📍 Où trouver ce module ?
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Introduction #
Le module Feuilles de temps permet d’enregistrer les heures travaillées par vos collaborateurs. Chaque feuille de temps correspond à une période de travail avec ses horaires de début, de fin et de pause. Le module est accessible via Ressources humaines > Feuilles de temps.
Les feuilles de temps alimentent le suivi du temps de travail et peuvent être liées aux bulletins de paie.
1. Créer une feuille de temps #
Cliquez sur Ajouter une feuille de temps depuis la liste du module ou depuis la fiche d’une personne.
Informations générales :
- Personne : le collaborateur concerné (obligatoire)
- Date : la date de la journée de travail
Temps :
- Heure de début : l’heure d’arrivée
- Heure de fin : l’heure de départ
- Temps de pause : la durée de pause (déduite du temps de travail)
- Temps : le temps de travail effectif (calculé automatiquement)
Paie :
- Bulletin de paie : le lien vers le bulletin de paie correspondant, le cas échéant
Bon à savoir : Les collaborateurs peuvent saisir leurs propres feuilles de temps via le portail collaborateur (extranet), ce qui simplifie la collecte des heures.
2. Suivi du temps #
Les feuilles de temps permettent de :
- Suivre les heures travaillées par collaborateur et par période
- Identifier les heures supplémentaires
- Préparer les éléments variables de paie
3. Marquage automatique des absences #
Kafinea dispose d’un mécanisme automatique qui permet de marquer comme absentes les personnes affectées à une tâche de projet qui n’ont pas rempli leur feuille de temps. Ce traitement est déclenché par un workflow sur les tâches de projet.
Fonctionnement :
- Lorsqu’une tâche de projet atteint une certaine échéance ou un certain statut, le système vérifie si les personnes affectées ont bien saisi une feuille de temps pour la période concernée
- Les personnes sans feuille de temps sont automatiquement marquées comme absentes dans leur participation au projet
Important : Ce mécanisme ne crée pas de demande de congé. Il met à jour le statut de la participation de la personne à la tâche de projet. La régularisation de l’absence (saisie d’une feuille de temps ou d’une demande de congé) reste à la charge du collaborateur ou du gestionnaire RH.
4. Finalisation d’une feuille de temps #
La finalisation verrouille définitivement une feuille de temps : une fois finalisée, elle ne peut plus être modifiée. Cette action est irréversible.
Pourquoi finaliser ?
- Garantir l’intégrité des données de temps de travail après validation
- Empêcher toute modification ultérieure (correction accidentelle, fraude)
- Déclencher la numérotation définitive du document
Comment finaliser manuellement ?
Depuis la fiche d’une feuille de temps, cliquez sur le bouton Finaliser. La feuille de temps est alors verrouillée.
Finalisation automatique via un workflow
Il est également possible de déclencher la finalisation automatiquement via un workflow. Par exemple, vous pouvez configurer un workflow qui finalise automatiquement toutes les feuilles de temps d’une période donnée une fois la paie clôturée.
5. Questions fréquentes #
Le temps de travail est-il calculé automatiquement ?
Oui, le temps de travail effectif est calculé à partir de l’heure de début, l’heure de fin et le temps de pause.
Les feuilles de temps sont-elles liées aux projets ?
Les feuilles de temps sont liées aux personnes. Pour le suivi du temps par projet, utilisez les tâches de projet qui disposent de leur propre suivi de temps.
Comment exporter les feuilles de temps pour la paie ?
Utilisez la fonction d’export depuis la liste des feuilles de temps. Vous pouvez filtrer par période et par personne avant d’exporter.
Peut-on saisir plusieurs feuilles de temps pour une même tâche de projet ?
Oui. Une personne n’a qu’une seule participation par tâche de projet, mais cette participation peut comporter plusieurs feuilles de temps (par exemple une par journée ou par créneau travaillé). C’est le moyen prévu pour enregistrer plusieurs sessions de travail sur une même tâche — il ne faut pas créer plusieurs participations pour cela.