📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Herramientas
Introducción #
Kafinea integra un servicio de firma electrónica que permite firmar documentos directamente desde la aplicación, sin impresión ni envío postal. Los documentos se envían a los firmantes por correo electrónico y se firman en línea con validez legal. Esta funcionalidad es accesible desde las fichas de los documentos pertinentes (presupuestos, contratos, etc.).
1. Enviar un documento para firmar #
Desde la ficha de un registro que disponga de una plantilla de documento PDF (presupuesto, orden de compra, contrato…):
- Genere el documento PDF a través del botón Exportar PDF
- Utilice la acción Firma electrónica para iniciar el proceso
- Introduzca los firmantes (nombre, correo electrónico) y las ubicaciones de firma en el documento
- Envíe la solicitud de firma
El firmante recibe un correo electrónico con un enlace seguro para consultar y firmar el documento en línea.
2. Seguimiento de las firmas #
Desde Kafinea, puede seguir el estado de cada solicitud de firma:
- Pendiente: el documento ha sido enviado, a la espera de firma
- Firmado: todos los firmantes han firmado el documento
- Rechazado: un firmante ha rechazado firmar
- Expirado: el plazo de firma ha vencido
Una vez firmado, el documento final con las firmas se archiva automáticamente en Kafinea.
3. Validez legal #
La firma electrónica ofrecida por Kafinea tiene una validez legal reconocida por el reglamento europeo eIDAS. El documento firmado está sellado con fecha y se genera un certificado de firma, garantizando la integridad del documento y la identidad de los firmantes.
Importante: La firma electrónica tiene la misma validez legal que una firma manuscrita para la mayoría de los actos comerciales (presupuestos, contratos, órdenes de compra). Algunos actos específicos pueden requerir una firma cualificada.
4. Firma automática mediante flujos de trabajo #
La firma electrónica puede ser activada automáticamente por un flujo de trabajo, sin intervención manual. Este es el caso, en particular, de los contratos de trabajo: cuando una persona es asignada a un proyecto, Kafinea puede generar automáticamente el contrato, bloquearlo y luego enviar la solicitud de firma al firmante.
Este proceso automatizado se detalla en la página Las plantillas de contratos de trabajo.
Es bueno saberlo: La automatización de la firma mediante flujo de trabajo es especialmente adecuada para organizaciones que gestionan un gran volumen de documentos a firmar (contratos cortos, misiones temporales, etc.).
5. Preguntas frecuentes #
¿El firmante necesita una cuenta de Kafinea?
No, el firmante recibe un enlace por correo electrónico y puede firmar directamente desde su navegador, sin crear una cuenta.
¿Puedo enviar un documento a varios firmantes?
Sí, puede definir varios firmantes con un orden de firma si es necesario.
¿El documento firmado es modificable?
No, una vez firmado, el documento está sellado y no puede ser modificado. Cualquier intento de modificación invalidaría la firma.