📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Finances > Comptabilité
Il arrive qu’un total affiché par un autre logiciel (votre boutique en ligne, une caisse enregistreuse, une facture scannée…) diffère de quelques centimes du total enregistré dans Kafinea. Cet article explique pourquoi ce phénomène existe, pourquoi il est normal, et comment Kafinea le gère.
1. Un phénomène qui n’est pas une erreur de saisie #
Un écart d’un ou deux centimes entre deux logiciels sur un même document n’est, dans l’immense majorité des cas, ni une erreur de Kafinea, ni une erreur de l’autre logiciel. C’est la conséquence de deux façons différentes – et toutes les deux légitimes – de calculer la TVA d’un document comportant plusieurs lignes.
Arrondir ligne par ligne. Certains logiciels (boutiques en ligne, caisses enregistreuses) calculent le montant toutes taxes comprises de chaque ligne indépendamment, puis arrondissent chaque ligne séparément. L’avantage : le client voit, ligne par ligne, exactement ce qu’il paie, sans surprise à l’affichage.
Arrondir une seule fois par taux, sur l’ensemble du document. D’autres logiciels – dont les logiciels de facturation, pour respecter les règles de facturation en vigueur – calculent d’abord le total hors taxe de toutes les lignes soumises au même taux de TVA, puis appliquent la taxe et arrondissent une seule fois sur ce total agrégé, plutôt que ligne par ligne.
Ces deux méthodes donnent, prises séparément, un résultat parfaitement correct. Mais sur un panier à plusieurs lignes, elles ne retombent pas systématiquement sur le même centime : l’écart entre les deux, quand il existe, est mathématique et non un bug – il vient de l’endroit où l’arrondi est effectué, pas d’une erreur de calcul.
Note : Ce même principe explique aussi de petits écarts que vous pouvez observer entre le total lu automatiquement sur une facture fournisseur scannée et le total recalculé à partir du détail des lignes : deux méthodes d’arrondi différentes appliquées au même document.
2. Ce que cela signifie concrètement #
- Le montant réellement facturé ou payé par votre client reste toujours celui du document d’origine (votre boutique en ligne, votre caisse…). Un léger écart d’arrondi côté Kafinea ne remet jamais en cause ce qui a été encaissé.
- L’écart est structurel, pas systématique. Selon les prix, les quantités et le taux de TVA d’un document donné, les deux méthodes de calcul peuvent tomber sur le même centime ou différer d’un centime – c’est pour cela qu’on l’observe « parfois », pas sur toutes les commandes.
- L’écart reste de l’ordre du centime. Un écart plus important n’est en revanche pas normal et mérite d’être vérifié (taux de TVA mal renseigné, remise mal appliquée…).
3. Comment Kafinea absorbe cet écart #
Kafinea sait détecter un léger écart entre le total d’un document et la somme de ses lignes. Lorsque cet écart reste dans une tolérance raisonnable (de l’ordre du centime), il est absorbé automatiquement lors de l’enregistrement comptable, sans aucune action de votre part : l’écriture comptable générée reste équilibrée au centime, la différence étant portée sur un compte de régularisation dédié plutôt que de bloquer ou fausser votre comptabilité.
Vous n’avez donc rien à corriger manuellement pour ce type d’écart : votre comptabilité reste juste, et le montant réellement dû par votre client n’est jamais remis en cause.
4. Questions fréquentes #
Mon client a-t-il payé le mauvais montant ?
Non. Le montant réellement facturé et encaissé reste toujours celui affiché par le logiciel où le paiement a eu lieu (boutique en ligne, caisse…). Un léger écart d’arrondi côté Kafinea n’a aucune incidence sur ce montant.
Dois-je corriger cet écart à la main ?
Non, ce n’est pas nécessaire : Kafinea absorbe automatiquement les écarts de l’ordre du centime lors de l’enregistrement comptable.
À partir de quel montant un écart doit-il m’alerter ?
Un écart de plus de quelques centimes ne relève généralement plus de ce phénomène d’arrondi et mérite une vérification (taux de TVA, remise, ligne manquante…).
Ce phénomène concerne-t-il uniquement les boutiques en ligne ?
Non. Il peut apparaître partout où un document comportant plusieurs lignes et plusieurs taux de TVA est calculé par deux systèmes différents : boutique en ligne, caisse enregistreuse, lecture automatique d’une facture fournisseur…