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Les grilles tarifaires vous permettent de définir plusieurs prix de vente pour vos produits et services : un tarif pour les particuliers, un tarif pour les entreprises, un tarif pour l’export, ou un tarif propre à un client.
Lorsqu’une grille tarifaire est appliquée à un compte client, les prix définis dans la grille remplacent les prix catalogue lors de la facturation.
Grille standard et grille négociée #
Il existe deux types de grilles tarifaires :
- Grille standard : la grille de référence de l’entreprise. Elle est définie par la direction, puis finalisée pour ne plus bouger.
- Grille négociée : le tarif d’un client, créé à partir d’une grille standard finalisée. Le commercial y ajuste les prix dans les limites fixées par la standard ; au-delà, la grille doit être validée par un responsable.
Une grille est négociée dès qu’elle est rattachée à une grille standard ; toute grille sans standard de référence est une grille standard. Un badge Standard ou Négociée l’indique en haut de l’écran, avec le statut Brouillon ou Finalisée.
Si votre entreprise n’utilise que des grilles standards, rien ne change pour vous : les éléments décrits ci-dessous pour les grilles négociées n’apparaissent pas.
L’écran d’une grille tarifaire #
L’écran est le même pour toutes les grilles :
- Un en-tête qui reste visible pendant le défilement : numéro et nom de la grille, type, statut, compteurs (nombre de règles, règles non facturées) et boutons Enregistrer / Annuler. Sur une grille négociée, il affiche aussi le client, la grille standard source, la version remplacée et le niveau de validation requis, recalculé à chaque saisie.
- Une barre d’outils : recherche d’un article, filtre par catégorie, tout déplier / tout replier, ajout d’une règle (grille standard).
- Des groupes par catégorie d’article, repliables, avec un compteur par groupe. Les règles marquées Ne pas facturer sont rassemblées dans un dernier groupe replié pour ne pas encombrer la lecture.
- Une carte par règle de tarification : l’article, le type de tarification (prix fixe ou remise), le modèle de calcul avec son aide, les dates de validité, l’interrupteur Ne pas facturer, et le tableau des paliers, toujours visible. Un palier occupe toujours sa propre ligne, même s’il est seul : la grille est un système multi-paliers.
Sur une grille standard #
Chaque palier affiche la quantité minimale, le prix (ou la remise), et les bornes qu’une grille négociée ne pourra pas franchir sans validation de niveau 2 : prix plancher, remise maximum et écart maximum. Tant que la grille n’est pas finalisée, vous pouvez ajouter ou supprimer des règles et des paliers. La finalisation fige la grille.
Sur une grille négociée #
Chaque palier affiche côte à côte le prix standard et le prix négocié (saisissable), l’écart en %, et une pastille de statut :
| Pastille | Signification | Validation |
|---|---|---|
| Standard (vert) | identique à la grille standard | aucune |
| Niveau 1 (orange) | modifié, dans les bornes | responsable commercial |
| Niveau 2 (rouge) | sous le prix plancher, au-delà de la remise maximum ou de l’écart maximum | direction |
| Absent de la standard (violet) | l’article n’existe pas dans la grille standard | direction |
Le prix plancher est rappelé sous le champ de saisie ; la pastille, le bord de la carte et l’en-tête changent immédiatement pendant la frappe. Les raisons du niveau requis sont cliquables dans l’en-tête et amènent à la première règle concernée. Un bouton ↺ ramène un palier au prix standard.
La structure d’une grille négociée est héritée de la standard : on ne peut pas y ajouter ni supprimer de règle ou de palier.
Actions sur plusieurs règles #
Cochez des règles pour faire apparaître la barre d’actions : Ne pas facturer / Facturer, Supprimer (grille standard), Appliquer une remise de X % et Revenir au standard (grille négociée). La remise appliquée est calculée depuis le prix standard ; si elle franchit un plancher, la ligne passe au niveau 2 et l’indique.
Motif de la négociation #
Dès qu’une règle d’une grille négociée requiert une validation, un motif est demandé à l’enregistrement. Vous pouvez le saisir règle par règle (bouton notes de la carte : motif, message pour le client, commentaire interne) ou une seule fois dans le champ Motif de l’en-tête, qui remplit les règles concernées.
Créer une grille tarifaire #
Pour ajouter une grille tarifaire, cliquez sur Ventes > Grilles tarifaires, puis Ajouter. Tant qu’aucune grille standard n’est finalisée, vous arrivez directement sur le formulaire de création : renseignez le nom, l’état actif et la description, puis ajoutez les règles avec le bouton Ajouter une règle : choisissez l’article, le type et le modèle de tarification, puis les paliers.
Dès qu’une grille standard est finalisée, Ajouter demande d’abord ce que vous souhaitez créer, et explique chaque choix :
- Une grille standard : la grille de référence, dont vous définissez les articles, les règles de prix et les paliers.
- Une grille négociée pour un client : la copie des règles d’une grille standard finalisée, sur laquelle vous saisissez ensuite les prix d’un client.
Chaque grille reçoit un numéro automatique. L’administrateur peut en définir le format (par exemple année et mois de création).
Créer une grille négociée pour un client #
Choisissez Une grille négociée pour un client après avoir cliqué sur Ajouter, ou, depuis une grille standard finalisée, cliquez sur Créer une grille négociée pour un client : la grille source est alors déjà connue.
Une même fenêtre demande tout ce qui est nécessaire :
- la grille standard source, à choisir parmi les grilles standards finalisées ;
- le client auquel la grille est réservée, que vous pouvez aussi renseigner plus tard ;
- le nom de la grille ; laissé vide, il reprend le nom de la grille standard suivi du client.
La grille créée est une copie, rattachée à sa standard, où chaque prix vaut au départ la référence standard ; vous saisissez ensuite les prix négociés, ligne par ligne.
Rattacher une grille existante à une grille standard #
Si vous aviez déjà des grilles propres à vos clients avant de mettre en place des grilles standards, l’action Rattacher à une grille standard (sur une grille non finalisée qui ne sert pas encore de référence) les fait entrer dans le circuit de validation :
- Choisissez la grille standard de référence.
- L’aperçu indique les règles appariées, les articles absents de la standard, le client déduit et le niveau de validation qui sera requis.
- Cliquez sur Appliquer.
Les prix de la grille ne sont pas modifiés ; elle reçoit les références et les bornes de la standard, et les articles absents sont signalés par la pastille violette.
Créer une nouvelle version #
L’action Nouvelle version, disponible sur toute grille, crée une copie en brouillon qui garde le même client, la même standard source et les mêmes dates de validité. L’en-tête de la nouvelle grille indique « N° … – nom (remplace N° … – nom) ». La grille d’origine n’est pas modifiée.
Valider une grille négociée #
Tant que le circuit d’approbation complet n’est pas en place, valider une grille négociée revient à la finaliser : le bouton de finalisation rappelle le niveau requis. Une grille finalisée ne se modifie plus ; pour la faire évoluer, créez une nouvelle version. Si une grille finalisée est dé-finalisée, elle redevient un brouillon et son niveau de validation est recalculé.
Après la finalisation, la fiche de la grille affiche un bandeau si elle n’est pas encore appliquée à son client, avec le bouton Appliquer cette grille au client. Si vous n’avez pas le droit de modifier la fiche du client, le bandeau vous invite à solliciter un utilisateur habilité.
Appliquer une grille tarifaire à un client #
Depuis la fiche d’un Compte client, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez la grille dans le champ Grille tarifaire de la section Tarification.
La fenêtre de sélection propose les grilles standards de l’entreprise et les grilles négociées de ce client, ces dernières en premier. Une grille n’y figure que si elle est active et finalisée : vous ne pouvez appliquer à un client qu’un tarif prêt à servir. Un message en tête de fenêtre rappelle ce filtre, et les grilles négociées du client sont identifiées par leur numéro et leur type.
Le bouton Afficher toutes les grilles, dans ce message, lève le filtre en un clic : la liste présente alors l’ensemble des grilles tarifaires, y compris les brouillons et celles réservées à d’autres clients, tout en gardant les grilles de ce client en tête. Un second bouton, Revenir aux grilles de <client>, rétablit la liste filtrée.
Lors de la création d’un compte client, le champ fonctionne de la même façon : la fenêtre propose les grilles standards actives et finalisées, puisqu’une grille négociée se rattache au client une fois celui-ci enregistré, et le même bouton donne accès à l’ensemble des grilles.
La fiche du client affiche aussi la liste Grilles tarifaires de ce client et, le cas échéant, un bandeau :
- Une grille négociée validée n’est pas encore appliquée à ce client : boutons Voir la grille, Appliquer cette grille au client et Ignorer (la grille ne sera plus proposée).
- La grille appliquée à ce client est en attente de validation (niveau N).
Grille tarifaire et facturation #
Ordre de priorité des prix #
Lors de la facturation, l’application de la tarification suit l’ordre de priorité ci-dessous :
- Tarif défini dans la grille tarifaire appliquée au client (même si le tarif indiqué est 0)
- Tarif catalogue défini dans la fiche article
Bon à savoir : si un produit a un tarif de 0 dans la grille tarifaire, ce prix de 0 sera appliqué dans toute facturation lors de l’application de la grille tarifaire.
Comment la grille tarifaire est-elle utilisée lors de la facturation ? #
- Une grille tarifaire est appliquée à la fiche de votre compte client.
- Lors de la création d’une facture à partir des consommations, le système :
- identifie la grille tarifaire du compte ;
- pour chaque produit ou service consommé, recherche la règle de tarification applicable ;
- calcule le prix selon le modèle et les paliers définis ;
- génère les lignes de facturation avec les prix calculés.
Le calcul des prix ne dépend que des règles et des paliers de la grille appliquée : le type de grille, le niveau de validation et le client rattaché n’ont aucune influence sur un prix facturé.
Alerte sur les factures en brouillon #
Sur une facture en brouillon (non finalisée), la zone Grille tarifaire par défaut de la saisie et l’en-tête de la fiche signalent, dans les mêmes deux cas que la fiche client, qu’une grille négociée validée n’est pas appliquée ou que la grille appliquée attend une validation. Cette information ne modifie jamais la facture ; elle n’apparaît pas sur les factures finalisées, les devis, les commandes ni les avoirs.
Cas particuliers #
- Aucune règle trouvée : le prix catalogue du produit ou service est utilisé.
- Article marqué « Ne pas facturer » : l’article est exclu de la facturation.
- Règle expirée : si la date du document est en dehors des dates de validité de la règle, elle n’est pas appliquée.
Bon à savoir : dans le cas de facturation de consommations d’articles, le prix défini dans la consommation d’article est appliqué prioritairement, si celui-ci est différent de 0.
Commentaires sur les lignes de facturation #
Selon le modèle de tarification, des commentaires explicatifs peuvent être ajoutés automatiquement aux lignes de facturation : numéro de tranche applicable, quantité consommée par le compte, quantité du groupe (tarifications groupe), prix unitaire appliqué. Ces commentaires facilitent la compréhension de la facture par le client.
Comprendre les modèles de tarification #
Chaque règle de tarification utilise un modèle de calcul : tarification au volume, par tranches, forfaitaire, ou au volume du groupe de sociétés. Le détail et des exemples chiffrés sont dans Les stratégies de tarification.