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Búsqueda de Empresas (Sirene)

9 minutes

📍 ¿Dónde encontrar este módulo?
Menú principal > Ventas

Introducción #

Esta guía está destinada a los usuarios de Kafinea que crean o modifican fichas Clientes y Proveedores. En ella encontrará toda la información necesaria para:

  • Buscar una empresa francesa a partir de los registros oficiales
  • Rellenar automáticamente una ficha de Cliente o Proveedor con los datos oficiales
  • Comprender los controles realizados por el sistema (duplicados, IVA, empresa inactiva)

Es bueno saber: La introducción manual sigue siendo posible. Si el servicio de búsqueda no está disponible o si no se encuentra la empresa, puede rellenar la ficha normalmente.

1. Acceder a la Búsqueda de Empresas #

Requisitos previos #

La funcionalidad debe ser activada por un administrador:

  • Acceda a Menú principal > Configuración > Gestión de módulos > Funcionalidades
  • Active la opción Búsqueda de empresa

Punto de entrada #

El botón Buscar una empresa está disponible en la pantalla de edición (creación o modificación) de un Cliente o un Proveedor.

  1. Abra la ficha de un Cliente o Proveedor en modo edición
  2. Haga clic en el botón Buscar una empresa
  3. Se abre un asistente en forma de ventana modal

2. Utilizar el Asistente de Búsqueda #

El asistente se desarrolla en dos etapas principales: Búsqueda y luego Vista previa de los datos.

Paso 1: Búsqueda #

La pantalla de búsqueda incluye:

  • Un campo de entrada principal: Nombre, SIREN o SIRET…
  • Un campo opcional: Código postal (para afinar los resultados)
  • Un botón Buscar

Iniciar una búsqueda #

  1. Introduzca un término de búsqueda:
    • El nombre de la empresa (o una parte del nombre)
    • Un número SIREN (9 dígitos)
    • Un número SIRET (14 dígitos)
  2. Opcional: introduzca un código postal para filtrar los resultados geográficamente
  3. Haga clic en Buscar o pulse Intro

Comprender los resultados #

Los resultados se muestran en forma de lista. Para cada empresa, verá:

Información Descripción
Nombre La denominación oficial de la empresa
SIREN / SIRET Los identificadores legales
Dirección La dirección del establecimiento
Código APE El código de actividad principal
Estado Una etiqueta que indica si la empresa está Activa (verde) o Cerrada (rojo)

Nota: Si el número de resultados supera el límite de visualización, un mensaje le invitará a afinar su búsqueda.

Seleccionar una empresa #

Haga clic en la empresa deseada en la lista de resultados.

Caso de una empresa con varios establecimientos:

Si la empresa posee varios establecimientos (sedes), una pantalla intermedia le permite elegir el establecimiento correcto. Cada establecimiento muestra:

  • Su número SIRET
  • Su dirección
  • Su estado (Activa / Cerrada)
  • Una etiqueta Sede si se trata de la sede social

Haga clic en el establecimiento a utilizar para continuar.

Consejo: Un botón Volver le permite regresar a la lista de resultados en cualquier momento.

Detección de duplicados #

Después de la selección de una empresa (o de un establecimiento), el sistema verifica automáticamente si un Cliente o Proveedor con el mismo SIRET ya existe en Kafinea.

Si se detecta un duplicado:

  • Se muestra una advertencia con el nombre y el módulo de la ficha existente
  • Un enlace Ver la ficha existente permite abrir esta ficha en una nueva pestaña
  • Puede:
    • Cancelar: volver a la búsqueda
    • Continuar de todos modos: proseguir a pesar del duplicado

Paso 2: Vista previa de los datos #

Después de la selección, el sistema recupera los datos detallados de la empresa y muestra una tabla de previsualización comparando los valores actuales de la ficha con los datos oficiales.

Comprender la tabla de previsualización #

La tabla consta de tres columnas:

Columna Descripción
Campo El nombre del campo en cuestión
Valor actual El valor ya introducido en la ficha (si existe)
Valor oficial El valor procedente de los registros oficiales

Código de color de las filas #

Color Significado
Verde Campo nuevo: la ficha está vacía, se añadirá el valor oficial
Amarillo Modificación: el valor actual difiere del valor oficial — será reemplazado
Rojo Atención: el valor oficial está vacío mientras que la ficha ya contiene un dato
Sin color Idéntico: el valor actual corresponde al valor oficial

Campos propuestos #

Los datos oficiales cubren los siguientes campos:

Campo Descripción
Nombre de la cuenta / Nombre del proveedor Razón social oficial
Dirección Dirección del establecimiento
Código postal Código postal
Ciudad Ciudad
País País
SIRET Número SIRET (14 dígitos)
Nº IVA intracomunitario Calculado automáticamente a partir del SIREN
Código APE / NAF Código de actividad principal

Proteger sus datos existentes #

Si un valor oficial está vacío mientras que el campo ya contiene un dato (línea roja):

  • Por defecto, el valor existente se conserva
  • Aparece una casilla de verificación junto al campo, con la indicación «Marcar para borrar el valor actual»
  • Marque la casilla solo si desea vaciar voluntariamente este campo

Empresa inactiva #

Si la empresa seleccionada ya no está activa (cese de actividad, liquidación, etc.), se muestra una advertencia roja en la parte superior de la vista previa:

⚠ Atención: esta empresa ya no está activa.

Esta advertencia es informativa y no bloqueante. Puede aplicar los datos de todos modos.

Verificación automática del IVA #

Durante la vista previa de los datos, el sistema realiza automáticamente una verificación del número de IVA a través del servicio europeo VIES.

Resultados posibles de la verificación #

Resultado Visualización
IVA válido Banner verde: «Número de IVA validado por VIES»
IVA no reconocido Banner naranja: «Este número de IVA no es reconocido por el servicio VIES»
Servicio no disponible Banner rojo con un botón Reintentar

Es bueno saber: La verificación VIES es informativa. Un número no reconocido o un servicio no disponible no impide aplicar los datos. El número de IVA se calcula automáticamente a partir del SIREN según la fórmula oficial francesa.

Confirmar y aplicar #

  1. Verifique los datos en la tabla de previsualización
  2. Si es necesario, marque/desmarque las casillas en las líneas rojas
  3. Haga clic en Confirmar y aplicar
  4. Se muestra un mensaje de éxito: «¡Datos oficiales aplicados con éxito!»
  5. El asistente se cierra automáticamente después de unos segundos

Importante: Los datos se inyectan en el formulario pero aún no se han guardado. No olvide guardar la ficha después de cerrar el asistente.

3. Campos Rellenados Previamente #

Correspondencia de los campos #

Dato oficial Campo Cliente Campo Proveedor
Razón social Nombre de la cuenta Nombre del proveedor
Dirección Dirección (facturación) Dirección
Código postal Código postal (facturación) Código postal
Ciudad Ciudad (facturación) Ciudad
País País (facturación) País
SIRET SIRET SIRET
Nº IVA intracomunitario Nº IVA Nº IVA
Código APE / NAF Código APE Código APE

Identificadores legales #

  • El SIRET (14 dígitos) se almacena en un campo único. El SIREN (9 dígitos) corresponde a los 9 primeros caracteres del SIRET.
  • El número de IVA intracomunitario se calcula automáticamente a partir del SIREN y luego se verifica a través del servicio VIES.

Modificación después del rellenado previo #

Todos los campos permanecen modificables después del rellenado previo. Puede ajustar manualmente los valores si es necesario antes de guardar la ficha.

4. Gestión de Errores #

No se encontraron resultados #

Si la búsqueda no devuelve ningún resultado:

  • Se muestra un mensaje: «No se encontraron resultados. Puede introducir la información manualmente.»
  • Cierre el asistente y rellene la ficha manualmente

Consejos para mejorar la búsqueda:

  • Verifique la ortografía del nombre de la empresa
  • Intente con el número SIREN o SIRET si lo conoce
  • Utilice el filtro de código postal para reducir los resultados
  • Simplifique el nombre de búsqueda (por ejemplo, «Dupont» en lugar de «Établissements Dupont et Fils SAS»)

Servicio externo no disponible #

Si el servicio de búsqueda no está disponible temporalmente:

  • Se muestra un mensaje de error
  • Cierre el asistente e introduzca la información manualmente
  • Vuelva a intentarlo más tarde si desea utilizar la búsqueda

Demasiadas solicitudes #

Si realiza demasiadas búsquedas en poco tiempo:

  • Un mensaje le invita a esperar unos instantes
  • Espere un momento y vuelva a intentarlo

5. Preguntas Frecuentes #

La funcionalidad no está disponible, no veo el botón #

Verifique que la funcionalidad Búsqueda de empresa esté activada:

  1. Acceda a Menú principal > Configuración > Gestión de módulos > Funcionalidades
  2. Verifique que la opción Búsqueda de empresa esté bien activada

Si la opción no aparece, contacte con su administrador.

¿Puedo utilizar esta funcionalidad para empresas extranjeras? #

No, la V1 de esta funcionalidad está limitada a las empresas francesas. Los registros consultados son los registros oficiales franceses (API Búsqueda de Empresas). La gestión multipaís podrá añadirse en una versión posterior.

¿Es fiable el número de IVA mostrado? #

El número de IVA intracomunitario se calcula automáticamente a partir del SIREN según la fórmula oficial francesa. Luego se verifica a través del servicio europeo VIES. Si VIES confirma la validez, el número es fiable. Si VIES no está disponible o invalida el número, puede ser necesaria una verificación manual.

¿Qué ocurre si selecciono una empresa cerrada? #

Una advertencia le informa que la empresa ya no está activa, pero la selección no se bloquea. Esto puede ser útil para crear una ficha histórica o para un proveedor con el que tiene facturas pendientes.

¿Los datos se sobrescriben automáticamente? #

No. El sistema nunca reemplaza datos silenciosamente:

  • Siempre visualiza los cambios antes de aplicarlos
  • Los campos donde el valor oficial está vacío no se borran (a menos que marque explícitamente la casilla)
  • Debe hacer clic en Confirmar y aplicar para validar

¿Puedo cancelar después de aplicar los datos? #

Los datos se inyectan en el formulario pero aún no se han guardado. Si desea cancelar:

  • Antes de guardar: recargue la página sin guardar
  • Después de guardar: modifique manualmente los campos afectados

Se detectó un SIRET duplicado, ¿qué debo hacer? #

Si el sistema detecta que ya existe un Cliente o Proveedor con el mismo SIRET:

  1. Haga clic en Ver la ficha existente para verificar si realmente es un duplicado
  2. Si es un duplicado real, haga clic en Cancelar y utilice la ficha existente
  3. Si no es un duplicado (por ejemplo, un establecimiento diferente de la misma empresa), haga clic en Continuar de todos modos

¿El asistente de IA también puede buscar una empresa? #

Sí. El asistente de IA integrado en Kafinea dispone de una herramienta Búsqueda de empresa que le permite buscar una empresa por nombre, SIREN o SIRET y devolver la información oficial. Puede pedirle, por ejemplo: «Busca la empresa Dupont SAS» o «Encuentra el SIRET 12345678901234».

6. Glosario #

Término Definición
SIREN Número de identificación único de una empresa en Francia (9 dígitos)
SIRET Número de identificación de un establecimiento, compuesto por el SIREN + NIC (14 dígitos)
NIC Número Interno de Clasificación, que identifica un establecimiento dentro de una empresa (5 dígitos)
Código APE / NAF Código de Actividad Principal Ejercida, atribuido por el INSEE
IVA intracomunitario Número de identificación fiscal para los intercambios dentro de la Unión Europea
VIES VAT Information Exchange System — servicio europeo de verificación de los números de IVA
Sede social Establecimiento principal de una empresa
Establecimiento Ubicación geográfica de una empresa (una empresa puede tener varios establecimientos)
Empresa activa Empresa en actividad (no radiada, no liquidada)
Empresa cerrada Empresa que ha cesado su actividad

¿Necesita ayuda? #

Para cualquier pregunta sobre la funcionalidad de búsqueda de empresas, contacte con su administrador de Kafinea o con el equipo de soporte.

Referencias asociadas 🔗 #