📍 ¿Cómo acceder a esta funcionalidad?
Menú principal > Ventas > Pedidos de cliente > abrir un pedido > bloque «Facturación recurrente»
La facturación recurrente permite generar automáticamente facturas de cliente a intervalos regulares a partir de un pedido de cliente. Este modo es especialmente adecuado para suscripciones, contratos de mantenimiento, alquileres o cualquier prestación facturada de forma periódica.
La recurrencia se configura directamente en el pedido de cliente: usted define una frecuencia, un periodo y el contenido de las facturas, y luego Kafinea se encarga de emitirlas con el tiempo, sin intervención manual.
1. Activar la recurrencia #
- Abra el pedido de cliente correspondiente (Menú principal > Ventas > Pedidos de cliente)
- En el bloque Facturación recurrente, active la opción Activar la recurrencia
- Configure los parámetros básicos:
- Frecuencia: diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual
- Inicio / Fin: el periodo durante el cual se generarán las facturas
- Vencimiento: el plazo de pago aplicado a las facturas generadas (p. ej.: neto 30 días, neto 45 días, neto 60 días)
- Estado de la factura: el estado inicial asignado a cada factura generada (p. ej.: Creada automáticamente, Enviada, etc.)
Consejo: la facturación recurrente se basa en un pedido de cliente. Si factura una suscripción, cree primero el pedido con las líneas de productos o servicios correspondientes y, a continuación, active la recurrencia en él.
2. Asunto dinámico de las facturas #
El campo Asunto de facturación recurrente permite definir una plantilla de título para las facturas generadas. Esta plantilla puede contener variables dinámicas que se sustituirán automáticamente por los valores correspondientes a la fecha de la factura:
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{YYYY} |
Año con 4 cifras | 2026 |
{YY} |
Año con 2 cifras | 26 |
{MM} |
Mes con 2 cifras | 03 |
{MMM} |
Nombre del mes | Marzo |
{DD} |
Día con 2 cifras | 01 |
{Q} |
Trimestre (1 a 4) | 1 |
Ejemplo: el asunto Abonnement {MMM} {YYYY} generará facturas tituladas «Suscripción Marzo 2026», «Suscripción Abril 2026», etc.
Conviene saberlo: puede forzar el idioma del nombre del mes añadiendo
{lang_xx_xx}en el asunto (p. ej.:{lang_en_us}para obtener los meses en inglés).
3. Preferencia de fecha del documento #
El campo Preferencia de fecha del documento permite controlar con precisión la fecha que se indicará en cada factura generada. Las opciones disponibles son:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Fecha de generación | La factura lleva la fecha del día en que el sistema la genera efectivamente |
| Último día del periodo anterior | P. ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura estará fechada el 31 de marzo |
| Primer día del periodo en curso | P. ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura estará fechada el 1 de abril |
| Último día del periodo en curso | P. ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura estará fechada el 30 de abril |
| Primer día del próximo periodo | P. ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura estará fechada el 1 de mayo |
| Último día del próximo periodo | P. ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura estará fechada el 31 de mayo |
Conviene saberlo: la noción de «periodo» se adapta automáticamente a la frecuencia elegida. Para una recurrencia trimestral, el periodo corresponde a un trimestre; para una recurrencia anual, a un año, etc.
4. Adición automática de consumos #
La facturación recurrente puede integrar automáticamente los consumos (registros de uso) registrados en Kafinea. Tres parámetros permiten configurar este comportamiento:
- Adición de consumos: elija añadir los consumos del periodo de la fecha de la factura, del periodo anterior o no añadir ninguno
- Filtrado de consumos: seleccione un filtro personalizado para restringir los consumos que se incluirán
- Agrupación de consumos: agrupe las líneas de consumo por periodo o por mes
Conviene saberlo: esta funcionalidad es especialmente útil para contratos del tipo «suscripción + consumo variable» (p. ej.: tarifa telefónica, alquiler de material con contador, etc.). Para saber más, consulte La facturación de consumos de artículos.
5. Facturar a la casa matriz #
La opción Facturar a la casa matriz permite redirigir automáticamente la facturación a la cuenta principal (casa matriz) del cliente. Cuando esta opción está activada, las facturas generadas por la recurrencia se emitirán a nombre de la cuenta principal en lugar de a nombre de la cuenta de cliente del pedido.
6. Generación automática y puesta al día #
Una vez activada la recurrencia, el sistema genera automáticamente una factura según la frecuencia definida. Las facturas generadas se vinculan al pedido original y retoman las mismas líneas de productos, importes e impuestos.
Importante: la facturación recurrente se ejecuta mediante un proceso automático en segundo plano. Si el proceso se interrumpe, las facturas que falten se pondrán al día automáticamente en la siguiente ejecución: el sistema detecta los vencimientos pasados no tratados y genera todas las facturas correspondientes.
7. Panel de control de seguimiento #
Kafinea ofrece un panel de control dedicado, Análisis de la facturación recurrente, accesible desde la lista de Facturas de cliente (Menú principal > Ventas > Facturas de cliente, menú de acciones de la lista). Permite supervisar el conjunto de pedidos con recurrencia activa y muestra para cada pedido:
- El cliente, el importe y la frecuencia
- La próxima fecha de generación y la fecha ajustada según la preferencia
- Las facturas ya generadas para el periodo en curso
- Las anomalías detectadas automáticamente: factura faltante, duplicado, diferencia de importe, dirección de correo electrónico faltante, incoherencia de cuenta u organización
Conviene saberlo: este panel de control es una herramienta valiosa para asegurarse de que la facturación recurrente funciona correctamente e identificar rápidamente las situaciones que requieren una intervención.
8. Detener la recurrencia #
Para detener la generación automática de facturas, abra el pedido correspondiente y:
- desactive la opción Activar la recurrencia, o
- modifique la Fecha de fin para fijar el término de la recurrencia.
Conviene saberlo: incluso después de finalizar el pedido, los parámetros de recurrencia siguen siendo modificables (activación, frecuencia, fechas, preferencias). Esto permite ajustar la facturación recurrente sin tener que crear un nuevo pedido.
9. Preguntas frecuentes #
¿En qué documento se activa la facturación recurrente? #
En un pedido de cliente. La recurrencia se configura en el bloque Facturación recurrente de la ficha del pedido.
¿Qué ocurre si el servidor estaba apagado en el vencimiento de una factura? #
No se pierde ninguna factura. El proceso automático pone al día los vencimientos pasados no tratados en su próxima ejecución y genera las facturas que falten.
¿Se pueden incluir consumos variables en las facturas recurrentes? #
Sí. El bloque Facturación recurrente permite añadir automáticamente los consumos del periodo, con opciones de filtrado y agrupación.
¿Cómo comprobar que todo funciona correctamente? #
Utilice el panel de control Análisis de la facturación recurrente, que lista los pedidos recurrentes activos y señala automáticamente las anomalías.