Cette page décrit comment émettre une facture (ou un avoir) client via la plateforme partenaire, depuis Kafinea.
Note : Pour le cadre légal, le calendrier, le widget « Facturation électronique » et le statut métier consolidé, consultez la page de référence La facturation électronique.
1. Envoyer une facture sur la plateforme #
L’envoi est déclenché depuis la fiche d’une facture client (ou d’un avoir client) :
- Ouvrez la fiche depuis Menu principal > Ventes > Facturation.
- Vérifiez que la facture est validée et que le destinataire dispose bien d’un n° SIREN renseigné sur sa fiche société.
- Dans le widget Facturation électronique, cliquez sur « Envoyer sur la plateforme ».
- Kafinea génère le PDF Factur-X, le transmet à la plateforme partenaire et conserve l’identifiant retourné sur la fiche.
Important : Le SIREN émetteur est lu sur le champ « N° entreprise (SIREN) » de la société. Si ce champ est vide ou invalide (moins de 9 chiffres), l’envoi est refusé avec un message explicite : aucune valeur de repli n’est utilisée à votre insu.
Astuce : Si l’envoi échoue, le widget affiche le message d’erreur exact retourné par la plateforme. Corrigez la cause (SIREN destinataire, données manquantes, …) puis relancez l’envoi — vous pouvez le refaire autant de fois que nécessaire sans risque de doublon.
2. Modifier le statut depuis Kafinea #
Le menu « Modifier le statut » du widget vous permet de pousser un nouveau statut métier vers la plateforme. Côté Ventes (vous êtes l’émetteur), les actions disponibles dépendent du module et de l’état courant du document :
| Module | Actions disponibles |
|---|---|
| Facture client | Marquer comme encaissée (paiement reçu) ; Compléter (réponse à une suspension) lorsque l’acheteur a suspendu la facture en attendant des pièces. |
| Avoir client | Marquer comme encaissée, Marquer le paiement comme transmis (cas remboursement), Compléter (réponse à une suspension). |
Le menu n’affiche que les actions réellement possibles à l’instant T (selon le dernier statut de la plateforme), pour éviter les erreurs.
Important : La déclaration de paiement (Marquer comme encaissée / Marquer le paiement comme transmis) est entièrement calculée par Kafinea. À l’ouverture de la fenêtre, un récapitulatif présente, pour chaque devise, les paiements à déclarer (date et montant), la ventilation par taux de TVA et le total. Vous n’avez aucun montant ni devise à saisir : il suffit de confirmer. Si plusieurs devises sont concernées, une déclaration distincte est préparée pour chacune.
Note : Kafinea ne déclare que les paiements pas encore transmis ; relancer l’action ne crée pas de doublon. Si tout est déjà déclaré, un message l’indique et la confirmation est désactivée.
Astuce : Le bouton « Synchroniser avec la plateforme » permet à tout moment de rapatrier les événements postés par le destinataire (prise en main, validation, paiement…). Voir La facturation électronique §6 pour le détail.
3. Questions fréquentes (côté Ventes) #
Que se passe-t-il si je clique deux fois sur « Envoyer » ?
Rien de gênant. Kafinea identifie chaque envoi par un identifiant unique : un second envoi sur la même facture ne crée pas de doublon, il met simplement à jour les informations locales avec celles de la plateforme.
Pourquoi le SIREN est-il obligatoire et pas le n° TVA ?
Le format réglementaire français retenu par la DGFiP exige le SIREN comme identifiant de l’émetteur et du destinataire. Le n° TVA reste utilisé pour le calcul des taxes mais n’est pas l’identifiant d’acheminement.
Mon client n’est pas en France. Puis-je quand même utiliser la plateforme ?
Le périmètre réglementaire actuel concerne les échanges B2B entre entreprises établies en France. Pour un destinataire étranger, la facture reste émise en Factur-X dans Kafinea mais n’est pas transmise à la plateforme partenaire — vous lui envoyez le PDF par les canaux habituels.