad: el sector en el que opera la entidad
- Sitio web: la URL del sitio de la entidad
- Teléfono / Email: los datos de contacto principales
Direcciones:
- Dirección de facturación: utilizada por defecto en los presupuestos, pedidos y facturas
- Dirección de entrega: utilizada por defecto en los albaranes
Conviene saber: las direcciones de la cuenta se recuperan automáticamente al crear documentos comerciales (presupuestos, pedidos, facturas). Puede modificarlas caso por caso en cada documento.
Cuenta principal:
El campo Cuenta principal permite establecer una jerarquía entre cuentas. Por ejemplo, una filial puede vincularse a su matriz. Esta estructura permite visualizar la organización de los grupos multi-entidad y puede utilizarse en la facturación recurrente y en la tarificación por tabla de precios (véase la sección 5).
2. Tipos de cuenta #
El tipo de cuenta define la naturaleza de su relación con la entidad:
| Tipo | Uso habitual |
|---|---|
| Cliente | Entidad que ya ha realizado una compra |
| Prospecto | Entidad en proceso de prospección comercial |
| Socio | Entidad con la que colabora |
| Revendedor | Entidad que redistribuye sus productos o servicios |
| Otro | Cualquier otro tipo de relación |
Conviene saber: el tipo de cuenta no tiene impacto funcional en los documentos comerciales. Sirve principalmente para la segmentación y los informes.
3. Vista general de una cuenta #
La ficha de una cuenta ofrece una vista completa de la relación comercial gracias a las pestañas de relaciones:
- Contactos: las personas físicas vinculadas a esta cuenta
- Presupuestos: las propuestas comerciales emitidas
- Pedidos de cliente: los pedidos registrados
- Facturas: las facturas emitidas
- Abonos de cliente: los abonos emitidos
- Documentos: los archivos asociados (contratos, adjuntos, etc.)
- Actividades: las llamadas, reuniones y tareas vinculadas a esta cuenta
- Tickets: las solicitudes de soporte asociadas
- Sitios: los distintos sitios (direcciones de entrega) vinculados a esta cuenta
Esta vista centralizada permite encontrar rápidamente el historial completo de un cliente sin navegar entre los distintos módulos.
4. Acciones disponibles #
Crear un documento desde la cuenta #
Desde la ficha de una cuenta, puede crear directamente:
- Un presupuesto
- Un pedido de cliente
- Una factura
La cuenta se rellenará automáticamente en el nuevo documento.
Enviar un email #
Puede enviar un email directamente desde la ficha de la cuenta. El email se archivará en el historial de actividades.
Duplicar #
Utilice la función Duplicar para crear una nueva cuenta a partir de una existente. Se recupera la información principal (excepto los documentos vinculados).
5. Jerarquía de cuentas #
El campo Cuenta principal permite estructurar sus cuentas en forma de árbol:
- Una cuenta principal puede tener varias subcuentas
- Cada subcuenta conserva sus propios documentos y contactos
- La jerarquía es visible desde la ficha de la cuenta principal
Importante: Kafinea no ofrece una vista consolidada de los presupuestos y facturas de un grupo de cuentas. Cada cuenta (principal o subcuenta) gestiona sus propios documentos de forma independiente.
Facturación recurrente en la cuenta principal #
Al crear un pedido recurrente, hay disponible una opción Facturar la cuenta principal en el bloque «Información de facturación recurrente». Cuando esta opción está activada, las facturas generadas automáticamente se vinculan a la cuenta principal en lugar de a la cuenta del pedido. Esto permite, por ejemplo, centralizar la Facturación en la matriz mientras se gestionan los pedidos a nivel de cada filial.
Ejemplo de uso:
Un grupo industrial (cuenta principal) con varias filiales (subcuentas). Los pedidos recurrentes se introducen en cada filial, pero al activar la opción «Facturar la cuenta principal», las facturas generadas se vinculan automáticamente a la matriz.
Tarificación por tabla de precios basada en el grupo #
Las tablas de precios proponen dos estrategias de tarificación que aprovechan la jerarquía de cuentas:
- Tarifa decreciente (grupo): el precio unitario se determina por el consumo total del grupo (matriz + filiales). A cada filial se le factura su propio consumo, al precio unitario determinado por el volumen global del grupo.
- Tarifa decreciente por tramos (grupo): los tramos de precios se calculan sobre el consumo total del grupo. La parte de cada filial es proporcional a su contribución al consumo global.
Estas estrategias permiten a un grupo beneficiarse de tarifas más ventajosas gracias a la puesta en común de los volúmenes de consumo entre la matriz y sus filiales. Para más detalles y ejemplos de cálculo, consulte la documentación sobre las estrategias de tarificación.
6. Casos particulares #
Cuenta con varias direcciones de entrega #
Una cuenta tiene una dirección de facturación y una dirección de entrega por defecto. Para los clientes con varios lugares de entrega, Kafinea ofrece la funcionalidad Sitios.
Los Sitios permiten definir varias direcciones vinculadas a una misma cuenta. Cada sitio tiene:
- Un código y un nombre para identificarlo fácilmente
- Una dirección completa (calle, ciudad, código postal, país)
- Un indicador Sitio por defecto para designar el sitio principal
Los sitios de una cuenta son visibles y gestionables directamente desde la ficha de la cuenta, en la pestaña Sitios. Esto le permite mantener un repositorio centralizado de todas las direcciones de entrega de su cliente.
Al crear un documento comercial (pedido, albarán, etc.), puede modificar la dirección de entrega consultando los sitios registrados en la cuenta.
Fusión de duplicados #
Si un mismo cliente se ha creado duplicado, utilice la función Fusionar para agrupar las dos fichas. Los documentos vinculados al duplicado se asociarán a la cuenta conservada.
Eliminación de una cuenta #
La eliminación de una cuenta no elimina los documentos asociados (presupuestos, facturas, etc.). Estos simplemente pierden su vínculo con la cuenta. Antes de eliminar una cuenta, compruebe que no existan documentos en curso.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta y un contacto? #
La cuenta representa la entidad (empresa, organización), mientras que el contacto representa a una persona física dentro de esa entidad. Una cuenta puede tener varios contactos.
¿Cómo convertir un prospecto en cliente? #
Simplemente modifique el campo Tipo de cuenta de «Prospecto» a «Cliente». No existe un proceso de conversión específico para las cuentas.
¿Cómo ver todas las facturas de un cliente? #
Desde la ficha de la cuenta, acceda a la pestaña Facturas para consultar todas las facturas emitidas para este cliente.
¿Se pueden importar cuentas en masa? #
Sí, Kafinea ofrece una función de importación que permite crear o actualizar cuentas a partir de un archivo CSV. Acceda a esta función desde el menú de acciones del módulo Cuentas.
8. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Cuenta | Ficha que representa una entidad (empresa, organización) con la que está en relación |
| Contacto | Persona física vinculada a una cuenta |
| Cuenta principal | Cuenta de nivel superior en una jerarquía (p. ej.: matriz) |
| Tipo de cuenta | Clasificación de la relación comercial (Cliente, Prospecto, Socio, etc.) |