La facturación es una actividad muy delicada. Por eso, muchos profesionales buscan dotarse de herramientas fiables capaces de automatizar los procesos y tener en cuenta las exigencias legislativas.
Por eso, utilizar un programa de presupuestos y facturación se convierte rápidamente en una prioridad. Pero la pregunta es: ¿hay que elegir unprograma de facturación gratuito o de pago? He aquí algunas respuestas.
¿Por qué utilizar un programa de facturación?
Elegir un programa de facturación es una elección obvia para la gran mayoría de empresas y empresarios. Sin embargo, la selección de un programa de facturación requiere un conocimiento profundo de su negocio. Antes incluso de preguntarse si su empresa necesita un programa de facturación gratuito o de pago, primero tiene que identificar sus necesidades.
La función teórica del software de facturación es, por tanto: ahorrar tiempo reduciendo los plazos de pago de las facturas, automatizar el proceso contable, reducir los costes asociados al tratamiento físico de los documentos y aumentar la confianza entre cliente y proveedor.
Para empezar, debe prever en qué medida el software de facturación le permitirá ahorrar tiempo en relación con todos los puntos mencionados.
¿Cuál es la diferencia entre un programa de facturación de pago y uno gratuito?
Los programas de facturación gratuitos suelen ser fáciles de usar y pueden adaptarse a las necesidades de pequeñas empresas y contratistas independientes. Aquí se ofrecen las funciones básicas: edición de facturas y presupuestos, asignación de números de factura, creación de fichas de clientes a través de la base de datos.
Por otro lado, los programas de presupuestos y facturas de pago ofrecerán a los usuarios posibilidades de personalización, automatización y seguimiento que van mucho más allá de la simple solución gratuita:
- Propuesta de diferentes modelos de factura
- Personalice el tipo de letra, el logotipo, etc.
- Acceso a distancia
- Facturación y presupuestos automatizados para cada cliente
- Seguimiento de pagos, recordatorios y pagos atrasados
Una solución de pago por uso también ofrecerá otras ventajas, sobre todo en términos de usabilidad: la ergonomía suele ser más intuitiva, la seguridad de los datos es mayor(RGPD) y la gestión de los contactos es más inteligente.
Las limitaciones de los programas de facturación gratuitos
En última instancia, las funciones que ofrecen los programas de facturación gratuitos son muy estándar, hasta el punto de que algunas herramientas ofimáticas ofrecen procesos casi similares a los que ofrece una solución gratuita.
Si su empresa necesita equiparse con un programa de presupuestos y facturación, lo más sensato sería probar las distintas ofertas a través de sus versiones de prueba: de este modo, podrá probar varias soluciones gratuitamente para tomar la decisión correcta. Kafinea, uno de los mejores programas de facturación del sector, ha creado una oferta a medida que permite a los usuarios que tengan dudas probar gratuitamente las funcionalidades para decidirse.