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La comunicación con el cliente es una parte importante de la relación comercial y de marketing que mantiene con sus clientes. No es sólo una cuestión de imagen de la empresa, sino también un aspecto que puede fomentar las buenas relaciones, una comprensión óptima de los mensajes que se desean comunicar e incluso mejorar la fidelidad de los clientes.
Este tipo de comunicación con el cliente se produce de forma regular y puede adoptar diversas formas: un cliente que desea solicitar un servicio, un contacto que pregunta sobre sus servicios, una queja, un seguimiento de apoyo, etc.
KAFINEA es la herramienta ideal para centralizar la comunicación con sus clientes, intercambiar documentos, consultar el historial de intercambios, etc.
Comunicación por correo electrónico
Para utilizar sus correos electrónicos en KAFINEA, consulte el artículo: Gestión de la recepción y envío de sus correos electrónicos
Una vez que haya configurado sus correos electrónicos, podrá enviar sus documentos.
En varios puntos estratégicos de KAFINEA se dispone de una herramienta de autoría de correo electrónico. Esta herramienta ofrece formato de texto mejorado, adición de archivos adjuntos y selección de plantillas para texto predefinido. En función del contexto en el que se abra la herramienta, se rellena previamente el correo electrónico del destinatario y se puede asociar automáticamente un archivo adjunto. Es posible ajustar el destinatario y añadir otros archivos adjuntos.
Esta herramienta de creación de correo electrónico está disponible en :
- Una ficha de ***Cuenta de cliente***, la función Enviar correo electrónico se encuentra en los botones contextuales. Por defecto, se utiliza el correo electrónico indicado en la ficha de Cliente para rellenar automáticamente el destinatario. - Una ficha de ***Cuenta de Proveedor***, la función Enviar correo electrónico se encuentra en los botones contextuales. Por defecto, se utiliza el correo electrónico indicado en la ficha de Proveedor para rellenar automáticamente el campo del destinatario. Una ficha de Contacto, la función Enviar correo electrónico se encuentra en los botones contextuales. Por defecto, se utiliza el correo electrónico indicado en la ficha de contacto para rellenar automáticamente el campo del destinatario. Una factura, al hacer clic en PDF, el cuadro de diálogo ofrece la opción Enviar por correo electrónico. Por defecto, el correo electrónico del destinatario es el del contacto indicado en la factura. Esta se añade automáticamente como archivo adjunto. - Una *orden de compra*, al hacer clic en PDF, el cuadro de diálogo ofrece la opción Enviar por correo electrónico. Por defecto, el correo electrónico del destinatario es el del contacto indicado en la orden de compra. Esta se añade automáticamente como archivo adjunto.- Un *albarán*, al hacer clic en PDF, el cuadro de diálogo ofrece la opción Enviar por correo electrónico. Por defecto, el correo electrónico del destinatario es el del contacto indicado en el albarán de entrega. Este se añade automáticamente como archivo adjunto.- Un* presupuesto*, al hacer clic en PDF, el cuadro de diálogo ofrece la opción Enviar por correo electrónico. Por defecto, el correo electrónico del destinatario es el del contacto indicado en el presupuesto. Este se añade automáticamente como archivo adjunto.
Automatización del envío de #correos electrónicos
Es posible definir el envío automático de correos electrónicos en etapas clave de la vida de los documentos, como :
- La tramitación de documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) - El seguimiento de las facturas pendientes de pago
Para poner en marcha esta automatización, es necesario realizar una parametrización precisa. Le recomendamos que se ponga en contacto con su integrador KAFINEA para definir juntos los distintos elementos de configuración.
Comunicación por SMS
También es posible comunicarse por SMS. Esta función está disponible desde una Cuenta de cliente o una Contacto, utilizando el botón contextual Enviar un SMS (después de hacer clic en Más)
Para configurar esta funcionalidad, póngase en contacto con su integrador KAFINEA.