📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Compras
El módulo Proveedores centraliza la información de sus socios de compra en Kafinea. Cada ficha de proveedor agrupa los datos de contacto, la información legal y financiera, así como el historial completo de transacciones (pedidos, facturas, abonos, pagos).
1. Acceder a los proveedores #
Los proveedores son accesibles a través del menú Compras > Proveedores.
La lista muestra todos sus proveedores con la información principal (nombre, teléfono, correo electrónico, categoría). Puede filtrar y buscar según sus necesidades.
2. Crear un proveedor #
Haga clic en Añadir un proveedor desde la lista de proveedores.
La información a rellenar está organizada en varios bloques:
- Detalle del proveedor: nombre del proveedor, teléfono, correo electrónico, sitio web, código contable (GL Account), categoría
- Dirección: dirección completa del proveedor (calle, ciudad, código postal, país). Esta dirección se transfiere automáticamente a los pedidos de compra creados desde la ficha del proveedor
- Información legal: SIRET y código APE, útiles para la identificación administrativa
- Información financiera: palabras clave para la conciliación bancaria, número de cuenta contable
Es bueno saberlo: El campo Palabras clave permite definir términos que se utilizarán durante la conciliación bancaria automática para identificar las transacciones relacionadas con este proveedor.
3. La ficha del proveedor #
Desde la ficha de un proveedor, dispone de varias acciones contextuales:
- Enviar un correo electrónico directamente al proveedor
- Crear un pedido de compra al proveedor: el formulario se rellena previamente con la información del proveedor (datos de contacto, dirección)
Las pestañas de la ficha del proveedor dan acceso a todos los documentos relacionados:
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| Pedidos de compra al proveedor | Pedidos realizados a este proveedor |
| Facturas del proveedor | Facturas registradas para este proveedor |
| Abonos del proveedor | Abonos emitidos por este proveedor |
| Pagos al proveedor | Pagos realizados a este proveedor |
| Cuentas bancarias | Datos bancarios del proveedor (RIB/IBAN) |
| Perfiles de pago | Métodos de pago configurados para este proveedor |
| Albaranes de recepción | Recepciones de mercancías relacionadas |
| Documentos | Archivos y adjuntos asociados |
| Sitios | Sitios de mantenimiento relacionados con este proveedor |
| Ofertas del proveedor | Propuestas de precios del proveedor |
4. El saldo del proveedor #
Kafinea calcula automáticamente el saldo del proveedor, que representa la situación financiera con este socio en una fecha determinada. Este saldo se calcula así:
Saldo = Pagos realizados + Abonos del proveedor − Facturas del proveedor pendientes
Un saldo negativo indica un importe restante a pagar al proveedor. Un saldo positivo indica un cobro excesivo o un crédito a su favor.
5. Enlace con una cuenta de cliente #
Es posible asociar un proveedor a una cuenta de cliente existente a través del campo Cuenta de cliente asociada. Esto es útil cuando un mismo socio es a la vez su proveedor y su cliente, lo que permite tener una visión global de la relación comercial.
6. Eliminación de un proveedor #
Importante: No es posible eliminar un proveedor que tenga facturas, pedidos, abonos o pagos. Esta protección garantiza la integridad de su historial contable y comercial.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cómo encontrar rápidamente las facturas impagadas de un proveedor?
Desde la ficha del proveedor, consulte la pestaña Facturas del proveedor. Puede filtrar por estado para identificar las facturas pendientes de pago.
¿Puedo importar una lista de proveedores?
Sí, el módulo Proveedores admite la importación y exportación de datos. Utilice el menú de acciones de la lista para acceder a estas funcionalidades.
¿Cómo gestionar un proveedor que también es cliente?
Utilice el campo Cuenta de cliente asociada en la ficha del proveedor para crear el vínculo entre ambas fichas. Ambas entidades permanecen distintas pero están relacionadas para facilitar el seguimiento.