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Vous vendez en ligne ? Kafinea se connecte à votre boutique e-commerce pour synchroniser automatiquement votre catalogue et vos commandes, dans les deux sens, sans double saisie.
Deux plateformes sont prises en charge :
- WooCommerce (l’extension e-commerce de WordPress) ;
- PrestaShop.
La configuration et le fonctionnement sont identiques d’une plateforme à l’autre : seule la façon de récupérer la clé de connexion change côté boutique.
1. Ce qui est synchronisé #
La synchronisation fonctionne dans les deux sens.
De Kafinea vers votre boutique (catalogue) :
| Élément | Détail |
|---|---|
| Catégories de la boutique | Publiées dans la boutique, avec leur arborescence |
| Articles | Uniquement ceux marqués « en vente en ligne » (référence, prix hors taxe, nom et description, images) |
| Stock | Quantité disponible d’un emplacement de stockage dédié au e-commerce |
| TVA | Le taux de TVA de chaque article est associé à la règle de taxe correspondante de la boutique |
De votre boutique vers Kafinea (commandes) :
| Élément | Détail |
|---|---|
| Commandes | Chaque commande en ligne devient un bon de commande dans Kafinea |
| Catégories de la boutique | Reprises à l’identique lors d’un import de catalogue, avec leur arborescence |
| Clients | Le client et son contact sont créés ou rattachés automatiquement, et leurs coordonnées actualisées |
| Lignes | Chaque ligne conserve son prix d’origine, sa remise et son taux de TVA |
| Bons de réduction | Repris sur une ligne de remise dédiée, par taux de TVA |
| Frais de port | Ajoutés sur une ligne d’article dédiée |
| Région fiscale | Déduite de l’adresse de livraison de la commande |
2. Les catégories de la boutique #
Le classement marchand de votre boutique est géré dans une liste dédiée, Catégories boutique en ligne : chaque catégorie appartient à une boutique et conserve sa catégorie parente, comme sur votre site.
Ce classement est distinct des familles d’articles, et c’est volontaire : la famille d’articles sert à la gestion (stratégies comptables, comptes de TVA, seuils de taux de marque, tableaux de bord). Vos rubriques de vente en ligne peuvent donc évoluer librement, sans jamais toucher à votre paramétrage comptable.
Concrètement :
- un même article peut figurer dans plusieurs catégories, et être classé différemment sur chaque boutique ;
- ses catégories s’ajoutent et se retirent depuis la fiche article, dans la liste liée Catégories boutique en ligne ;
- lors d’un import de catalogue, la boutique fait référence : Kafinea aligne les catégories de cette boutique sur les vôtres, sans jamais toucher à celles d’une autre boutique ;
- la fiche boutique permet de choisir ce que Kafinea publie comme catégories : les catégories de la boutique ou les familles d’articles, si vous préférez conserver ce fonctionnement.
Bon à savoir : les articles importés depuis une boutique arrivent sans famille d’articles : aucune valeur n’est appliquée par défaut, car la famille détermine la comptabilisation. Le cockpit de la fiche boutique affiche le nombre d’articles en ligne encore sans famille, pour que vous les qualifiiez en une passe.
3. Qui crée les articles ? #
Deux organisations sont possibles, et vous choisissez la vôtre sur la fiche de chaque boutique.
Cas 1 : la boutique peut créer les articles (réglage Créer les articles depuis la boutique activé, comportement par défaut). Si une commande fait référence à un article inconnu de Kafinea, sa fiche est créée automatiquement depuis la boutique. Pratique pour démarrer vite ; la famille d’articles reste à renseigner ensuite.
Cas 2 : le catalogue est géré dans Kafinea (réglage désactivé). Vous créez vos articles dans Kafinea, avec leur famille d’articles et leur paramétrage comptable, puis vous les créez dans la boutique. La boutique se contente alors de lire votre catalogue :
- c’est le code article ou le code-barres qui identifie l’article, jamais son libellé ;
- si le libellé ou la description diffèrent entre la boutique et Kafinea, c’est la fiche de Kafinea qui est conservée sur le bon de commande ;
- le prix reste celui de la boutique, repris tel quel sur la ligne de commande ;
- vos articles arrivent toujours avec la bonne famille d’articles, puisque c’est vous qui les créez ;
- le bouton d’import de catalogue disparaît de l’écran de synchronisation, la boutique n’étant plus autorisée à alimenter votre base articles.
Rapprochement par libellé. Un second réglage, Rapprocher les articles par libellé, détermine si Kafinea peut, en dernier recours, reconnaître un article par son libellé exact lorsque ni le code article ni le code-barres n’ont permis de l’identifier. Sur une base articles importante, deux articles différents peuvent porter le même libellé : désactivez ce réglage si vos codes sont fiables, pour que seuls le code article et le code-barres fassent foi.
L’écran de synchronisation de la boutique rappelle en permanence l’organisation retenue et les clés utilisées pour rapprocher les lignes de commande.
4. Article introuvable : comment le repérer #
Lorsqu’une commande fait référence à un article que Kafinea ne trouve pas dans votre gestion commerciale, la ligne est rattachée à l’article de repli indiqué sur la fiche boutique, afin que rien ne soit perdu de la commande. Trois repères vous permettent de traiter ces cas :
- sur le bon de commande, la ligne concernée porte un commentaire explicite indiquant que l’article n’a pas été trouvé, avec le libellé, le code et le code-barres transmis par la boutique ;
- sur l’écran de synchronisation, la carte Documents à revoir liste les documents importés contenant au moins une ligne de ce type ;
- dans la liste des lignes de documents, un lien depuis cette carte affiche l’ensemble des lignes rattachées à l’article de repli, pour un traitement en une passe.
La marche à suivre est toujours la même : créez l’article manquant dans Kafinea (ou corrigez son code dans la boutique), puis corrigez la ligne du document.
Bon à savoir : cette liste est calculée à partir des documents eux-mêmes. Elle reste donc consultable bien après la synchronisation qui a créé les documents, contrairement aux messages du dernier passage.
5. Qui crée les clients ? #
Comme pour le catalogue, vous décidez sur la fiche de chaque boutique si votre base client est alimentée par la boutique ou tenue dans Kafinea.
Reconnaître le client d’une commande. Le réglage Reconnaissance du client détermine la clé utilisée :
- Réf. client boutique : Kafinea mémorise l’identifiant que la boutique donne à son client dès la première commande. C’est une identité, donc le client est retrouvé même s’il change de nom ou d’adresse e-mail ;
- E-mail : le client est retrouvé par prénom, nom et e-mail. Pratique quand la base client n’a pas été reprise, mais un changement d’e-mail crée alors un doublon ;
- Réf. client boutique, puis e-mail : l’identifiant d’abord, l’e-mail en second recours.
Créer le client s’il est inconnu. Avec le réglage Créer les clients depuis la boutique activé (comportement par défaut), un client inconnu donne lieu à la création automatique d’une fiche client, avec son e-mail, son téléphone et ses adresses de facturation et de livraison, et d’un contact rattaché portant le nom de la personne. Désactivé, la commande est rattachée au client de repli de la boutique avec une alerte : votre base client reste maîtrisée dans Kafinea, sans doublon importé.
Bon à savoir : un contact venu de la boutique n’est jamais rattaché à une société déjà existante qui porterait le même nom. C’est une mesure de sécurité : sans cela, une commande passée sur votre site pourrait donner accès aux données d’un de vos clients.
Actualiser un client déjà connu. À chaque commande, la boutique complète les informations manquantes de la fiche client et de son contact (e-mail, téléphone, adresses de facturation et de livraison) et signale les informations qui diffèrent, sans y toucher : la fiche client est tenue dans Kafinea, et le document porte de toute façon les adresses de la commande.
Si vous préférez que votre site fasse référence sur les coordonnées de vos clients, cochez Mettre à jour les fiches clients depuis la boutique : la boutique remplace alors aussi les valeurs déjà renseignées. Les champs concernés sont toujours les mêmes, sur la fiche client comme sur son contact : e-mail, téléphone, adresse de facturation et adresse de livraison (rue, ville, code postal, région, pays). Le nom, le numéro de TVA, le commercial et les autres informations de la fiche ne sont jamais modifiés par la boutique. Dans les deux cas, chaque écart est tracé dans le journal des synchronisations, avec le nom des champs concernés.
6. Connecter une boutique #
Étape 1 – Récupérer la clé de connexion depuis votre boutique
- WooCommerce : depuis l’administration WordPress, générez une clé d’API (une clé et un mot de passe vous sont fournis).
- PrestaShop : depuis le back-office, rubrique Paramètres avancés > Webservice, activez le service web et créez une clé d’API.
Étape 2 – Créer la boutique dans Kafinea
- Rendez-vous dans Menu principal > Points de vente > Boutiques en ligne.
- Créez une nouvelle boutique, choisissez son type (WooCommerce ou PrestaShop) et renseignez l’adresse de la boutique ainsi que la clé d’API obtenue à l’étape précédente.
- Enregistrez.
Et voilà ! Kafinea peut désormais pousser votre catalogue vers la boutique et récupérer vos commandes.
Astuce : Renseignez un client par défaut, un article par défaut et un emplacement de stock e-commerce sur la fiche boutique : ils servent de valeurs de repli lorsqu’une commande référence un client inconnu ou un article absent du catalogue.
7. Quand la synchronisation a-t-elle lieu ? #
- Automatiquement, à intervalle régulier : Kafinea récupère les nouvelles commandes et met à jour le catalogue de chaque boutique active.
- À la demande, grâce au bouton Synchroniser les boutiques en ligne, placé juste à côté du bouton d’ajout dans la liste des bons de commande (il n’apparaît que si au moins une boutique est active).
Pendant une synchronisation lancée à la demande, un indicateur de chargement s’affiche sur la page. À la fin, Kafinea vous indique le résultat :
- si de nouvelles commandes ont été importées, la liste des bons de commande se recharge automatiquement pour les faire apparaître ;
- s’il n’y a aucune nouvelle commande, un message vous le confirme et la page n’est pas rechargée inutilement.
Note : Une commande déjà importée n’est jamais dupliquée : si la synchronisation est relancée, Kafinea reconnaît la commande et la met simplement à jour.
Retrouver les erreurs des jours précédents #
Comme la synchronisation tourne aussi le week-end et la nuit, l’écran de synchronisation ne se limite pas au dernier passage :
- la carte Points à vérifier affiche les messages du dernier passage, puis, juste en dessous, la liste des synchronisations en erreur des sept derniers jours, avec leur date et un accès à chacune ;
- cette carte ne devient verte que si le dernier passage et cette semaine d’historique sont sans erreur : un incident du samedi reste donc visible le lundi matin, même si les passages du dimanche se sont bien déroulés ;
- le bouton Journal des synchronisations ouvre l’historique complet de la boutique : chaque passage y est conservé avec sa date, son résultat, le nombre de commandes importées et ses messages d’erreur, sans limite de durée ;
- les commandes qui n’ont pas pu être importées restent dans la file d’attente de l’écran de synchronisation jusqu’à ce qu’elles soient effectivement importées, avec leur bouton Rejouer.
Vous disposez ainsi de deux niveaux de lecture : un coup d’œil hebdomadaire sur l’écran de synchronisation, et l’historique complet dès que vous voulez remonter plus loin.
8. Prix, remises et frais de port #
La boutique fait foi sur le montant encaissé. Kafinea ne recalcule pas votre commande : il la reconstitue de façon à retomber exactement sur ce que votre client a payé.
- Le prix d’origine de l’article est repris sur la ligne, et la remise de la boutique est affichée comme telle, en pourcentage ou en montant. Votre client retrouve donc sur le document le prix barré et sa remise, exactement comme sur votre site.
- Si les deux informations ne se recomposent pas au centime, Kafinea inscrit le prix net réellement payé et ajoute sur la ligne une mention lisible par votre client, du type « Remise de 5 % déjà appliquée sur ce prix. » Le montant reste juste dans tous les cas.
- Les frais de port apparaissent sur une ligne d’article dédiée, avec le taux de TVA appliqué par le transporteur de la commande.
- Les différents taux de TVA d’une même commande sont conservés, ligne par ligne, y compris les taux à 0 % (ventes hors Union européenne, exonérations).
Les bons de réduction #
Un bon de réduction porte sur la commande entière, pas sur une ligne. Kafinea le reprend donc sur une ligne de remise dédiée, en négatif, et le répartit entre les taux de TVA présents dans la commande : une commande mêlant du 20 % et du 5,5 % reçoit une ligne de remise par taux, au prorata. La TVA reste ainsi exacte taux par taux, ce qui est la condition d’une déclaration juste.
La ligne porte le nom du bon utilisé quand votre boutique accepte de le communiquer, et l’intitulé générique « Remise commande » sinon.
Pour que ces lignes puissent être créées, renseignez une seule fois le champ Article de remise (bons de réduction) sur la fiche de la boutique : c’est l’article qui portera ces lignes, et c’est lui qui détermine leur comptabilisation. Créez-lui un article dédié, hors suivi de stock, exactement comme pour les frais de port. Tant qu’il n’est pas renseigné, une commande porteuse d’un bon n’est pas importée et l’écran de synchronisation vous invite à le configurer, puis à relancer la commande.
Important : chaque taux de TVA doit correspondre à une règle de taxe connue de Kafinea. Si un taux ne peut pas être rattaché, ou si le taux du port ne peut pas être déterminé, la commande n’est pas importée et le message vous indique le réglage à compléter : aucune valeur par défaut n’est appliquée silencieusement sur une donnée comptable.
9. La région fiscale de la commande #
La TVA d’une vente en ligne dépend du lieu de livraison : métropole, Corse, départements d’outre-mer, autre pays de l’Union européenne, reste du monde. Kafinea déduit la région fiscale de l’adresse de livraison de la commande, à partir du pays et du code postal, et la porte sur le document.
Deux conséquences utiles :
- vous n’avez aucune correspondance à saisir par boutique : Kafinea livre les régions fiscales françaises et une table des pays déjà renseignée, que vous n’avez qu’à corriger si votre activité présente une exception (voir La configuration des taxes) ;
- une commande d’un pays absent de votre paramétrage est importée quand même, avec le taux facturé par la boutique. Un message vous nomme le pays concerné, pour que vous complétiez le paramétrage avant les commandes suivantes.
Si le taux facturé par la boutique diffère de celui de la région fiscale du document, Kafinea conserve le taux de la boutique (c’est lui qui a été encaissé) et vous le signale, en nommant le pays. Vous décidez alors si c’est le paramétrage de Kafinea ou celui de la boutique qui doit évoluer.
10. Un document qui ne retombe pas sur le montant encaissé #
À chaque import, Kafinea compare le total du document qu’il vient de créer au montant réellement encaissé par la boutique, hors taxe et taxe comprise. La commande est conservée dans tous les cas : elle a été payée, elle doit rester visible dans votre gestion.
Si les deux montants diffèrent, même d’un centime, le document est signalé en écart :
- un bandeau s’affiche en tête du document : « Ce document ne correspond pas au montant encaissé sur la boutique », avec le montant de la boutique et l’écart constaté ;
- le document porte le champ Écart de montant boutique, sur lequel vous pouvez filtrer et créer une vue de liste ;
- l’écran de synchronisation affiche l’indicateur Réconciliation des montants : nombre de commandes en écart et écart cumulé sur les 7 et 30 derniers jours, avec un accès direct à la liste ;
- le bouton Rejouer les documents en écart relance l’import de toutes ces commandes en une fois, une fois la cause corrigée.
La marche à suivre est toujours la même : corrigez ce que le message désigne (un prix, le port, l’article de remise, un taux de TVA), puis rejouez. Le document est réécrit et le bandeau disparaît dès qu’il retombe sur le montant encaissé.
Bon à savoir : aucun arrondi de complaisance n’est appliqué. L’exigence est le centime exact, ce qui vous garantit que vos totaux de gestion sont ceux de votre encaissement.
11. Questions fréquentes #
Tous mes articles sont-ils publiés en ligne ?
Non. Seuls les articles explicitement marqués « en vente en ligne » sont poussés vers la boutique.
Comment le stock est-il géré ?
Kafinea pousse la quantité disponible d’un emplacement de stockage dédié au e-commerce. La sortie de stock lors d’une vente s’appuie sur le bon de livraison habituel, et la quantité est réactualisée à chaque synchronisation.
Puis-je connecter plusieurs boutiques ?
Oui. Chaque boutique dispose de sa propre fiche et de sa propre clé de connexion, et est synchronisée indépendamment.
Que se passe-t-il si une commande référence un article inconnu de Kafinea ?
Si la boutique est autorisée à créer les articles, sa fiche est créée automatiquement. Sinon, la ligne utilise l’article de repli de la boutique et conserve en commentaire le libellé, le code et le code-barres d’origine, afin de ne rien perdre de la commande : voir Article introuvable : comment le repérer.
Un client qui déménage voit-il son adresse mise à jour dans Kafinea ?
Seulement si vous le demandez. Par défaut, la boutique complète les informations manquantes et signale celles qui diffèrent, sans modifier ce que vous avez saisi. Cochez Mettre à jour les fiches clients depuis la boutique sur la fiche boutique pour que le site fasse référence sur l’e-mail, le téléphone et les adresses de facturation et de livraison : voir Qui crée les clients ?
Les erreurs de synchronisation sont-elles conservées ?
Oui. Chaque passage est enregistré dans le journal des synchronisations de la boutique, avec son résultat et ses messages : rien n’est effacé par les passages suivants. L’écran de synchronisation met en avant les erreurs des sept derniers jours, et le journal vous permet de remonter aussi loin que nécessaire.
Quels droits accorder à la clé de connexion ?
Appliquez le principe du moindre privilège : accordez à la clé la lecture et l’écriture sur les catégories, les articles, le stock et les images (pour publier votre catalogue), et la lecture seule sur les commandes, les clients et les adresses (pour récupérer vos ventes). Les autres droits sont inutiles. Pensez en particulier à autoriser la lecture des images : sans ce droit, la boutique répond que la lecture des images est interdite et Kafinea ne peut pas récupérer les visuels de vos articles.
Note : Sur PrestaShop, ces droits se règlent lors de la création de la clé, dans Paramètres avancés > Webservice ; le connecteur n’effectue jamais de suppression sur votre boutique.
Ma boutique est protégée par un mot de passe supplémentaire et la connexion échoue.
Certains sites (souvent en préproduction) sont masqués derrière un mot de passe d’accès posé au niveau du serveur web, qui s’ajoute à la clé d’API. Les deux protections reposent sur le même mécanisme et entrent en conflit : la synchronisation renvoie alors une erreur d’authentification, même si la clé est correcte. Demandez à l’administrateur du serveur de rendre l’adresse de l’API accessible (en excluant le chemin de l’API de la protection par mot de passe, ou en ajoutant la clé d’API comme identifiant autorisé). Une fois l’API joignable avec la seule clé, la synchronisation fonctionne normalement.
Le total d’une commande importée diffère de quelques centimes du total affiché sur ma boutique. Est-ce normal ?
Non, et Kafinea vous le signale. L’exigence est le centime exact : le document est importé, puis marqué en écart avec le montant encaissé et l’écart constaté, jusqu’à ce que la cause soit corrigée et la commande rejouée (voir Un document qui ne retombe pas sur le montant encaissé). Pour comprendre d’où viennent ces différences de calcul entre deux logiciels, voir Les écarts d’arrondi de TVA entre logiciels.
Comment un bon de réduction apparaît-il sur le bon de commande ?
Sur une ligne de remise dédiée, en négatif, avec le nom du bon lorsque la boutique le transmet. Si la commande comporte plusieurs taux de TVA, la remise est répartie entre eux au prorata, ce qui donne une ligne de remise par taux et une TVA juste taux par taux.