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Introducción #
Esta guía le acompaña en el uso del portal extranet de Kafinea para gestionar sus vacaciones y ausencias. Desde su espacio personal, usted puede:
- Consultar sus saldos de vacaciones en tiempo real
- Enviar solicitudes de ausencia
- Seguir el estado de sus solicitudes
1. Consultar sus saldos de vacaciones #
Acceder al widget «Mis saldos de vacaciones» #
- Inicie sesión en su espacio extranet
- En el tablero (página de inicio), el widget «Mis saldos de vacaciones» muestra automáticamente sus derechos.
- Hay un botón de acción rápida disponible en la parte inferior del widget:
- Gestionar mis ausencias: le redirige a la lista completa de sus solicitudes de ausencia.
Comprender la información mostrada #
| Columna | Significado |
|---|---|
| Tipo de ausencia | El tipo de ausencia en cuestión (Vacaciones, RTT, etc.) |
| Periodo | El año de vacaciones en curso para este tipo |
| Devengado | El número total de días u horas que ha acumulado |
| Reservado | Los días u horas ya reservados por sus solicitudes validadas futuras |
| Disponible | Los días u horas que aún puede solicitar |
¿Cómo se calcula el saldo «Disponible»? #
Disponible = Acquis - Réservé
Ejemplo:
Usted tiene 25 días devengados y 5 días ya reservados para vacaciones futuras
→ Todavía tiene 20 días disponibles para solicitar
El año de vacaciones #
Información útil: Cada tipo de ausencia puede tener su propio periodo anual.
Ejemplos comunes:
- Vacaciones pagadas: Del 1 de junio al 31 de mayo del año siguiente
- RTT: Del 1 de enero al 31 de diciembre (año natural)
Esto significa que sus vacaciones del periodo actual cubren, por ejemplo, el periodo del 01-06-2025 al 31-05-2026, mientras que sus RTT cubren el año natural 2026.
2. Realizar una solicitud de ausencia #
Paso 1: Crear su solicitud #
- Acceda al módulo Solicitudes de ausencia desde el menú principal
- Haga clic en “Nueva solicitud”
- Complete la información general:
- Primer día de ausencia: La fecha de inicio de su ausencia
- Último día de ausencia: La fecha de finalización de su ausencia
- Unidad de duración: Elija entre Días u Horas según el tipo de ausencia
Importante: La Unidad de duración es obligatoria. Mientras no se complete, la solicitud no podrá calcularse ni enviarse.
Ausencias en días: gestionar las medias jornadas #
Si su ausencia se cuenta en días, puede especificar:
| Campo | Opciones | Utilidad |
|---|---|---|
| Salida | La mañana / La tarde | Indica si se va por la mañana (día completo) o por la tarde (media jornada) |
| Regreso | La tarde / El día siguiente | Indica si regresa por la tarde (media jornada) o al día siguiente (día completo) |
Ejemplos:
- Ausencia de lunes a viernes, salida por la mañana, regreso al día siguiente → 5 días completos
- Ausencia el lunes, salida por la tarde, regreso al día siguiente → 0,5 días (solo tarde)
- Ausencia de lunes a martes, salida por la mañana, regreso por la tarde → 1,5 días
Ausencias en horas #
Para ciertos tipos de ausencia (cita médica, ausencia corta, etc.), puede introducir una duración en horas:
- Seleccione Horas como unidad de duración
- Indique el número de horas en el detalle de su solicitud
Importante: Las ausencias en horas deben ser en un solo día. Para ausencias de varios días, utilice la unidad «Días».
Cambiar la unidad durante la introducción de datos #
Si cambia la unidad cuando ya hay líneas presentes:
- Una confirmación le indicará que las líneas se eliminarán.
- Si confirma, las líneas se restablecen y la unidad cambia.
- Si cancela, la unidad permanece sin cambios y se conservan sus líneas.
Paso 2: Añadir el detalle de su ausencia #
Una solicitud de ausencia puede contener varios tipos de ausencia diferentes. Por ejemplo, puede combinar vacaciones y RTT en una misma solicitud si su saldo de vacaciones es insuficiente.
Para cada línea de detalle:
- Haga clic en “Añadir un tipo de ausencia”
- Seleccione el tipo de ausencia deseado (Vacaciones, RTT, etc.)
- Complete la línea según la unidad:
- En Días: introduzca Primer día / Último día de la línea (la cantidad se calcula automáticamente)
- En Horas: introduzca la cantidad en horas
Ejemplo de solicitud combinada:
Desea solicitar 10 días de vacaciones pero solo le quedan 7 días de vacaciones pagadas.
Puede crear una solicitud con:
- Línea 1: Vacaciones – segmento de inicio del periodo
- Línea 2: RTT – segmento de fin del periodo
El sistema calcula automáticamente la cantidad descontada de cada línea según las fechas y el modo de cálculo del tipo de ausencia.
Importante: El total de las líneas debe corresponder a la duración total de su ausencia.
Ayuda para completar y controles automáticos (nuevo) #
Al introducir una solicitud en días, la extranet le ayuda a evitar errores:
- El resumen muestra los contadores del periodo (días naturales, laborables, hábiles, festivos, fin de semana) y la información de Salida/Regreso.
- Los contadores de Festivos y Fin de semana se muestran incluso cuando están a
0. - En modo Días, la cantidad de la línea se calcula automáticamente a partir de las fechas de la línea.
- Cada línea muestra un resumen del cálculo: periodo, modo de cómputo (laborables / hábiles / naturales), días naturales, laborables, hábiles, festivos, fin de semana y descontados.
- En modo Días, las líneas deben estar ordenadas, sin solapamientos y sin huecos.
- En modo Horas, todas las líneas deben ser en la misma fecha y el total no puede superar las 24 h.
- El sistema bloquea el guardado si las líneas no cubren exactamente el periodo solicitado.
- Se muestra un mensaje claro si el periodo es incoherente o imposible de calcular.
Paso 3: Enviar y esperar la validación #
Una vez creada su solicitud:
- Está en estado “En espera de validación”
- Será revisada por su responsable o el departamento de RR. HH.
- Se le notificará la decisión
Paso 4: Seguir sus solicitudes #
Sus solicitudes pueden tener los siguientes estados:
| Estado | Significado | ¿Modificable? |
|---|---|---|
| En espera de validación | Su solicitud está en proceso de tramitación | ✅ Sí |
| Aceptada | Su solicitud ha sido validada ✓ | ❌ No |
| Rechazada | Su solicitud ha sido rechazada ✗ | ❌ No |
Información útil: Solo las solicitudes en espera de validación pueden modificarse o eliminarse. En cuanto una solicitud ha sido tramitada (aceptada o rechazada), los botones Modificar y Eliminar desaparecen y un banner informativo le indica que la solicitud ya no puede modificarse.
3. Impacto en sus saldos #
Cuando su solicitud es aceptada #
En cuanto su solicitud pasa al estado “Aceptada”:
- Los días u horas correspondientes quedan inmediatamente reservados
- Su saldo “Disponible” disminuye en consecuencia
- Su saldo “Devengado” permanece sin cambios
Ejemplo:
Antes: 25 días devengados, 0 reservados → 25 disponibles
Usted solicita 5 días de vacaciones que son aceptados:
- Devengado: 25 días (sin cambios)
- Reservado: 5 días
- Disponible: 20 días
Solicitud con varios tipos de ausencia #
Si su solicitud combina varios tipos de ausencia, cada tipo se ve afectado por separado:
Ejemplo:
Solicitud aceptada: 7 días de vacaciones + 3 días de RTT
- Saldo Vacaciones: -7 días reservados
- Saldo RTT: -3 días reservados
Cuando su solicitud es cancelada #
Si se cancela una solicitud aceptada:
- Los días u horas reservados quedan liberados
- Su saldo “Disponible” aumenta de nuevo
Cuando se disfrutan las vacaciones #
Una vez que ha pasado su periodo de vacaciones:
- Los días pasan de «Reservado» a «Consumido»
- Su saldo «Devengado» disminuye
- Este proceso es automático
4. Casos particulares #
Solicitud que abarca dos años de vacaciones #
Si su solicitud de ausencia abarca dos años de vacaciones diferentes (por ejemplo, una solicitud de vacaciones del 25 de mayo al 5 de junio), el sistema gestiona automáticamente el desglose:
- Una parte se imputará al año de vacaciones en curso
- La otra parte al año siguiente
Sus saldos se actualizarán en consecuencia para cada periodo.
Tipos de ausencia sin consumo de derechos #
Ciertos tipos de ausencia no afectan a sus saldos de vacaciones:
- Baja por enfermedad
- Baja por maternidad/paternidad
- Eventos familiares
Estas ausencias se registran en el sistema pero no descuentan sus derechos de vacaciones.
5. Preguntas frecuentes #
No veo el widget «Mis saldos de vacaciones» #
El widget solo aparece si:
- El módulo de gestión de ausencias está activado para su perfil
- Tiene al menos un tipo de ausencia que consume derechos
Si cree que debería tener acceso, contacte con su departamento de RR. HH.
¿Puedo combinar varios tipos de ausencia en una sola solicitud? #
¡Sí! Una solicitud de ausencia puede contener varias líneas de detalle con diferentes tipos de ausencia. Esto es útil, por ejemplo, si su saldo de vacaciones es insuficiente y desea completarlo con RTT.
¿Puedo modificar una solicitud ya tramitada? #
No. En cuanto una solicitud ha sido aceptada o rechazada, ya no puede modificarse ni eliminarse desde la extranet. El sistema se lo indica claramente:
- Los botones Modificar y Eliminar ya no se muestran
- Un banner con un icono de candado le informa de que la solicitud ya ha sido tramitada
Si necesita corregir una solicitud ya tramitada:
- Contacte con su responsable o el departamento de RR. HH. para cancelar la solicitud existente
- Cree una nueva solicitud con la información correcta
¿Cuál es la diferencia entre «Días» y «Horas»? #
- Días: Para ausencias de un día o más (vacaciones, RTT clásicos). Puede utilizar medias jornadas.
- Horas: Para ausencias cortas (cita médica, etc.). La duración se cuenta en horas y debe ser en un solo día.
¿Por qué el número de días descontados es diferente del número de días naturales? #
El cálculo de los días de ausencia depende de la configuración del tipo de ausencia:
- Algunos tipos cuentan únicamente los días laborables (lunes→viernes): los fines de semana no se descuentan
- Otros cuentan los días hábiles (lunes→sábado)
- Otros cuentan todos los días naturales
Además, los días festivos pueden excluirse del cómputo según la configuración de su empresa.
Ejemplo: Si solicita del viernes al lunes en modo «Días laborables», solo se descontarán 2 días (viernes y lunes), quedando excluido el fin de semana.
¿Cuándo se actualizan mis derechos? #
- Devengo: Según las reglas de su empresa (generalmente cada mes)
- Reserva: En cuanto se valida su solicitud
- Consumo: Automáticamente después de la fecha de finalización de su ausencia
¿Por qué mi saldo «Disponible» es diferente de mi saldo «Devengado»? #
El saldo «Disponible» tiene en cuenta sus vacaciones ya validadas pero aún no disfrutadas. Si tiene solicitudes aceptadas para fechas futuras, esos días están «reservados» y ya no están disponibles para otras solicitudes.
¿Cuántos días me quedan? #
Mire la columna “Disponible” en el widget de saldos. Es el número de días u horas que aún puede solicitar para el periodo en curso.
6. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Devengado | Total de derechos de vacaciones que ha acumulado para el periodo |
| Reservado | Días u horas ya validados para vacaciones futuras |
| Disponible | Días u horas que aún puede solicitar |
| Consumido | Días u horas de vacaciones efectivamente disfrutados |
| Año de vacaciones | Periodo de referencia para un tipo de ausencia (ej: 01-06 al 31-05 para las vacaciones pagadas) |
| Tipo de ausencia | El tipo de ausencia utilizado (Vacaciones, RTT, enfermedad, etc.) |
| Unidad de duración | Indica si la ausencia se cuenta en días o en horas |
¿Necesita ayuda? #
Para cualquier pregunta relativa a sus derechos de vacaciones o al funcionamiento del sistema, contacte con su departamento de Recursos Humanos.