📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes
Introduction #
Le module Contacts permet de gérer les personnes physiques avec lesquelles vous êtes en relation commerciale. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Contacts.
Un contact représente un interlocuteur au sein d’une entreprise (un compte). Il peut s’agir d’un décideur, d’un responsable technique, d’un contact facturation, etc. Les contacts sont rattachés aux comptes et apparaissent comme destinataires sur les documents commerciaux.
1. Créer un contact #
Accès #
- Accédez au module Contacts via Menu principal > Ventes > Contacts
- Cliquez sur le bouton Ajouter un Contact
Informations à renseigner #
Identité :
- Civilité : Monsieur, Madame, etc.
- Prénom / Nom : identité du contact (le nom est obligatoire)
- Fonction : le poste occupé au sein de l’entreprise
- Service : le département ou la direction
Coordonnées :
- Email : adresse email principale
- Téléphone / Mobile : numéros de téléphone
- Téléphone secondaire : numéro alternatif
Rattachement :
- Compte : l’entreprise à laquelle ce contact est rattaché
- Responsable hiérarchique : un autre contact désigné comme supérieur hiérarchique (optionnel)
Adresse :
- L’adresse du contact peut être renseignée indépendamment de celle du compte. Elle est utile lorsque le contact travaille depuis un site différent du siège.
Bon à savoir : depuis la fiche d’un compte, vous pouvez créer un contact directement via l’onglet Contacts. Le compte sera automatiquement pré-rempli.
2. Accès au portail client (extranet) #
Le champ Accès portail client permet d’activer l’accès extranet pour un contact. Une fois activé, le contact peut se connecter au portail client pour (entre autres) :
- Consulter ses devis et factures finalisés
- Créer et suivre des tickets de support
- Suivre l’avancement de projets
- Accéder aux documents partagés
Important : l’activation de l’accès portail nécessite que le contact dispose d’une adresse email valide. Un email de bienvenue avec les identifiants de connexion peut être envoyé automatiquement.
3. Relations avec les autres modules #
Depuis la fiche d’un contact, les onglets de relations vous permettent de consulter :
- Compte : l’entreprise à laquelle le contact est rattaché
- Devis : les devis sur lesquels ce contact est désigné comme interlocuteur
- Commandes client : les commandes associées
- Factures : les factures émises
- Tickets : les demandes de support créées par ou pour ce contact
- Documents : les fichiers partagés avec ce contact
- Activités : les appels, réunions et tâches liés à ce contact
- Campagnes : les campagnes marketing auxquelles ce contact participe
4. Actions disponibles #
Envoyer un email #
Depuis la fiche du contact, vous pouvez envoyer un email directement à l’adresse renseignée. L’email sera archivé dans l’historique des activités.
Créer un document depuis le contact #
Depuis la fiche d’un contact, vous pouvez créer directement un devis, une commande ou un ticket. Le contact et son compte seront automatiquement pré-remplis.
Dupliquer #
Utilisez la fonction Dupliquer pour créer un nouveau contact à partir d’un existant.
5. Cas particuliers #
Contact rattaché à plusieurs comptes #
Dans Kafinea, un contact est rattaché à un seul compte. Si une personne intervient pour plusieurs entreprises, créez un contact distinct pour chaque compte.
Contact sans compte #
Un contact peut être créé sans être rattaché à un compte. Cela peut être utile pour des contacts personnels ou des interlocuteurs indépendants. Cependant, il est recommandé de toujours rattacher un contact à un compte pour faciliter le suivi commercial.
Dates de support #
Les champs Début de support et Fin de support permettent de définir la période de contrat de support associée à ce contact. Si l’accès au portail client (extranet) est activé pour ce contact, ces dates conditionnent l’accès : lorsque la date de fin de support est dépassée, le contact ne peut plus se connecter au portail.
6. Questions fréquentes #
Comment retrouver tous les contacts d’un client ? #
Depuis la fiche du Compte, accédez à l’onglet Contacts pour afficher la liste de toutes les personnes rattachées à ce compte.
Peut-on importer des contacts en masse ? #
Oui, Kafinea propose une fonction d’import qui permet de créer ou mettre à jour des contacts à partir d’un fichier CSV. Accédez à cette fonction via le menu d’actions du module Contacts.
Comment donner accès au portail client à un contact ? #
Ouvrez la fiche du contact, activez le champ Accès portail client, puis enregistrez. Le contact recevra un email avec ses identifiants de connexion.
Un contact peut-il être supprimé s’il a des documents liés ? #
La suppression d’un contact ne supprime pas les documents associés. Les devis, factures et tickets conservent leur contenu mais perdent le lien vers le contact.
7. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Contact | Personne physique en relation commerciale, généralement rattachée à un compte |
| Compte | Entité (entreprise, organisation) à laquelle le contact est rattaché |
| Portail client | Espace en ligne (extranet) permettant au contact de consulter ses documents et créer des tickets |
| Responsable hiérarchique | Autre contact désigné comme supérieur dans l’organisation du client |