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Menu principal > Points de vente > Boutiques en ligne
Vous vendez en ligne ? Kafinea se connecte à votre boutique e-commerce pour synchroniser automatiquement votre catalogue et vos commandes, dans les deux sens, sans double saisie.
Deux plateformes sont prises en charge :
- WooCommerce (l’extension e-commerce de WordPress) ;
- PrestaShop.
La configuration et le fonctionnement sont identiques d’une plateforme à l’autre : seule la façon de récupérer la clé de connexion change côté boutique.
1. Ce qui est synchronisé #
La synchronisation fonctionne dans les deux sens.
De Kafinea vers votre boutique (catalogue) :
| Élément | Détail |
|---|---|
| Familles d’articles | Créées comme catégories dans la boutique |
| Articles | Uniquement ceux marqués « en vente en ligne » (référence, prix hors taxe, nom et description, images) |
| Stock | Quantité disponible d’un emplacement de stockage dédié au e-commerce |
| TVA | Le taux de TVA de chaque article est associé à la règle de taxe correspondante de la boutique |
De votre boutique vers Kafinea (commandes) :
| Élément | Détail |
|---|---|
| Commandes | Chaque commande en ligne devient un bon de commande dans Kafinea |
| Clients | Le client et son adresse sont créés ou rattachés automatiquement |
| Lignes | Chaque ligne conserve son taux de TVA et sa remise éventuelle |
| Frais de port | Ajoutés sur une ligne d’article dédiée |
2. Connecter une boutique #
Étape 1 – Récupérer la clé de connexion depuis votre boutique
- WooCommerce : depuis l’administration WordPress, générez une clé d’API (une clé et un mot de passe vous sont fournis).
- PrestaShop : depuis le back-office, rubrique Paramètres avancés > Webservice, activez le service web et créez une clé d’API.
Étape 2 – Créer la boutique dans Kafinea
- Rendez-vous dans Menu principal > Points de vente > Boutiques en ligne.
- Créez une nouvelle boutique, choisissez son type (WooCommerce ou PrestaShop) et renseignez l’adresse de la boutique ainsi que la clé d’API obtenue à l’étape précédente.
- Enregistrez.
Et voilà ! Kafinea peut désormais pousser votre catalogue vers la boutique et récupérer vos commandes.
Astuce : Renseignez un client par défaut, un article par défaut et un emplacement de stock e-commerce sur la fiche boutique : ils servent de valeurs de repli lorsqu’une commande référence un client inconnu ou un article absent du catalogue.
3. Quand la synchronisation a-t-elle lieu ? #
- Automatiquement, à intervalle régulier : Kafinea récupère les nouvelles commandes et met à jour le catalogue de chaque boutique active.
- À la demande, grâce au bouton Synchroniser les boutiques en ligne, placé juste à côté du bouton d’ajout dans la liste des bons de commande (il n’apparaît que si au moins une boutique est active).
Pendant une synchronisation lancée à la demande, un indicateur de chargement s’affiche sur la page. À la fin, Kafinea vous indique le résultat :
- si de nouvelles commandes ont été importées, la liste des bons de commande se recharge automatiquement pour les faire apparaître ;
- s’il n’y a aucune nouvelle commande, un message vous le confirme et la page n’est pas rechargée inutilement.
Note : Une commande déjà importée n’est jamais dupliquée : si la synchronisation est relancée, Kafinea reconnaît la commande et la met simplement à jour.
4. TVA, remises et frais de port #
Kafinea reproduit fidèlement le détail commercial de chaque commande :
- Plusieurs taux de TVA dans une même commande sont conservés, ligne par ligne.
- Les remises appliquées sur une ligne (en pourcentage ou en montant) sont reprises telles quelles.
- Les frais de port apparaissent sur une ligne d’article dédiée, avec leur propre taux de TVA.
- Les ventes hors taxe ou à l’export conservent le taux (0 % ou exonéré) issu de la commande.
Important : Pour garantir l’exactitude comptable, chaque taux de TVA doit correspondre à une règle de taxe connue. Si un taux ne peut pas être rattaché, la synchronisation s’interrompt et le signale plutôt que d’appliquer un taux par défaut erroné.
5. Questions fréquentes #
Tous mes articles sont-ils publiés en ligne ?
Non. Seuls les articles explicitement marqués « en vente en ligne » sont poussés vers la boutique.
Comment le stock est-il géré ?
Kafinea pousse la quantité disponible d’un emplacement de stockage dédié au e-commerce. La sortie de stock lors d’une vente s’appuie sur le bon de livraison habituel, et la quantité est réactualisée à chaque synchronisation.
Puis-je connecter plusieurs boutiques ?
Oui. Chaque boutique dispose de sa propre fiche et de sa propre clé de connexion, et est synchronisée indépendamment.
Que se passe-t-il si une commande référence un article inconnu de Kafinea ?
La ligne utilise l’article par défaut de la boutique et conserve le libellé d’origine en commentaire, afin de ne rien perdre de la commande.
Quels droits accorder à la clé de connexion ?
Appliquez le principe du moindre privilège : accordez à la clé la lecture et l’écriture sur les catégories, les articles, le stock et les images (pour publier votre catalogue), et la lecture seule sur les commandes, les clients et les adresses (pour récupérer vos ventes). Les autres droits sont inutiles. Pensez en particulier à autoriser la lecture des images : sans ce droit, la boutique répond que la lecture des images est interdite et Kafinea ne peut pas récupérer les visuels de vos articles.
Note : Sur PrestaShop, ces droits se règlent lors de la création de la clé, dans Paramètres avancés > Webservice ; le connecteur n’effectue jamais de suppression sur votre boutique.
Ma boutique est protégée par un mot de passe supplémentaire et la connexion échoue.
Certains sites (souvent en préproduction) sont masqués derrière un mot de passe d’accès posé au niveau du serveur web, qui s’ajoute à la clé d’API. Les deux protections reposent sur le même mécanisme et entrent en conflit : la synchronisation renvoie alors une erreur d’authentification, même si la clé est correcte. Demandez à l’administrateur du serveur de rendre l’adresse de l’API accessible (en excluant le chemin de l’API de la protection par mot de passe, ou en ajoutant la clé d’API comme identifiant autorisé). Une fois l’API joignable avec la seule clé, la synchronisation fonctionne normalement.
Le total d’une commande importée diffère de quelques centimes du total affiché sur ma boutique. Est-ce normal ?
Oui, cela peut arriver ponctuellement et ce n’est pas une erreur : voir Les écarts d’arrondi de TVA entre logiciels pour comprendre pourquoi et comment Kafinea le gère.