Cette page décrit comment Kafinea reçoit automatiquement les factures (et avoirs) que vos fournisseurs émettent via la plateforme partenaire, et comment vous les traitez ensuite.
Note : Pour le cadre légal, le calendrier, le widget « Facturation électronique » et le statut métier consolidé, consultez la page de référence La facturation électronique.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir leurs factures par voie électronique. Kafinea couvre nativement cette obligation, sans action de votre part : aucune saisie manuelle n’est nécessaire pour les fournisseurs raccordés à la plateforme.
1. Comment les factures arrivent #
- Les nouvelles factures émises par vos fournisseurs sont automatiquement récupérées depuis la plateforme.
- Chaque facture reçue crée automatiquement un enregistrement Facture fournisseur dans Kafinea. Le même mécanisme s’applique aux avoirs : un avoir reçu crée un enregistrement Avoir fournisseur.
- Le PDF lisible (Factur-X) est attaché à la fiche selon le mécanisme standard des pièces jointes.
- Les données structurées de la facture (lignes, montants, TVA) sont lues automatiquement et le fournisseur ainsi que les articles sont rapprochés au mieux de vos fiches existantes (voir §2).
- Le widget Facturation électronique apparaît immédiatement sur la fiche, avec le badge En cours (orange).
Astuce : Vous n’avez rien à faire pour déclencher la récupération. Si vous voulez forcer la recherche immédiate de nouvelles factures, cliquez sur « Rechercher de nouvelles factures » dans le widget : Kafinea interroge la plateforme et indique combien de nouvelles factures ont été reçues. Pour vérifier qu’une facture précise vous est bien parvenue, vous pouvez aussi ouvrir une fiche de ce fournisseur et cliquer sur « Synchroniser avec la plateforme ».
2. Vérifier et compléter la facture reçue #
À l’ouverture d’une facture fournisseur reçue par voie électronique, Kafinea propose un écran de vérification : le PDF d’origine est affiché côte à côte avec la facture pré-remplie, pour contrôler d’un coup d’œil.
Les valeurs de la facture sont protégées #
Les valeurs opposables du document — quantités, prix unitaires, remises, montants, libellés de ligne et taux de TVA — sont reprises telles quelles et restent en lecture seule : elles reflètent fidèlement ce que le fournisseur a émis. Vous ne modifiez donc pas la facture, vous la complétez (rapprochement, dimensions de gestion comme le projet, etc.).
Le rapprochement assisté #
Kafinea rapproche automatiquement la facture de vos données, avec un niveau de confiance :
- Fournisseur — identifié à partir de ses identifiants légaux (SIRET / SIREN, n° de TVA). S’il n’est pas reconnu, un bandeau « fournisseur à rapprocher » affiche les coordonnées lues sur le document et propose un bouton « créer le fournisseur à partir du document » (pré-rempli).
- Articles — chaque ligne est rapprochée d’un de vos articles (par référence fournisseur, code-barres puis libellé). Quand le rapprochement est sûr, l’article est associé automatiquement ; sinon, Kafinea propose des suggestions que vous validez d’un clic. Pour une ligne sans correspondance, un bouton permet de créer l’article depuis la ligne du document.
- TVA — si un taux figurant sur la facture n’existe pas dans votre paramétrage, la ligne concernée porte un badge « TVA à valider » avec un lien vers l’écran de configuration des taxes. Le taux lu n’est jamais modifié automatiquement.
Astuce : Un bouton permet de relancer le rapprochement (globalement, sur le fournisseur ou sur une ligne) si vous avez entre-temps créé l’article ou le fournisseur manquant. Vos choix manuels sont conservés : une relance ne les écrase pas, elle se contente de proposer.
Finaliser #
Une fois le rapprochement vérifié, la facture se traite comme une facture saisie manuellement (voir Les factures fournisseur) :
- Rapprochez-la d’un bon de commande ou d’un bon de réception si nécessaire.
- Validez la facture, puis programmez et enregistrez le paiement.
- Notifiez la plateforme de l’avancement via le menu « Modifier le statut » du widget (voir §3).
Astuce : Si la facture a été saisie manuellement avant son arrivée électronique, conservez l’enregistrement créé automatiquement par la plateforme et reportez-y les éventuelles informations spécifiques (rapprochement avec un bon de commande, paiement déjà saisi…), puis supprimez le doublon manuel. C’est l’enregistrement issu de la plateforme qui sert de référence pour les notifications de statut envoyées au fournisseur.
3. Notifier le fournisseur via Kafinea #
Le menu « Modifier le statut » du widget permet d’informer le fournisseur de l’avancement du traitement. Côté Achats, les actions disponibles sont identiques pour les factures fournisseur et les avoirs fournisseur (seules les actions cohérentes avec l’état courant sont proposées) :
| Action | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Marquer comme prise en charge | Vous avez bien reçu la facture et commencez à la traiter. |
| Approuver | La facture est validée intégralement. |
| Approuver partiellement | Vous validez la facture mais avec une réserve (motif obligatoire). |
| Mettre en litige | Vous contestez tout ou partie de la facture (motif obligatoire). |
| Suspendre | Vous suspendez le traitement en attendant un complément (motif obligatoire). |
| Refuser | Vous refusez la facture (motif obligatoire). |
| Marquer le paiement comme transmis | Vous avez procédé au paiement. |
Selon l’action choisie, une fenêtre demande des informations complémentaires :
- Motif obligatoire pour Refuser, Suspendre, Mettre en litige — Kafinea propose la liste des motifs reconnus par la plateforme.
- Commentaire libre obligatoire si vous choisissez le motif « Autre ».
- Pour Marquer le paiement comme transmis, aucun montant n’est à saisir : Kafinea affiche un récapitulatif calculé automatiquement (par devise : paiements à déclarer, ventilation par taux de TVA, total) ; il suffit de confirmer. Seuls les paiements pas encore déclarés sont pris en compte, sans risque de doublon.
Important : Aucun statut n’est envoyé avec des valeurs par défaut silencieuses. Si une donnée obligatoire (motif) manque ou est invalide, l’opération est bloquée avec un message clair.
Astuce : Une fois le statut envoyé, le badge du widget se met à jour automatiquement après quelques secondes. Le fournisseur est notifié de votre côté par la plateforme, sans que vous ayez à lui écrire.
4. Questions fréquentes #
Mon fournisseur dit avoir envoyé une facture, je ne la vois pas dans Kafinea. Que faire ?
Ouvrez n’importe quelle fiche de ce fournisseur (ou une de ses factures déjà enregistrée) et cliquez sur « Synchroniser avec la plateforme » dans le widget. Si la facture n’apparaît toujours pas, vérifiez avec votre fournisseur que le SIREN destinataire renseigné de son côté correspond bien au SIREN de votre société dans Kafinea : c’est cet identifiant qui sert à l’acheminement.
Puis-je continuer à saisir manuellement des factures fournisseurs ?
Oui. Tant que tous vos fournisseurs ne sont pas raccordés à la plateforme, ou pour les cas particuliers (factures étrangères hors champ, par exemple), la saisie manuelle reste pleinement possible et continuera d’exister.
Que devient l’OCR de factures fournisseurs ?
L’OCR reste utile pour les fournisseurs qui n’émettent pas encore de factures électroniques. Pour les factures arrivées par la plateforme, les données sont déjà structurées (XML Factur-X) : Kafinea remplit directement les champs et l’OCR n’est pas sollicité. Voir L’OCR de factures assisté par IA.
Une même facture est arrivée en double (manuelle + électronique). Comment fusionner ?
Conservez l’enregistrement créé par la plateforme — c’est lui qui porte l’identifiant servant aux notifications de statut. Reportez-y les informations spécifiques que vous aviez saisies manuellement (rapprochements, paiements…), puis supprimez le doublon manuel.
Dois-je systématiquement cliquer sur « Modifier le statut » ?
Non, ce n’est pas obligatoire mais c’est fortement recommandé : c’est ce qui permet à votre fournisseur de savoir où en est le traitement de sa facture côté Kafinea. À minima, pensez à passer la facture en Approuver (ou Refuser / Mettre en litige selon le cas) puis en Marquer le paiement comme transmis lorsque vous payez.