📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes > Facturation
Cette page décrit comment émettre une facture (ou un avoir) client via la plateforme partenaire, depuis Kafinea.
Note : Pour le cadre légal, le calendrier, le widget « Facturation électronique » et le statut métier consolidé, consultez la page de référence La facturation électronique.
1. Envoyer une facture sur la plateforme #
L’envoi est déclenché depuis la fiche d’une facture client (ou d’un avoir client) :
Prérequis : l’émission doit être activée par votre administrateur (voir La facturation électronique §7) et votre société doit être inscrite et active auprès de la plateforme. Tant que ce n’est pas le cas, le widget affiche un message discret (« émission non activée » ou « enregistrement en cours ») et le bouton d’envoi reste désactivé.
- Ouvrez la fiche depuis Menu principal > Ventes > Facturation.
- Vérifiez que la facture est validée et que le destinataire dispose bien d’un n° SIREN renseigné sur sa fiche société.
- Dans le widget Facturation électronique, cliquez sur « Envoyer sur la plateforme ».
- Kafinea génère le PDF Factur-X, le transmet à la plateforme partenaire et conserve l’identifiant retourné sur la fiche.
Important : Le SIREN émetteur est lu sur le champ « N° entreprise (SIREN) » de la société. Si ce champ est vide ou invalide (moins de 9 chiffres), l’envoi est refusé avec un message explicite : aucune valeur de repli n’est utilisée à votre insu.
Astuce : Si l’envoi échoue, le widget affiche le message d’erreur exact retourné par la plateforme. Corrigez la cause (SIREN destinataire, données manquantes, …) puis relancez l’envoi — vous pouvez le refaire autant de fois que nécessaire sans risque de doublon.
2. Modifier le statut depuis Kafinea #
Le menu « Modifier le statut » du widget vous permet de pousser un nouveau statut métier vers la plateforme. Côté Ventes (vous êtes l’émetteur), les actions disponibles dépendent du module et de l’état courant du document :
| Module | Actions disponibles |
|---|---|
| Facture client | Marquer comme encaissée (paiement reçu) ; Compléter (réponse à une suspension) lorsque l’acheteur a suspendu la facture en attendant des pièces. |
| Avoir client | Marquer comme encaissée, Marquer le paiement comme transmis (cas remboursement), Compléter (réponse à une suspension). |
Le menu n’affiche que les actions réellement possibles à l’instant T (selon le dernier statut de la plateforme), pour éviter les erreurs.
Important : La déclaration de paiement (Marquer comme encaissée / Marquer le paiement comme transmis) est entièrement calculée par Kafinea. À l’ouverture de la fenêtre, un récapitulatif présente, pour chaque devise, les paiements à déclarer (date et montant), la ventilation par taux de TVA et le total. Vous n’avez aucun montant ni devise à saisir : il suffit de confirmer. Si plusieurs devises sont concernées, une déclaration distincte est préparée pour chacune.
Note : Kafinea ne déclare que les paiements pas encore transmis ; relancer l’action ne crée pas de doublon. Si tout est déjà déclaré, un message l’indique et la confirmation est désactivée.
Astuce : Le bouton « Synchroniser avec la plateforme » permet à tout moment de rapatrier les événements postés par le destinataire (prise en main, validation, paiement…). Voir La facturation électronique §6 pour le détail.
3. Questions fréquentes (côté Ventes) #
Que se passe-t-il si je clique deux fois sur « Envoyer » ?
Rien de gênant. Kafinea identifie chaque envoi par un identifiant unique : un second envoi sur la même facture ne crée pas de doublon, il met simplement à jour les informations locales avec celles de la plateforme.
Pourquoi le SIREN est-il obligatoire et pas le n° TVA ?
Le format réglementaire français retenu par la DGFiP exige le SIREN comme identifiant de l’émetteur et du destinataire. Le n° TVA reste utilisé pour le calcul des taxes mais n’est pas l’identifiant d’acheminement.
Mon client n’est pas en France. Puis-je quand même utiliser la plateforme ?
Le périmètre réglementaire actuel concerne les échanges B2B entre entreprises établies en France. Pour un destinataire étranger, la facture reste émise en Factur-X dans Kafinea mais n’est pas transmise à la plateforme partenaire — vous lui envoyez le PDF par les canaux habituels.