La déclaration de TVA est un passage obligé pour toutes les entreprises (hors franchise de TVA). Pour communiquer les montants de TVA collectée, il faut donc passer par la fameuse déclaration de TVA.
Rappelons quelques principes de base au sujet de la déclaration de TVA.
La TVA est un impôt indirect payé par les consommateurs. Exceptés quelques régimes particuliers, les entreprises ne paient pas la TVA mais la collectent pour le compte de l’Etat. En conséquence :
- Vous payez la TVA à vos fournisseurs (= TVA déductible),
- Vous la facturez à vos clients (= TVA collectée),
- Vous la récupérez quand vous êtes en crédit de TVA (TVA déductible > TVA collectée).
- Vous payez la TVA à l’Etat lorsque la TVA collectée est > à la TVA déductible
Ce qui implique d’effectuer un suivi de vos flux de TVA. Vous devez, au mois, au trimestre ou à l’année, calculer les montants de TVA payée (déductible) et de TVA facturée (collectée ou facturée à vos clients) et les reporter dans votre déclaration de TVA.
C’est bien la différence entre ces deux montants de TVA qui sera taxée au taux de TVA en vigueur. D’où le nom de taxe sur la « valeur ajoutée ».
Enfin, un point important :
- Pour pouvoir faire ce calcul de la TVA à déclarer, votre comptabilité doit être à jour jusqu’à la date de la fin de la période pour laquelle vous déclarez la TVA.
- Pour déterminer les montants de TVA à reporter dans votre déclaration de TVA, il faut ensuite savoir si votre activité vous impose de collecter la TVA sur vos encaissements (dans la plupart des cas) ou sur vos débits.
C’est une distinction importante qui déterminera quand vous devrez déclarer ces sommes sur la déclaration de TVA.
Et dans KAFINEA ? #
Naturellement KAFINEA répond à l’obligation légale de suivre vos flux de TVA et vous permet, en quelques clics, de générer une déclaration de TVA, le tout de manière extrêmement simple. La plupart des actions sont automatisées.
Lors de la saisie de documents (factures client, facture fournisseur), les écritures comptables, dont celles de la TVA collectée ou déductible, sont générées automatiquement. Nous vous invitons à lire notre article dédié : Comment fonctionne la génération automatique des écritures comptable pour en savoir plus.
Grace à quelques paramétrages supplémentaires, il est possible de définir :
- Le mode de collecte de la TVA (Encaissement ou débit),
- Les différents comptes de TVA en fonction des différents taux en vigueur
A chaque période de déclaration, il suffira de quelques clics pour générer la déclaration de TVA et connaitre ainsi les montants à déclarer auprès des services de l’état.
Les paramétrages #
- Le mode de collecte de la TVA
Dans un premier temps il convient de paramétrer le mode de collecte de la TVA. Les options sont disponibles depuis le chemin suivant : Finance > Comptabilité > Paramètres > TVA sur les encaissements.
Par défaut le mode de collecte est la TVA sur les débits. L’utilisation de la case à cocher permet de passer au mode TVA sur les encaissements. Il conviendra aussi de paramétrer des comptes transitoires pour permettre le bon fonctionnement de l’automatisation des calculs.
Astuce : Le mode de collecte de la TVA est modifiable à tout moment, néanmoins afin de simplifier les échanges avec l’administration, nous vous invitons à le modifier uniquement en début d’exercice.
Bon à savoir :
TVA sur les encaissements : la TVA est exigible le jour du paiement de la prestation (encaissement). Ce mode est souvent utilisé dans le cadre d’activité de prestation de services.
TVA sur les débits : la TVA est exigible à la date de l’émission de la facture. Ce mode est principalement utilisé dans les activités de livraison de biens
- Les différents comptes de TVA
De manière générale, en comptabilité, il est préférable d’utiliser plusieurs comptes de TVA collectée lorsque l’entreprise réalise des ventes soumises à plusieurs taux de TVA différents.
Dans KAFINEA cette méthode est appliquée à la TVA collectée ainsi qu’à la TVA déductible, pour plus de simplicité lors de la génération de la déclaration de TVA.
Le paramétrage s’effectue au moyen de stratégies, concept propre à KAFINEA, depuis le chemin suivant : Finance > Comptabilité > Paramètres > Stratégie d’attribution de numéros de comptes pour les Produits et Services.
Pour définir les comptes de TVA collectée, suivre les étapes suivantes :
- Sélectionner : Comptes pour les taxes sur les ventes
- Définir un nom explicite, par exemple TVA Collectée 20%
- Sélectionner la Taxe, correspondant au taux : dans notre exemple 20 %
- Sélectionner le contexte : dans notre exemple les ventes
- Sélectionner le numéro de compte : dans notre exemple un sous compte du compte de TVA collectée 44571, par exemple 445712
Les même étapes sont à reproduire pour les comptes de TVA déductible :
- Sélectionner : Comptes pour les taxes sur les achats
- Définir un nom explicite, par exemple TVA Déductible 20%
- Sélectionner la Taxe, correspondant au taux : dans notre exemple 20 %
- Sélectionner le contexte : dans notre exemple les achats
- Sélectionner le numéro de compte : dans notre exemple un sous compte du compte de TVA déductible 44566, par exemple 445662
Toutes ces étapes, sont à reproduire autant de fois qu’il existe de taux de TVA utilisé pour votre activité, dans chacun des contextes de vente ou d’achat.
Important : Les stratégies de TVA que vous venez de créer seront utilisées dans les stratégies d’articles pour l’option TVA : N’importe quel taux.
Générer une déclaration de TVA #
Une fois arrivé à échéance de la période à déclarer et votre comptabilité à jour avec les éléments que vous possédez, vous pouvez en quelques clics générer une déclaration de TVA. Pour ce faire, rendez vous dans l’outil de déclaration : Finance > Comptabilité > Déclaration de TVA & autres
- Ajouter un enregistrement
- Sélectionner une date de début et une date de fin, pour la période déclarative qui vous intéresse (mois, trimestre, année)
- Vérifier les montants proposés et les ajuster si nécessaire dans les sections ‘Déclaration’
- Enregistrer
A l’enregistrement, toutes les écritures comptables correspondant à votre déclaration de TVA seront enregistrées automatiquement à la date du dernier jour de la période sélectionnée. Les écritures autogénérées sont consultable dans l’onglet ‘Ecritures‘ de la déclaration.
Bon à savoir : lors de la création de la déclaration, la section Vue d’ensemble de la TVA propose une vue détaillée des montants pour chaque compte de TVA existant dans votre plan comptable. Dans les sections ‘Déclaration‘, certains de ces montants sont agrégés pour correspondre aux montants à déclarer suivant les formulaires officiels de l’administration.
Important : il n’est pas possible de modifier une déclaration de TVA. Les chiffres proposés prendraient en compte les écritures auto générées par la création de la déclaration. Si après avoir enregistré, mais avant d’avoir transmis les montants à l’administration, vous souhaitez ajuster votre déclaration, il conviendra de la supprimer et d’en créer une nouvelle. La suppression de l’enregistrement supprimera également les écritures comptables autogénérées, les chiffres proposés seront donc cohérent avec la période sélectionnée.