Documentos

Los documentos profesionales son como los adolescentes: tienen que aprender a manejarse solos.

Duplicar plantillas de Word y editarlas manualmente lleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de error humano. No con Kafinea.

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Plantillas personalizables

Crea tantas plantillas como quieras

Personaliza tus plantillas PDF y de correo electrónico con el editor de plantillas de bajo código de Kafinea. Crea documentos que se parezcan a ti integrando tu carta gráfica.

Puede crear tantas plantillas como desee para el mismo tipo de archivo o correo electrónico. Generar presupuestos, facturas, nóminas y mucho más nunca ha sido tan fácil.

Gestión electrónica avanzada de documentos

Organice y encuentre fácilmente sus documentos

La gran fuerza de Kafinea EDM reside en la interoperabilidad de sus módulos. Un documento puede estar conectado simultáneamente a una cuenta de cliente, una factura, un proyecto y cualquier otro archivo del software. Acceda a sus documentos con un solo clic desde cualquier módulo.

Crea tu propio método de archivo utilizando un sistema de etiquetado cruzado para agrupar distintos tipos de archivos relacionados con un mismo tema.

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Facilidad de envío

Enviar archivos directamente desde el programa

Ahorre una cantidad considerable de tiempo creando y enviando sus archivos por correo electrónico a través de una única plataforma. Gracias al módulo Contactos, puede elegir una o varias personas dentro de una cuenta de cliente a las que enviar sus documentos.

Gracias a la potente automatización de Kafinea, sus archivos pueden enviarse automáticamente de forma periódica o cuando se active un disparador definido por usted.

Gestión de documentos asistida por flujos de trabajo

Automatice el archivado

Establezca flujos de trabajo para archivar o eliminar documentos tras un periodo de tiempo determinado. Asigne etiquetas automáticamente según el tipo de documento cargado.

Automatización de la gestión de documentos

  • Agentes autónomos de IA

    Confíe misiones complejas a agentes inteligentes que desglosen las tareas, las realicen en el orden correcto y adapten sus acciones continuamente.

  • API REST

    Sincronice los datos en tiempo real entre la plataforma de su elección y su instancia de Kafinea.

  • Asistente AI en campos de texto

    Haga que su contenido textual se resuma, alargue, reformule o corrija automáticamente para mayor precisión y fluidez.

  • Automatización basada en IA

    Integre indicaciones de IA en sus flujos de trabajo para automatizar cálculos, análisis y toma de decisiones basados en los datos de su ERP.

  • Chatbot interactivo con inteligencia artificial

    Formule sus preguntas sobre los datos a los que tiene acceso y reciba respuestas al instante, en forma de texto, tabla o gráfico.

  • Notificaciones recordatorias

    Personalice sus recordatorios (ventana emergente, correo electrónico o SMS) y sus activadores.

  • Prompt IA

    Utilice la IA en los flujos de trabajo de Kafinea para comprender una situación y automatizar acciones.

  • Informes programados

    Configure el envío periódico por correo electrónico de un informe en forma de tablas o gráficos.

  • Búsqueda avanzada por IA

    Benefíciese de una búsqueda inteligente que va más allá de la semántica, comprende el significado de sus consultas y ofrece resultados relevantes.

  • Servidor MCP para IA externa

    Conecte inteligencia artificial externa a Kafinea para enriquecer sus procesos automatizados y ampliar sus capacidades.

  • Firma electrónica

    Envíe sus documentos para su firma electrónica a través de YouSign directamente desde Kafinea y active acciones tan pronto como reciba la firma.

  • Webhooks

    Enviar datos a otras plataformas sobre un acontecimiento que acaba de producirse.

  • Flujos de trabajo personalizables

    Cree sus flujos de trabajo para automatizar la creación de un registro, la actualización de un campo, el envío de un correo electrónico y mucho más.

Funciones avanzadas de gestión de documentos

  • Campos personalizables

    Añada sus propios campos de entrada, listas de selección, selectores de fecha, URL, etc.

  • Comentarios con archivos adjuntos

    Comparte información y documentos entre colaboradores a través del bloque Comentarios de los registros de Kafinea.

  • Derechos de acceso avanzados por usuario

    Elija qué acciones son factibles o qué información es visible para cada usuario, campo por campo.

  • Filtrado de registros por etiqueta

    Agrupa diferentes registros bajo una misma etiqueta para encontrarlos fácilmente en un solo lugar, incluso si provienen de diferentes módulos.

  • Plantillas de correo electrónico dinámicas y personalizables

    Cree fácilmente sus propias plantillas de correo electrónico dinámicas utilizando códigos cortos.

  • Plantillas PDF dinámicas y personalizables

    Diseña tantos modelos PDF dinámicos como desees utilizando códigos cortos.

  • Fichas de relación

    Pase de un registro a otro relacionado con un solo clic a través de las pestañas relacionales.

  • Listas de selección dependientes

    Cree una relación entre dos listas de selección para que las opciones disponibles en una se adapten dinámicamente a la elección realizada en la otra.

  • Informes y gráficos

    Visualice información clave sobre el módulo que elija en tiempo real mediante informes en forma de tablas y gráficos.

Funciones básicas de gestión de documentos

  • Bloques personalizables

    Divida sus formularios en bloques de acordeón para agrupar sus campos.

  • Duplicación de registros

    Duplique un registro con un solo clic.

  • Imágenes ilustrativas

    Ilustre sus registros con una imagen para identificarlos más fácilmente.

  • Importación de datos en formato CSV

    Importe datos a través de un archivo CSV asignando las columnas del archivo original a los campos de Kafinea.

  • Seguimiento de registros

    Reciba una notificación cuando se actualice un registro que esté siguiendo tras una acción de uno de sus colaboradores o una automatización.

  • Cuadros de mando personalizables

    Cree sus propios cuadros de mando y encuentre fácilmente la información que le interesa.

  • Vistas filtradas

    Cree listas de datos con las vistas filtradas que necesita regularmente.

  • Widgets dinámicos

    Crea tus propios widgets en tus cuadros de mando y visualiza tus datos más fácilmente.

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