📍 ¿Cómo se accede a esta función?
Ajustes > Configuración del módulo > Editor de diseño + Ajustes > Portal del cliente
La situación #
Una empresa gestiona a cientos de empleados con contratos de corta duración. En la actualidad, el envío de los datos de acceso al espacio del empleado ya está automatizado gracias a los flujos de trabajo de Kafinea. Sin embargo, la empresa desea ir un paso más allá para que sea el propio empleado quien complete la información imprescindible para su expediente: número de la Seguridad Social, datos bancarios…
El departamento de RR. HH. pierde mucho tiempo recopilando esta información manualmente, por correo electrónico o por teléfono, para cada nuevo empleado.
El objetivo n. º
Permitir que cada empleado complete su expediente directamente desde su espacio de extranet, de forma autónoma, segura y guiada. El departamento de RR. HH. puede seguir el progreso de un vistazo y enviar recordatorios automáticos a quienes se retrasen.
1. Crear un bloque de seguimiento en la ficha de persona n. º
Desde el Editor de diseño (Ajustes > Configuración del módulo > Personas > Diseño), crea un nuevo bloque dedicado al seguimiento del estado de completitud del expediente, que contenga los siguientes campos:
| Campo | Tipo | Valor predeterminado | Función |
|---|---|---|---|
| N.º de la Seguridad Social introducido | Casilla de verificación | No | Se marca automáticamente al introducir el número de la Seguridad Social |
| Cuenta bancaria indicada | Casilla de verificación | No | Se marca automáticamente cuando se selecciona una cuenta bancaria como predeterminada |
| Expediente completo | Casilla de verificación | No | Se marca automáticamente cuando se cumplen las dos condiciones anteriores |
| Último recordatorio enviado | Fecha/Hora | (vacío) | Actualizado automáticamente por el flujo de trabajo de recordatorio |
Nota: Estos campos se utilizan únicamente para el seguimiento automatizado. No están pensados para ser modificados manualmente.
2. Configurar el portal para empleados #
Hacer que las cuentas bancarias sean accesibles desde la extranet #
- Ve a Ajustes > Portal del cliente
- Añadir el módulo «Cuentas bancarias de terceros » a los módulos visibles
- Configurar los campos y los permisos:
| Campo | Visible | Editable |
|---|---|---|
| IBAN | ✅ | ✅ |
| BIC | ✅ | ✅ |
| Nombre de la cuenta | ✅ | ✅ |
| Titular de la cuenta | ✅ | ✅ |
| Cuenta bancaria predeterminada | ✅ | ✅ |
- Activar los permisos para crear y modificar un registro
Importante: El campo «Cuenta bancaria de» no debe aparecer en el portal. El sistema lo rellena automáticamente con los datos de la persona que ha iniciado sesión. Esto garantiza que un empleado solo pueda crear una cuenta bancaria a su nombre.
Comprueba el campo «Número de la Seguridad Social» en el perfil #
El número de la Seguridad Social ya está habilitado para su edición en el portal. Solo tienes que comprobar que aparece correctamente en la configuración de los campos del módulo «Personas» del portal.
3. Crear los flujos de trabajo #
Flujo de trabajo 1: Número de la Seguridad Social introducido #
- Módulo: Personas
- Condición: Cada vez que se produzca un cambio
- Condición: El número de la Seguridad Social no está en blanco
- Acción: Marcar la casilla «N.º de la Seguridad Social introducido»
Flujo de trabajo 2: Cuenta bancaria predeterminada introducida #
- Módulo: Cuentas bancarias de terceros
- Desencadenador: Cada vez que se guarde (creación o modificación)
- Condición: El campo «Cuenta bancaria predeterminada» está marcado
- Acción: Marcar la casilla «Cuenta bancaria indicada» en la ficha del familiar (a través del campo «Cuenta bancaria de»)
Nota: El motor de flujos de trabajo de Kafinea permite actualizar un campo en un registro principal de la entidad actual.
Flujo de trabajo 3: Expediente completo #
- Módulo: Personas
- Condición: Cada vez que se produzca un cambio
- Condición: la casilla «N.º de la Seguridad Social introducido» está marcada Y la casilla «Cuenta bancaria introducida» está marcada
- Acción: Marcar la casilla «Expediente completo»
Flujo de trabajo 4: Notificación al empleado cada vez que se modifica una cuenta bancaria #
- Módulo: Cuentas bancarias de terceros
- Desencadenador: Cada vez que se guarde (creación o modificación)
- Condición: Ninguna (notificar siempre)
- Acción: Enviar un correo electrónico al titular (a través del campo «Cuenta bancaria de»)
Importante: Este flujo de trabajo es un mecanismo de seguridad esencial. Permite al empleado detectar cualquier modificación sospechosa en su cuenta bancaria. Incluya en el mensaje: «Si usted no ha realizado esta modificación, póngase en contacto inmediatamente con el departamento de RR. HH.».
Flujo de trabajo 5: Recordatorio automático #
- Módulo: Personas
- Activador: Programado (diario o semanal, según sea necesario)
- Condición: La persona tiene acceso activo a la extranet Y la casilla «Expediente completo» no está marcada
- Acciones:
- Enviar un correo electrónico de recordatorio a esa persona
- Actualizar el campo «Último recordatorio enviado» con la fecha y la hora actuales
4. Seguridad #
Validación automática de los datos bancarios #
El IBAN y el BIC introducidos a través de la extranet son validados automáticamente por el sistema:
- Se comprueba el IBAN (suma de comprobación, formato, código de país); si el IBAN no tiene el formato correcto, se rechaza y se muestra un mensaje de error al empleado
- Se ha comprobado el BIC (formato estricto de 8 u 11 caracteres)
El departamento de RR. HH. no necesita validar manualmente los IBAN. La validación técnica hace que sea muy improbable que un IBAN introducido al azar supere el control.
Aislamiento de datos #
Cada empleado solo puede ver y modificar sus propias cuentas bancarias. El sistema asigna automáticamente el titular de la cuenta al crearla desde la extranet.
Detección de fraudes #
La notificación automática al empleado (flujo de trabajo 4) es el principal mecanismo de detección. Si alguien modifica la cuenta bancaria de un empleado sin su conocimiento, este recibe inmediatamente una notificación por correo electrónico.
5. La trayectoria del empleado #
- El empleado recibe sus credenciales de acceso a la extranet (a través de un flujo de trabajo ya existente)
- Inicia sesión en su espacio y accede a su perfil
- Introduce su número de la Seguridad Social → el sistema marca automáticamente «N.º de la Seguridad Social introducido»
- Accede a la sección «Cuentas bancarias» y crea su cuenta (el IBAN y el BIC se validan automáticamente) → el sistema marca la casilla «Cuenta bancaria introducida»
- Recibe un correo electrónico de confirmación (por motivos de seguridad)
- El sistema marca la casilla «Expediente completo» en su ficha
- Si el expediente no se completa dentro del plazo establecido, se envían recordatorios automáticos
6. Lista de verificación para la puesta en marcha #
- [ ] Crear el bloque de seguimiento y los 4 campos personalizados en la ficha de persona (Editor de diseño)
- [ ] Configurar el portal: habilitar el acceso a las cuentas bancarias con los campos y permisos adecuados
- [ ] Comprueba que el número de la Seguridad Social aparezca en el perfil de la extranet
- [ ] Crear los 5 flujos de trabajo (N.º de la Seguridad Social, cuenta bancaria, expediente completo, notificación al empleado, recordatorios)
- [ ] Probar el recorrido completo desde el extranet
- [ ] Comprobar que los errores de validación del IBAN/BIC se muestren correctamente