Cockpit chef de projet

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Le cockpit chef de projet est l’écran de pilotage quotidien d’une personne qui livre un projet à un client. Il regroupe en une seule page tout ce qu’il faut savoir pour démarrer sa journée : ce qui est en retard, ce qu’on attend du client, les prochains jalons et l’activité récente.

Le cockpit existe sous deux formes :

• Vue portefeuille – la liste de tous vos projets, une ligne par projet, triée par niveau de risque (les projets les plus tendus apparaissent en premier).
• Vue détail – la fiche cockpit d’un seul projet : nom, prochaine échéance, indicateurs de santé, puis quatre cadres de travail (« buckets »).

Accéder au cockpit #

Dans le module Projets, un bouton « Cockpit » apparaît dans le menu principal du module (icône tableau de bord). Il ouvre directement la vue portefeuille.

Depuis la fiche standard d’un projet, le bouton « Ouvrir le cockpit » dans l’en-tête de la fiche ouvre la vue détail du projet courant.

L’entrée de menu et les liens ne s’affichent que si la fonctionnalité est activée par votre administrateur dans Réglages > Fonctionnalités.

Vue portefeuille – un coup d’œil sur tous vos projets #

Chaque ligne représente un projet et affiche :

• le nom du projet (cliquable, mène vers la vue détail) ;
• les pastilles de santé : planning et qualité (vert / orange / rouge / gris si non applicable) ;
• la prochaine échéance ;
• le nombre d’actions en attente du côté du client ;
• le nombre de tâches qui vous sont assignées et en retard.

Trois filtres rapides en haut à droite :

• À risque (par défaut) : ne montre que les projets dont au moins un indicateur est orange ou rouge.
• Mes projets : limite aux projets dont vous êtes chef de projet, ou sur lesquels vous avez au moins une tâche ouverte.
• Tous : la liste complète.

Vue détail – un projet, quatre cadres de travail #

La vue détail démarre par un bandeau rappelant le nom du projet, la prochaine échéance, le statut et les pastilles de santé. Deux boutons à droite du bandeau :

• Voir comme le client : ouvre, dans un nouvel onglet, l’extranet client tel que celui-ci verra son projet (utile pour vérifier ce qui est exposé).
• Vue standard : revient à la fiche projet classique du module.

Les quatre cadres affichés sous le bandeau :

1. À faire maintenant – vos tâches en retard ou du jour, classées par criticité (retard, jalon bloquant, priorité, échéance). Cliquez sur une tâche pour ouvrir sa fiche.
2. En attente du client – les actions ouvertes côté extranet. Chaque ligne indique depuis combien de jours on attend le client, avec un code couleur : vert ≤ 3 j, orange entre 3 et 7 j, rouge au-delà.
3. Prochains jalons – les jalons à venir dans les 30 prochains jours.
4. Notes récentes – les cinq derniers commentaires posés sur le projet, avec un bouton « Ajouter une note » qui ouvre le bloc commentaires standard.
5. Activité récente – les 20 derniers événements suivis sur le projet (modifications de statut, etc.).

Les indicateurs liés à la rentabilité économique (jours vendus / consommés / marge) ne sont pas encore affichés dans le cockpit. Ils s’appuieront sur les devis liés au projet.

Comment les statuts sont comptés #

Le cockpit (et l’espace client) doit savoir, pour chaque tâche et chaque ticket, s’il reste du travail dessus. Pour cela, chaque statut est rattaché à l’un des quatre états suivants :

À retenir : une tâche annulée ou reportée disparaît complètement du calcul d’avancement – elle ne bloque donc pas l’atteinte des 100 %. Un projet dont toutes les tâches réellement prévues sont terminées affiche bien 100 %, quel que soit le nombre de tâches annulées à côté.

Les éléments annulés ou reportés restent visibles dans les listes, mais en gris (couleur neutre) : le vert reste réservé à ce qui est réellement terminé, et le rouge aux vrais problèmes (retard, réouverture).

Adapter la correspondance à vos propres statuts #

Vous pouvez créer ou renommer librement les statuts de vos tâches et de vos tickets. Le cockpit doit alors savoir comment compter ces nouveaux statuts.

Un administrateur définit cette correspondance dans Réglages > Finance et gestion > Correspondance des statuts projet : chaque statut existant y apparaît avec une liste déroulante permettant de choisir l’un des quatre états ci-dessus.

Si un statut n’a pas encore été arbitré, un message d’alerte s’affiche en haut du cockpit (uniquement pour les administrateurs), avec la liste des statuts concernés et un lien direct vers cet écran. En attendant l’arbitrage, le statut est compté comme « en cours » : rien n’est jamais masqué sans que vous le sachiez.

Bon à savoir : cette correspondance ne change jamais le libellé affiché à l’écran. Elle ne sert qu’aux calculs (reste à faire, avancement, santé du projet).

Les tâches bloquées #

Une tâche peut être parfaitement bien préparée et n’avancer quand même pas, parce qu’elle attend autre chose : une autre tâche, une demande d’assistance, un projet voisin. Le cockpit rend cette attente visible.

Dès que vous déclarez, depuis la fiche d’un élément, qu’il bloque un autre élément (rubrique des liens entre éléments), la tâche bloquée est signalée automatiquement :

• une pastille « Bloquée » apparaît sur sa carte, avec le nombre de jours d’attente ;
• les éléments qui la bloquent sont listés à côté et cliquables, pour aller traiter la cause en un clic ;
• la pastille passe à l’ambre au-delà de 3 jours d’attente, puis au rouge au-delà de 7 jours ;
• une bascule « Bloquées seulement » au-dessus de la liste des tâches ne laisse que ces tâches à l’écran ;
• la vue portefeuille affiche une colonne « Bloquées » et fait remonter le projet dans le tri par risque dès qu’une attente dépasse 7 jours.

Ce signalement est calculé, jamais saisi : dès que l’élément bloquant est terminé ou annulé, la tâche est libérée automatiquement et le compteur de jours disparaît. Il ne remplace pas le statut de la tâche : une tâche peut être à la fois « En cours » et bloquée.

Garde-fou : tant qu’un élément bloquant n’est pas clôturé, une tâche ou une demande d’assistance bloquée ne peut pas être passée en terminée ou annulée. Le message de refus nomme les éléments bloquants auxquels vous avez accès, pour que vous sachiez où aller. C’est volontaire : clôturer une tâche qui attend encore un prérequis fait disparaître le problème de l’écran sans le résoudre.

Ce que voit le client #

Dans l’espace client (écran et export PDF), le client voit qu’une tâche est en attente, mais l’élément bloquant n’est nommé que s’il est lui-même publié dans l’espace client. Sinon, la tâche est simplement signalée « en attente d’un prérequis » : votre organisation interne ne transparaît jamais.

Utilisation sur smartphone #

L’écran est conçu pour rester lisible et utilisable sur un téléphone :

• la liste portefeuille bascule en mode « cartes empilées » sous 768 px de large, chaque cellule étant préfixée par son libellé ;
• les boutons et liens conservent une zone tactile d’au moins 44 px de haut ;
• le bandeau et les cadres du cockpit détail s’empilent verticalement.

Vous pouvez donc consulter vos projets, ouvrir une tâche, ou vérifier les actions en attente côté client depuis un smartphone, en mobilité.

Bonnes pratiques #

• Démarrez la journée par le portefeuille en filtre « À risque » : ce que vous voyez est ce qu’il faut traiter aujourd’hui.
• Ouvrez le cockpit détail d’un projet une fois par jour : c’est le seul moment où l’écran est utile, le reste du temps il sert d’archive.
• Posez vos notes internes directement sur le projet depuis le bouton « Ajouter une note » : elles apparaîtront dans le cadre « Notes récentes » et resteront associées au projet.
• Annulez plutôt que de supprimer une tâche qui ne sera pas réalisée : vous gardez la trace de la décision, sans pénaliser l’avancement affiché ni la santé du projet.
• Faites arbitrer vos statuts personnalisés dès leur création : un statut non arbitré est compté comme « en cours », ce qui peut gonfler artificiellement le reste à faire.

Questions fréquentes #

Mon projet reste bloqué sous les 100 % alors que tout est fait – pourquoi ?
Vérifiez qu’aucune tâche restante n’est dans un statut non arbitré : un tel statut est compté comme ouvert. Le message d’alerte en haut du cockpit (visible par les administrateurs) liste les statuts à arbitrer.

Une tâche annulée compte-t-elle comme réussie ?
Non. Elle est simplement sortie du périmètre : elle n’est ni un succès, ni un reste à faire.

Pourquoi ne puis-je pas terminer une tâche bloquée ?
Parce qu’un élément qu’elle attend est encore ouvert. Traitez cet élément (ou supprimez le lien de blocage s’il n’a plus lieu d’être), et la tâche redevient clôturable immédiatement.

Une tâche bloquée depuis longtemps a été libérée, mais la pastille est encore là – pourquoi ?
Le signalement est mis à jour dès la clôture de l’élément bloquant. Si un écart subsiste (import de données, modification en masse), une vérification automatique repasse toutes les heures et le corrige.

Un ticket résolu est-il considéré comme fermé ?
Oui. Les tickets résolus, clôturés et « ne sera pas corrigé » ne comptent plus parmi les échanges en cours, aussi bien dans le cockpit que dans l’espace client.

Références liées #

• Les projets
• Les tâches de projet
• Les jalons de projet