📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes > Facturation
Cette page décrit comment émettre une facture (ou un avoir) client via la plateforme partenaire, depuis Kafinea.
Note : Pour le cadre légal, le calendrier, le widget « Facturation électronique » et le statut métier consolidé, consultez la page de référence La facturation électronique.
1. Envoyer une facture sur la plateforme #
L’envoi est déclenché depuis la fiche d’une facture client (ou d’un avoir client) :
Prérequis : l’émission doit être activée par votre administrateur (voir La facturation électronique §7) et votre société doit être inscrite et active auprès de la plateforme. Tant que ce n’est pas le cas, le widget affiche un message discret (« émission non activée » ou « enregistrement en cours ») et le bouton d’envoi reste désactivé.
- Ouvrez la fiche depuis Menu principal > Ventes > Facturation.
- Vérifiez que la facture est validée et que le destinataire est joignable : son N° d’entreprise (SIREN/SIRET) est renseigné sur sa fiche client, ou bien son adresse de facturation électronique l’est (voir §2).
- Dans le widget Facturation électronique, cliquez sur « Envoyer sur la plateforme ».
- Kafinea génère le PDF Factur-X, le transmet à la plateforme partenaire et conserve l’identifiant retourné sur la fiche.
Important : Le SIREN émetteur est lu sur le champ « N° entreprise (SIREN) » de la société. Si ce champ est vide ou invalide (moins de 9 chiffres), l’envoi est refusé avec un message explicite : aucune valeur de repli n’est utilisée à votre insu.
Astuce : Si l’envoi échoue, le widget affiche le message d’erreur exact retourné par la plateforme. Corrigez la cause (SIREN destinataire, données manquantes, …) puis relancez l’envoi – vous pouvez le refaire autant de fois que nécessaire sans risque de doublon.
Catégorie de l’opération #
Avant de finaliser le document, choisissez la Catégorie de l’opération :
- Livraison de biens pour une vente de marchandises ;
- Prestation de services pour un service ;
- Mixte lorsqu’une même facture réunit des opérations distinctes de livraison de biens et de prestation de services.
Kafinea reprend ce choix du devis au bon de commande, puis à la facture ou à l’avoir. Il apparaît aussi sur le PDF. Le libellé court Mixte facilite la lecture ; il correspond au vocabulaire officiel « opérations distinctes de livraison de biens et de prestation de services ».
Important : Cette catégorie fait partie des données réglementaires de facture. Consultez la correspondance des données de facture publiée par la DGFiP et la page Approfondir mes connaissances sur la réforme pour la définition complète.
2. L’adresse à laquelle votre client reçoit ses factures #
Pour livrer une facture sur le réseau, Kafinea doit savoir où l’adresser. Deux champs de la fiche client répondent à cette question, et il suffit le plus souvent d’en renseigner un :
| Champ de la fiche client | Rôle |
|---|---|
| N° d’entreprise (SIREN/SIRET) | Identifie légalement votre client. Pour une entreprise française, ce numéro est aussi son adresse de réception par défaut : elle est joignable sans autre saisie. |
| Adresse de facturation électronique | Adresse de réception précise, à renseigner uniquement lorsque votre client vous en communique une. |
La règle appliquée : si l’adresse de facturation électronique est vide, Kafinea adresse la facture au N° d’entreprise du client. Si elle est renseignée, c’est elle qui est utilisée.
Quand la renseigner : une entreprise peut déclarer plusieurs points de réception, par exemple un par service acheteur ou un par établissement, et vous communique alors l’adresse exacte à utiliser pour vos factures. C’est également le champ à renseigner pour un client établi hors de France.
Comment la saisir : l’adresse se compose d’un code d’annuaire, de deux points, puis de la valeur communiquée par votre client, par exemple 0225:552100554_ACHATS. Ce n’est pas une adresse e-mail. Une bulle d’aide reprend ces indications directement sur la fiche client, au survol de l’icône d’information placée à côté du champ.
Note : Si l’adresse saisie n’est pas exploitable, l’envoi est refusé avec un message qui nomme le champ à corriger, plutôt que d’utiliser le N° d’entreprise à votre place : c’est votre client qui a choisi son point de réception, Kafinea n’en décide pas pour lui.
Astuce : Le contrôle avant envoi du widget vous dit, avant toute transmission, si le destinataire est joignable et ce qui manque le cas échéant.
3. Modifier le statut depuis Kafinea #
Le menu « Modifier le statut » du widget vous permet de pousser un nouveau statut métier vers la plateforme. Côté Ventes (vous êtes l’émetteur), les actions disponibles dépendent du module et de l’état courant du document :
| Module | Actions disponibles |
|---|---|
| Facture client | Marquer comme encaissée (paiement reçu) ; Compléter (réponse à une suspension) lorsque l’acheteur a suspendu la facture en attendant des pièces. |
| Avoir client | Marquer comme encaissée, Marquer le paiement comme transmis (cas remboursement), Compléter (réponse à une suspension). |
Le menu n’affiche que les actions réellement possibles à l’instant T (selon le dernier statut de la plateforme), pour éviter les erreurs.
Important : La déclaration de paiement (Marquer comme encaissée / Marquer le paiement comme transmis) est entièrement calculée par Kafinea. À l’ouverture de la fenêtre, un récapitulatif présente, pour chaque devise, les paiements à déclarer (date et montant), la ventilation par taux de TVA et le total. Vous n’avez aucun montant ni devise à saisir : il suffit de confirmer. Si plusieurs devises sont concernées, une déclaration distincte est préparée pour chacune.
Note : Kafinea ne déclare que les paiements pas encore transmis ; relancer l’action ne crée pas de doublon. Si tout est déjà déclaré, un message l’indique et la confirmation est désactivée.
Astuce : Le bouton « Synchroniser avec la plateforme » permet à tout moment de rapatrier les événements postés par le destinataire (prise en main, validation, paiement…). Voir La facturation électronique §6 pour le détail.
4. Questions fréquentes (côté Ventes) #
Que se passe-t-il si je clique deux fois sur « Envoyer » ?
Rien de gênant. Kafinea identifie chaque envoi par un identifiant unique : un second envoi sur la même facture ne crée pas de doublon, il met simplement à jour les informations locales avec celles de la plateforme.
Pourquoi le SIREN est-il obligatoire et pas le n° TVA ?
Le format réglementaire français retenu par la DGFiP exige le SIREN comme identifiant de l’émetteur et du destinataire. Le n° TVA reste utilisé pour le calcul des taxes mais n’est pas l’identifiant d’acheminement.
Mon client m’a communiqué une adresse qui prolonge son SIREN. Où la saisir ?
Dans le champ Adresse de facturation électronique de sa fiche client (voir §2). Recopiez-la telle qu’il vous l’a donnée : c’est elle qui conduit la facture au bon service ou au bon établissement.
Dois-je renseigner cette adresse pour tous mes clients ?
Non. Laissez le champ vide pour une entreprise française qui ne vous a rien demandé de particulier : son N° d’entreprise suffit à l’adresser.
Mon client n’est pas en France. Puis-je quand même utiliser la plateforme ?
Oui, dès lors qu’il vous a communiqué son adresse de facturation électronique : renseignez-la sur sa fiche client (voir §2) et la facture est acheminée par le réseau international. Sans cette adresse, Kafinea ne sait pas où la livrer : elle reste émise au format Factur-X et vous la transmettez par vos canaux habituels. L’obligation réglementaire française, elle, ne porte que sur les échanges entre entreprises établies en France.