📍 Où trouver ce module ?
Paramètres > Gestion des modules > Recherche globale
La recherche globale permet de retrouver des fiches dans Kafinea. Lorsque Recherche unifiée est activée, les utilisateurs disposent de la même recherche dans le grand champ de l’accueil et dans un panneau accessible depuis les autres écrans. L’administrateur choisit les modules et les champs proposés à la recherche ; les droits de chaque utilisateur continuent de s’appliquer.
Pour l’utilisation quotidienne, consultez Rechercher dans Kafinea.
1. Choisir les modules et les champs #
- Ouvrez Paramètres > Gestion des modules > Recherche globale.
- Dépliez la section souhaitée, puis le module concerné.
- Activez le module et les champs dans lesquels les utilisateurs doivent pouvoir rechercher.
- Enregistrez vos choix.
Privilégiez les informations que les utilisateurs connaissent au moment de chercher : nom, numéro de document, adresse électronique, téléphone ou référence. L’inclusion d’un champ dans la recherche permet de l’interroger ; elle n’accorde aucun droit supplémentaire pour consulter ce champ ou ses fiches.
Astuce : Vérifiez la configuration avec un utilisateur représentatif du métier concerné. Un administrateur et un utilisateur aux droits limités peuvent légitimement obtenir des résultats différents.
2. Régler la recherche de fiches #
Pour chaque champ activé, choisissez comment il participe à la recherche de l’accueil et au panneau de recherche des autres écrans :
| Choix | Utilisation |
|---|---|
| Automatiquement | Le champ est parcouru dès la première recherche. |
| Recherche élargie seulement | Le champ est parcouru lorsque l’utilisateur choisit Élargir la recherche. |
| Exclu | Le champ n’est utilisé ni dans la recherche de l’accueil ni dans le panneau de recherche. |
Un champ décoché reste désactivé, quel que soit le mode affiché. Pour une recherche rapide à comprendre, gardez les noms et références courantes en recherche automatique et réservez les textes plus longs à la recherche élargie lorsque cela correspond à vos usages.
La recherche initiale privilégie le début des valeurs. Élargir la recherche cherche aussi à l’intérieur des valeurs ; cette commande reste donc utile même lorsqu’aucun champ supplémentaire n’a été sélectionné.
Les rubriques et formulaires proposés sont déterminés à partir des accès de l’utilisateur. Ils restent utilisables même si aucun champ de fiche n’a été ouvert à la recherche.
3. Activer l’accueil et les suggestions assistées #
Dans Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités, deux options distinctes sont disponibles :
- Recherche unifiée : affiche par défaut le grand champ de recherche au-dessus des tableaux de bord et active la même recherche dans un panneau sur les autres écrans. Le bouton Rechercher de la barre supérieure et le raccourci Ctrl+K / Cmd+K permettent d’y accéder. Sur l’accueil, lorsque le grand champ est affiché, la barre supérieure affiche une loupe qui le rejoint. Les widgets existants et leur organisation sont conservés.
- Suggestions de recherche assistées : permet de comprendre une phrase pour retrouver une rubrique ou rechercher des fiches selon certains critères métier. Un service d’IA doit être configuré pour que cette aide soit disponible.
Vous pouvez activer la recherche unifiée sans activer les suggestions assistées. La recherche s’appuie alors sur les mots saisis pour retrouver les fiches et les rubriques. Les demandes formulées en langage naturel, comme « factures impayées de septembre 2026 », nécessitent les suggestions assistées ; les filtres de liste restent utilisables dans les deux cas.
Chaque utilisateur choisit ensuite la présentation de son accueil avec Réduire ou Garder sur l’accueil. Ce choix correspond au réglage Afficher la recherche sur l’accueil de sa fiche utilisateur et reste mémorisé pour son compte. Réduire le grand champ conserve l’accès à la recherche depuis la barre supérieure et le raccourci clavier.
Lorsque Recherche unifiée est désactivée, les utilisateurs retrouvent la recherche habituelle de la barre supérieure. La recherche et les filtres propres aux listes restent disponibles quelle que soit cette option.
Le lien Prévisualiser l’accueil permet aux administrateurs autorisés, y compris ceux à accès limité, de découvrir cette présentation avant de l’activer pour les utilisateurs. Cette prévisualisation ne modifie pas leurs tableaux de bord.
Note : Activer les suggestions assistées autorise l’envoi des phrases saisies au service d’IA configuré, avec les informations qu’elles contiennent, notamment les noms, numéros de téléphone et références. Selon le type de suggestion, les libellés et courtes descriptions des destinations autorisées peuvent aussi être transmis. Les fiches trouvées et leurs champs ne sont pas joints à ces demandes de suggestion. Les réglages d’accès aux données restent appliqués par Kafinea.
4. Comprendre une recherche qui se prolonge #
Les résultats arrivent progressivement. Afficher plus de fiches charge une page supplémentaire ; Poursuivre la recherche permet de parcourir d’autres rubriques ou de reprendre un parcours interrompu. Ces commandes évitent d’attendre la fin de toutes les recherches avant d’ouvrir une fiche déjà trouvée.
Un simple résultat paginé n’est pas présenté comme une erreur. Si une recherche est effectivement interrompue ou si une rubrique n’a pas pu être consultée, l’interface indique la situation et propose une suite adaptée. Les résultats déjà trouvés restent utilisables.
Questions fréquentes #
La recherche ne trouve pas une fiche : que vérifier ?
Contrôlez que le module et le champ sont activés, que leur mode autorise la recherche et que l’utilisateur a accès à la fiche dans la société active. Si le champ est réservé à la recherche élargie, demandez à l’utilisateur de choisir Élargir la recherche.
Peut-on chercher par numéro de facture ?
Oui, lorsque le module Factures et son champ de numéro sont inclus dans la recherche. Le numéro complet permet de cibler le document le plus précisément possible.
L’aide assistée donne-t-elle accès à davantage de données ?
Les propositions restent limitées aux rubriques et aux fiches autorisées. Les critères compris à partir d’une phrase sont vérifiés avant d’être exécutés par Kafinea.
Le bloc Critères compris permet à l’utilisateur de vérifier l’interprétation. Le lien Ouvrir cette liste filtrée apparaît lorsque la liste peut reprendre tous les critères ; pour les recherches par client lié et certains textes particuliers, l’utilisateur poursuit depuis les fiches proposées.
L’absence de suggestions assistées empêche-t-elle la recherche ?
Vous pouvez continuer à utiliser la recherche de fiches et de rubriques. L’aide assistée complète les propositions lorsqu’elle est disponible.