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Menú principal > Ventas
Introducción
El módulo «Pedidos de clientes» permite gestionar los pedidos emitidos por sus clientes. Se puede acceder a él a través de Menú principal > Ventas > Pedidos de clientes.
El pedido formaliza el compromiso de compra. Por lo general, se realiza tras la aceptación de un presupuesto y constituye la base para la facturación y la entrega.
Allí encontrarás las funciones para:
- Registrar y realizar el seguimiento de los pedidos de tus clientes
- Convertir un pedido en factura, albarán o pedido a proveedores
- Gestionar la facturación periódica a partir de un pedido
- Finalizar un pedido para bloquearlo definitivamente
1. Crear un pedido de cliente #
Acceso #
- Acceda al módulo «Pedidos de clientes » a través del menú principal > Ventas > Pedidos de clientes
- Haga clic en el botón «Añadir pedido de cliente»
Datos que hay que rellenar #
Información general:
- Asunto: título del pedido (obligatorio)
- Cuenta de cliente: el cliente que realiza el pedido
- Contacto: la persona de contacto por parte del cliente
- Presupuesto: el presupuesto original, si el pedido se realiza a raíz de una propuesta comercial
- N.º de pedido del cliente: la referencia del pedido facilitada por el cliente
- Asignado a: el comercial o el responsable del pedido
Líneas de productos/servicios:
- Añade uno o varios productos o servicios del catálogo
- En cada línea, indique la cantidad, el precio unitario y el descuento, si lo hubiera
- Los impuestos aplicables se calculan automáticamente
Es bueno saberlo: si el pedido se crea a partir de la conversión de un presupuesto, todas las líneas de productos y la información del cliente se transfieren automáticamente.
Direcciones
El comando incluye dos direcciones:
- Dirección de facturación: extraída de la cuenta de cliente
- Dirección de entrega: se toma de la cuenta del cliente, pero se puede modificar si el lugar de entrega es diferente
2. Ciclo de vida de un pedido #
Cada pedido de un cliente pasa por diferentes etapas:
| Etapa | Significado |
|---|---|
| Fundada | El pedido acaba de registrarse |
| Aprobada | El pedido ha sido validado internamente |
| Entregado | Los productos o servicios se han entregado al cliente |
| Cancelada | El pedido ha sido cancelado |
Es bueno saberlo: el estado del pedido es independiente del estado de la factura asociada. Puede realizar un seguimiento del estado de la entrega y de la facturación por separado.
3. Convertir un comando #
Hacia una factura #
Desde la ficha del pedido, puede generar una factura. La conversión recoge automáticamente las líneas de productos, los importes y los datos del cliente.
Hacia un pedido a un proveedor #
Si hay que adquirir los productos solicitados, puede generar pedidos a proveedores. El sistema crea un pedido por proveedor a partir de las líneas seleccionadas.
Hacia un albarán de entrega #
Una vez realizado el pedido, puede crear uno o varios albaranes para organizar el envío de los productos.
Es bueno saberlo: puedes realizar conversiones parciales. Por ejemplo, facturar una parte del pedido o realizar entregas en varias veces.
4. Facturación periódica #
El módulo de gestión de pedidos de clientes incluye un mecanismo de facturación periódica que permite generar facturas automáticamente a intervalos regulares. Este mecanismo resulta especialmente adecuado para suscripciones, contratos de mantenimiento, alquileres o cualquier servicio que se facture de forma periódica.
Activar la recurrencia #
- Abra el pedido del cliente en cuestión
- En el bloque «Facturación periódica», activa la opción «Activar periodicidad»
- Configura los ajustes básicos:
- Frecuencia: diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual
- Inicio / Fin: el periodo durante el cual se generarán las facturas
- Plazo de pago: el plazo de pago aplicable a las facturas emitidas (p. ej.: 30 días netos, 45 días netos, 60 días netos)
- Estado de la factura: el estado inicial asignado a cada factura generada (p. ej.: Creada automáticamente, Enviada, etc.)
Tema dinámico de las facturas #
El campo «Asunto de la facturación periódica» permite definir un modelo de título para las facturas generadas. Este modelo puede contener variables dinámicas que se sustituirán automáticamente por los valores correspondientes a la fecha de la factura:
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{YYYY} |
Año con cuatro dígitos | 2026 |
{YY} |
Año en dos cifras | 26 |
{MM} |
Mes de dos dígitos | 03 |
{MMM} |
Nombre del mes | Marzo |
{DD} |
Día de dos dígitos | 01 |
{Q} |
Trimestre (1 a 4) | 1 |
Ejemplo: el tema Abonnement {MMM} {YYYY} generará facturas con el título «Suscripción de marzo de 2026», «Suscripción de abril de 2026», etc.
Es bueno saberlo : puedes forzar el idioma del nombre del mes añadiendo
{lang_xx_xx}en el asunto (p. ej.:{lang_en_us}(para ver los meses en inglés).
Fecha preferida del documento #
El campo «Fecha predeterminada del documento» permite controlar con precisión la fecha que se incluirá en cada factura generada. Las opciones disponibles son:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Fecha de creación | La factura lleva la fecha del día en que el sistema la genera efectivamente |
| Último día del periodo anterior | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 31 de marzo |
| Primer día del periodo actual | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 1 de abril |
| Último día del periodo actual | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 30 de abril |
| Primer día del próximo periodo | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 1 de mayo |
| Último día del próximo periodo | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 31 de mayo |
Es bueno saberlo: el concepto de «período» se adapta automáticamente a la frecuencia seleccionada. En el caso de una recurrencia trimestral, el período corresponde a un trimestre; en el caso de una recurrencia anual, a un año, etc.
Incorporación automática de consumos #
La facturación periódica puede integrar automáticamente los consumos (lecturas de consumo) registrados en Kafinea. Hay tres parámetros que permiten configurar esta función:
- Incluir consumos: elija si desea incluir los consumos del periodo correspondiente a la fecha de la factura, del periodo anterior o no incluir ninguno
- Filtrado de consumos: seleccione un filtro personalizado para limitar los consumos que se van a incluir
- Agrupación de consumos: agrupa las líneas de consumo por período o por mes
Es bueno saberlo: esta función resulta especialmente útil para los contratos de tipo «suscripción + consumo variable» (por ejemplo, tarifas telefónicas, alquiler de equipos con contador, etc.).
Facturar a la empresa matriz #
La opción «Facturar a la empresa matriz» permite redirigir automáticamente la facturación a la cuenta principal (empresa matriz) del cliente. Cuando esta opción está activada, las facturas generadas por la recurrencia se emitirán a nombre de la cuenta principal, en lugar de a nombre de la cuenta del cliente del pedido.
Funcionamiento técnico #
Una vez activado, el sistema genera automáticamente una factura con la periodicidad definida. Las facturas generadas se vinculan al pedido original y recogen las mismas líneas de productos, importes e impuestos.
Importante: la facturación periódica se lleva a cabo mediante un proceso automático (cron). Si el proceso se interrumpe, las facturas pendientes se generarán automáticamente en la siguiente ejecución: el sistema detecta los vencimientos pasados que no se han procesado y genera todas las facturas correspondientes.
Cuadro de mando de seguimiento #
Kafinea ofrece un panel de control específico para la facturación periódica que permite supervisar todos los pedidos con periodicidad activa. Este panel de control muestra, para cada pedido:
- El cliente, el importe y la frecuencia
- La próxima fecha de generación y la fecha ajustada según las preferencias
- Las facturas ya generadas para el período actual
- Las anomalías detectadas automáticamente: factura faltante, duplicado, discrepancia en el importe, correo electrónico faltante, incoherencia en la cuenta o la organización
Es bueno saberlo: este panel de control es una herramienta muy útil para garantizar que la facturación periódica funcione correctamente y para identificar rápidamente las situaciones que requieren una intervención.
5. Finalizar un pedido #
La acción «Finalizar» bloquea definitivamente el pedido. Una vez finalizado:
- El documento ya no se puede modificar, salvo los estatutos y la información sobre la periodicidad
- El pedido aparecerá en el portal del cliente (extranet) si este está activado
Importante: la finalización es irreversible. Comprueba que toda la información sea correcta antes de continuar.
6. Relaciones con los demás módulos #
Desde la ficha de un pedido de cliente, las pestañas de relaciones te permiten consultar:
- Presupuesto: el presupuesto original que dio lugar a este pedido
- Facturas: las facturas generadas a partir de este pedido
- Pedidos a proveedores: los pedidos de aprovisionamiento relacionados
- Albaranes: envíos relacionados
- Documentos: archivos relacionados (órdenes de compra firmadas, etc.)
- Actividades: llamadas, reuniones y tareas relacionadas con este pedido
7. Acciones disponibles #
Enviar por correo electrónico #
Desde la ficha del pedido, puedes enviar la orden de compra directamente por correo electrónico. El PDF se genera automáticamente y se adjunta al mensaje.
Exportar a PDF #
Puede descargar el pedido en formato PDF en cualquier momento para imprimirlo o archivarlo.
Duplicar #
Utiliza la función «Duplicar» para crear rápidamente un nuevo pedido a partir de uno ya existente.
8. Casos particulares #
Pedido derivado de un presupuesto #
Cuando se crea un pedido a partir de la conversión de un presupuesto, se mantiene el vínculo entre ambos documentos. Puede consultar el presupuesto original desde la pestaña «Relaciones».
Entrega parcial #
Puede crear varios albaranes a partir de un mismo pedido para gestionar los envíos por partes. Cada albarán puede corresponder a una parte de las líneas.
Facturación parcial #
Del mismo modo, puede generar varias facturas a partir de un pedido. Esto permite facturar a medida que se realizan las entregas o según un calendario acordado con el cliente.
9. Preguntas frecuentes #
¿Cómo puedo consultar todos los pedidos de un cliente? #
Desde la ficha del cliente, acceda a la pestaña «Pedidos de cliente » para ver la lista completa.
¿Se puede modificar un pedido una vez facturado? #
Si el pedido no se ha completado, se puede modificar. Sin embargo, las facturas ya generadas no se verán afectadas por los cambios realizados en el pedido.
¿Puede el cliente consultar sus pedidos en línea? #
Si el portal del cliente (extranet) está activado, el cliente puede consultar los pedidos finalizados desde su espacio en línea.
¿Cómo se cancela la facturación periódica? #
Abre el comando correspondiente y desactiva la opción «Activar recurrencia», o modifica la «Fecha de finalización» para detener la generación automática.
Es bueno saberlo: incluso después de finalizar el pedido, los parámetros de recurrencia siguen pudiendo modificarse (activación, frecuencia, fechas, preferencias). Esto permite ajustar la facturación recurrente sin tener que crear un nuevo pedido.
10. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Pedido de cliente | Documento que formaliza el compromiso de compra de un cliente |
| Facturación periódica | Mecanismo de generación automática de facturas a intervalos regulares, con gestión avanzada de fechas, conceptos dinámicos y consumos |
| Finalizar | Bloquear definitivamente un documento para impedir cualquier modificación posterior |
| Albarán de entrega | Documento que acredita el envío o la entrega de productos al cliente |
| Conversión | Acción para crear un nuevo documento (factura, pedido a proveedor) a partir de un documento ya existente |