📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Marketing
Este módulo permite el seguimiento y la transferencia de información entre sus comerciales y el desencadenamiento de una multitud de acciones comerciales. Puede visualizar y filtrar todos sus prospectos de marketing, seguir sus interacciones con ellos y convertirlos en cuentas de clientes.
Es bueno saber: Un prospecto representa un contacto comercial entrante que aún no es cliente. Una vez cualificado, puede convertirse en fichas de Cuenta (Cliente), Contacto y Oportunidad.
Kafinea > Marketing > Prospectos
La vista de lista ofrece varios filtros predefinidos:
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Todos | Todos los prospectos |
| Prospectos calientes | Prospectos con un estado de alto potencial |
| Mis prospectos | Prospectos de los que usted es responsable |
Consejo: Puede crear sus propias vistas personalizadas haciendo clic en Crear una vista para filtrar según sus criterios.
La creación de un prospecto #
Existen múltiples formas de crear un prospecto en Kafinea:
Creación rápida #
- Haga clic en el botón + (Añadir rápido) desde cualquier página
- Seleccione Prospecto
- Rellene los campos esenciales (el Nombre es obligatorio)
- Haga clic en Guardar
Creación completa #
- Desde la vista de lista de prospectos, haga clic en Añadir un prospecto
- Rellene todos los campos del formulario completo
- Haga clic en Guardar
Otros métodos de creación #
- A través de la API: automatización completa a través de la API de Kafinea
- A través de un formulario web: un formulario de contacto en su sitio web conectado a su instancia de Kafinea crea automáticamente un prospecto con la información introducida
- Por importación CSV: desde la vista de lista de prospectos, haga clic en Acciones > Importar, prepare un archivo CSV y siga el asistente de importación
Es bueno saber: Solo el campo Nombre es obligatorio. Todos los demás campos son opcionales, pero cuanto más completa esté la ficha, mejor será el seguimiento comercial.
El seguimiento de un prospecto #
Para asegurar la conversión de un prospecto en cliente, es necesario seguirlo eficazmente.
Estados de cualificación #
El estado permite seguir la progresión del prospecto en el proceso comercial:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| No contactado | Estado inicial por defecto — nuevo prospecto, ninguna acción realizada |
| Esperando contacto | Intento de contacto — llamada/correo electrónico enviado, esperando respuesta |
| A contactar | A recontactar posteriormente — recordatorio planificado |
| Contactado | Contacto establecido — intercambio realizado |
| Frío | Poco interés — baja probabilidad de conversión |
| Ardiente | Interés marcado — prospecto comprometido, a seguir de cerca |
| Caliente | Alto potencial — alta probabilidad de conversión |
| Pre-cualificado | En proceso de cualificación — verificación de necesidades en curso |
| Cualificado | Listo para ser convertido — prospecto validado, conversión posible |
| Inactivo | Prospecto no pertinente — apartado temporalmente |
| Perdido | Prospecto definitivamente perdido — ninguna oportunidad más |
Ciclo de vida recomendado #
Non contacté → Attente de contact → Contacté → Pré qualifié → Qualifié → Conversion
↓
Froid / En sommeil / Perdu
Consejo: Actualice regularmente el estado de sus prospectos para mantener una visión clara de su embudo de ventas y explotar eficazmente los paneles de control.
Fuentes de adquisición #
La fuente indica el origen del prospecto:
| Fuente | Descripción |
|---|---|
| Llamada en frío | Prospección telefónica |
| Cliente existente | Recomendación de un cliente |
| Autogenerado | Generado internamente |
| Empleado | Aportado por un empleado |
| Socio | Aportado por un socio |
| Relaciones públicas | Acciones de RR. PP. |
| Correo directo | Campaña de correo |
| Conferencia | Encontrado en una conferencia |
| Feria comercial | Encontrado en una feria |
| Sitio web | Formulario web, solicitud en línea |
| Boca a boca | Recomendación informal |
| Otro | Otra fuente |
Actividades y Comentarios #
Los bloques de Actividades y Comentarios presentes en las fichas de Prospectos permiten a los agentes comerciales registrar un informe de sus intercambios y listar las diferentes actividades realizadas o planificadas (llamada, SMS, correo electrónico, videollamada, etc.).
Para planificar un seguimiento:
- Desde la ficha de prospecto, vaya a la pestaña Actividades
- Haga clic en Añadir un evento o Añadir una tarea
- Rellene los detalles (fecha, hora, descripción)
- Guardar
Campañas #
A través de la pestaña relacional Campañas, puede añadir el prospecto a una campaña de correo electrónico o SMS existente.
Documentos #
Adjunte archivos y documentos a la ficha de prospecto (presupuestos, presentaciones, justificantes):
- Añadir: descargar un nuevo documento
- Seleccionar: vincular un documento existente en Kafinea
Productos y Servicios #
Vincule productos o servicios al prospecto para identificar sus centros de interés a través de la pestaña Productos o Servicios.
Widgets del panel de control #
Puede añadir un widget a uno de sus paneles de control:
| Widget | Descripción |
|---|---|
| Prospectos creados | Número de prospectos creados en un período dado |
| Por estado | Distribución de los prospectos según su estado |
| Por fuente | Distribución de los prospectos según su fuente de adquisición |
| Por sector | Distribución de los prospectos por sector de actividad |
La conversión de un prospecto en cliente #
La conversión es el paso clave que transforma un prospecto cualificado en fichas explotables.
¿Cuándo convertir? #
Convierta un prospecto cuando:
- El prospecto está cualificado (necesidad confirmada, presupuesto identificado)
- Desea crear una oportunidad (oportunidad comercial)
- El prospecto se convierte en un cliente o un contacto activo
Cómo convertir #
- Abra la ficha del prospecto a convertir
- Haga clic en el botón Convertir (en la barra de acciones)
- Se muestra un formulario de conversión con los datos pre-rellenados
- Verifique y ajuste los valores si es necesario
- Seleccione los módulos a crear (Cuenta, Contacto, Oportunidad)
- Haga clic en Guardar para iniciar la conversión
Módulos creados durante la conversión #
La conversión puede crear hasta tres registros:
| Módulo objetivo | Descripción |
|---|---|
| Cuenta (Cliente) | La empresa del prospecto — incluye empresa, correo electrónico, teléfono, fax, sitio web, sector, evaluación, plantilla, facturación anual, dirección completa |
| Contacto | La persona física — incluye tratamiento, nombre, apellido, cargo, correo electrónico, teléfono, móvil, fax, fuente, dirección |
| Oportunidad (Potencial) | La oportunidad comercial — incluye nombre de la empresa, fuente, descripción |
Importante: Puede elegir crear uno, dos o los tres registros según su necesidad. La dirección del prospecto se copia en las direcciones de facturación y de envío de la cuenta.
¿Qué ocurre con el prospecto después de la conversión? #
- El prospecto se marca como convertido
- Ya no aparece en las vistas activas por defecto
- Los datos vinculados (actividades, documentos, etc.) se transfieren a los nuevos registros
- La ficha de prospecto sigue siendo consultable en el historial
Es bueno saber: Es posible modificar el mapeo de los datos de conversión de prospectos desde la configuración de Kafinea.
La implementación de un embudo de conversión #
Gracias a estas diferentes funcionalidades, Kafinea ofrece la posibilidad de implementar un embudo de conversión personalizado mediante los flujos de trabajo (workflows).
Caso práctico #
Una empresa farmacéutica rellena un formulario de contacto en su sitio web. Se crea automáticamente como prospecto en su instancia de Kafinea y se asigna a un agente comercial especializado en este ámbito. Una vez contactado y convencido, el prospecto se convierte en contacto y su empresa en cuenta de cliente con un solo clic. La potencia de la automatización de Kafinea asegura embudos de conversión rápidos y eficaces.
Exportar PDF #
Puede generar un PDF de la ficha de prospecto:
- Abra la ficha del prospecto
- Haga clic en el botón Más (⋮) en la barra de acciones
- Seleccione Exportar a PDF
- Elija la plantilla de documento si hay varias disponibles
Preguntas frecuentes #
¿Cuál es la diferencia entre un prospecto y un contacto? #
Un prospecto es un contacto comercial no cualificado (pista, lead). Un contacto es una persona física vinculada a una cuenta de cliente. El prospecto se convierte en contacto durante la conversión.
¿Se puede eliminar un prospecto? #
Sí, pero se recomienda pasarlo al estado Perdido o Inactivo en lugar de eliminarlo, para conservar el historial.
¿Puedo convertir un prospecto sin crear una cuenta? #
Sí, durante la conversión puede elegir los módulos a crear. Por ejemplo, puede crear solo un contacto sin cuenta, o una cuenta sin oportunidad.
¿Se elimina el prospecto después de la conversión? #
No. El prospecto se marca como convertido y sigue siendo accesible en el sistema. Simplemente ya no aparece en las vistas activas por defecto.
¿Cómo encontrar los prospectos convertidos? #
Cree una vista personalizada con el filtro en el campo Convertido o busque directamente el prospecto por su nombre o número.
¿Puedo modificar el mapeo de los campos durante la conversión? #
Sí, el administrador puede configurar el mapeo a través de Configuración > Mapeo de los campos del módulo de prospectos. Esto permite elegir qué campos del prospecto corresponden a qué campos de los módulos objetivo.
Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Prospecto (Lead) | Contacto comercial entrante, aún no cualificado ni convertido en cliente |
| Conversión | Proceso que transforma un prospecto en Cuenta, Contacto y/u Oportunidad |
| Cuenta (Account) | Ficha que representa una empresa cliente |
| Contacto | Ficha que representa una persona física vinculada a una cuenta |
| Oportunidad (Potential) | Oportunidad comercial con un importe y una probabilidad de cierre |
| Estado | Indicador de la progresión del prospecto en el ciclo de cualificación |
| Fuente | Origen del prospecto (cómo fue adquirido) |
| Responsable | Usuario de Kafinea encargado del seguimiento del prospecto |