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Menu principal > Ventes > Devis clients > fiche du devis > PDF > choix du modèle « Facture proforma »
Un client vous réclame « une invoice » avant de passer commande. Un transitaire exige un document chiffré pour dédouaner l’expédition. Une banque demande une pièce au format facture pour débloquer un financement. Dans ces situations, c’est une facture proforma qui est attendue.
Ce document est un engagement commercial, pas une facture. Kafinea le produit sans module supplémentaire : vous éditez votre devis, ou votre bon de commande client, avec un modèle de PDF intitulé « Facture proforma ». Un seul enregistrement, une seule référence, deux présentations possibles.
1. Ce qu’est une facture proforma #
La proforma est un document chiffré, complet et engageant, présenté sous la forme d’une facture, mais émis avant que la vente soit réalisée et avant tout encaissement.
Elle ne relève d’aucune définition du Code général des impôts. Ce n’est pas une facture au sens de l’article 289 de ce code, et cela a des conséquences très concrètes :
| Une facture | Une facture proforma |
|---|---|
| Rend la TVA exigible | N’entraîne aucune exigibilité de TVA |
| Est comptabilisée | N’est pas comptabilisée |
| Consomme un numéro de la séquence de factures | Ne consomme aucun numéro de facture |
| Entre dans le champ de la facturation électronique | N’entre pas dans ce champ |
| Se corrige par un avoir | Se remplace simplement par une version à jour |
Les usages les plus fréquents :
- Export et douane : le transitaire ou l’administration douanière du pays de destination demande une facture chiffrée avant l’expédition, avec l’incoterm, l’origine des marchandises, la nomenclature douanière et les poids. Les procédures douanières admettent expressément un document commercial de ce type pour déclarer la valeur.
- Paiement d’avance : le service achats du client ne sait traiter qu’un document intitulé « invoice » et refuse un devis.
- Financement, appel d’offres, dossier administratif : un tiers réclame une pièce au format facture pour instruire un dossier.
Pour éviter toute ambiguïté, faites figurer sur le document une mention explicite du type « Facture proforma, ne constitue pas une facture » (et sa traduction, par exemple This is not a tax invoice).
2. Proforma ou facture d’acompte : le bon choix #
C’est l’arbitrage à faire en premier, car les deux répondent à des besoins différents.
| Votre besoin | Le bon document |
|---|---|
| Faire signer un engagement, obtenir un bon de commande | Le devis, ou une proforma si le client exige le format facture |
| Fournir une pièce chiffrée à la douane, à une banque, à un dossier administratif | Une proforma |
| Encaisser une somme avant la livraison, et la comptabiliser | Une facture d’acompte |
| Facturer ce qui a déjà été réalisé | La facturation d’avancement |
La règle est simple : dès qu’un règlement est encaissé, une facture est due. Une proforma ne peut donc pas servir de support à un encaissement. Beaucoup de demandes de « proforma » sont en réalité des demandes d’acompte : posez la question du règlement avant de choisir.
Les deux documents se combinent très bien : proforma pour obtenir la commande et le virement annoncé, puis facture d’acompte à l’encaissement effectif.
3. Émettre une proforma dans Kafinea #
Étape 1 : préparer le modèle de PDF (une seule fois) #
- Ouvrez Menu principal > Outils > Modèles de PDF et créez un modèle.
- Rattachez-le au module Devis clients, et créez-en un second pour les Commandes clients si vous en avez besoin.
- Intitulez-le « Facture proforma » et donnez ce même titre à l’en-tête du document.
- Ajoutez la mention « ne constitue pas une facture ».
- Complétez avec les blocs utiles à votre activité : incoterm, pays d’origine, nomenclature douanière, poids brut et net, conditions de règlement, coordonnées bancaires, validité de l’offre.
- Pour un usage international, créez un modèle par langue : la langue est un paramètre du modèle, ce qui vous permet d’avoir une proforma française et une proforma anglaise sur le même devis.
Étape 2 : éditer la proforma (à chaque besoin) #
Depuis la fiche du devis (ou du bon de commande client), utilisez l’action PDF et choisissez le modèle « Facture proforma ». Vous pouvez l’imprimer, la télécharger ou l’envoyer directement par e-mail.
Le devis conserve son numéro et son cycle de vie habituels. Vous pouvez éditer autant de proformas que nécessaire, et convertir ensuite le devis en commande puis en facture sans aucune ressaisie.
Bon à savoir : parce que la proforma est un rendu de votre devis, elle reflète toujours le chiffrage à jour, taxes, remises et conditions comprises. Aucun risque de divergence entre le document remis au client et l’affaire suivie dans Kafinea.
4. À ne pas faire : créer une facture client « pour faire une proforma » #
C’est tentant, et c’est la seule vraie erreur à éviter sur ce sujet. Créer un enregistrement de facture destiné à ne jamais être une facture entraîne :
- une pollution des listes de factures, du suivi des encours et des relances de paiement ;
- un chiffre d’affaires faussé dans vos analyses ;
- un risque de validation accidentelle du document, qui déclencherait alors la comptabilisation et, en facturation électronique, la transmission de la facture ;
- une rupture ou un doublon dans la séquence des numéros de factures, alors que celle-ci doit rester chronologique et continue.
Le devis et le bon de commande client sont les bons supports : ils portent déjà les lignes d’articles, les taxes, les devises, les adresses de facturation et de livraison et les conditions générales.
5. Questions fréquentes #
Faut-il numéroter une proforma ?
Ce n’est pas obligatoire, et elle ne doit surtout pas prendre un numéro de la séquence des factures. En pratique, le numéro du devis sert de référence unique, ce qui facilite le suivi : le client, la douane et vous parlez du même document.
La proforma engage-t-elle mon entreprise ?
Elle vaut offre commerciale, comme un devis : les prix, quantités et conditions annoncés vous engagent pendant la durée de validité indiquée. Précisez toujours cette durée.
Mon client a payé sur la base de la proforma. Que dois-je faire ?
Émettre la facture correspondant à l’encaissement : une facture d’acompte si la livraison n’est pas faite, une facture ordinaire si l’opération est réalisée.
Puis-je utiliser une proforma pour une vente hors Union européenne ?
Oui, c’est même son usage historique. La facture définitive, elle, reste nécessaire pour justifier l’exonération de TVA à l’exportation.
Puis-je automatiser l’envoi de la proforma ?
Oui : l’envoi d’un devis par e-mail avec un modèle donné peut être déclenché par une automatisation, comme pour tout autre document.
6. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Facture proforma | Document présenté comme une facture, émis avant la vente, sans effet fiscal ni comptable |
| Incoterm | Règle internationale qui répartit frais et risques du transport entre vendeur et acheteur |
| Nomenclature douanière | Code de classement des marchandises utilisé pour le calcul des droits de douane |
| Facture commerciale | Facture définitive accompagnant une expédition à l’international, émise après la vente |
7. Sources officielles #
- Définition et obligations de la facture, qui délimitent ce qu’une proforma n’est pas : entreprendre.service-public.fr, « Facturation entre professionnels »
- Mentions obligatoires d’une facture : entreprendre.service-public.fr, « Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? »
- Code général des impôts, article 289 (obligation de facturation), consultable sur Légifrance
- Justification de la valeur en douane et documents commerciaux acceptés : douane.gouv.fr
- Formalités et documents à l’export : Team France Export