Les conditions de paiement

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Introduction #

Une condition de paiement décrit quand un document doit être payé : « 30 jours fin de mois », « comptant à réception », « 45 jours date de facture »… Vous la définissez une fois dans le paramétrage, puis Kafinea l’applique automatiquement sur vos documents de gestion commerciale et calcule la date d’échéance à votre place.

Elle répond à trois besoins :

• gagner du temps : la condition habituelle du client ou du fournisseur est proposée dès la création du document ;
• fiabiliser les échéances : la date d’échéance est calculée par une règle unique, sans erreur de comptage ;
• respecter les obligations de facturation : la condition accompagne la date d’échéance dans les factures électroniques.

💡 À ne pas confondre avec le mode de paiement (virement, chèque, prélèvement…), qui décrit comment le paiement est effectué. Les deux informations coexistent sur le document, dans le bloc « Modalités de paiement ».

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1. Créer une condition de paiement #

Rendez-vous dans Paramétrage > Comptabilité > Conditions de paiement, puis cliquez sur Ajouter.

Une condition se décrit en quelques informations :

Un champ Mentions légales permet enfin d’ajouter le texte que vous souhaitez voir figurer sur les factures (pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement…).

💡 Aperçu en direct : pendant la saisie, Kafinea affiche sous la règle une phrase du type « Document du 14/08/2026 → échéance au 30/09/2026 ». Elle vous permet de vérifier immédiatement que la règle produit bien ce que vous attendez. Le libellé vous est également suggéré automatiquement, tant que vous n’en avez pas saisi un vous-même.

Les bases de calcul disponibles #

⚠️ Si la base de calcul est introuvable, aucune date n’est inventée. Une condition « comptant à réception » posée sur une facture qui n’a aucune livraison rattachée laisse l’échéance vide et affiche un message. C’est volontaire : mieux vaut une échéance absente qu’une échéance fausse dans votre balance âgée.

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2. Comment l’échéance est calculée #

Avec l’ordre de calcul proposé par défaut (« Jours puis fin de mois »), le calcul s’effectue ainsi :

1. on part de la base de calcul ;
2. on ajoute le nombre de jours ;
3. si Fin de mois est cochée, on se place au dernier jour du mois obtenu ;
4. si un jour de règlement est indiqué, on avance jusqu’au premier jour du mois portant ce numéro.

Quelques exemples, pour un document daté du 14/08/2026 :

💡 Mois trop court : si vous demandez le 31 et que le mois n’a que 30 jours (ou 28 en février), l’échéance est fixée au dernier jour de ce mois.

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3. Les deux méthodes de calcul « fin de mois » #

En France, une mention comme « 45 jours fin de mois » peut se calculer de deux façons, toutes deux admises par l’administration. C’est une ambiguïté connue du délai légal : le texte fixe le nombre de jours, mais pas l’ordre du calcul. Les deux parties sont censées se mettre d’accord au préalable sur la méthode retenue.

💡 Référence officielle : le délai de « quarante-cinq jours fin de mois » est prévu par l’article L. 441-10 du Code de commerce, qui n’impose pas d’ordre de calcul. La fiche officielle Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard précise que « lorsque le délai choisi est de 45 jours fin de mois, 2 méthodes de calcul sont possibles », avec le même exemple que celui du tableau ci-dessous, et rappelle que l’acheteur et le fournisseur doivent s’accorder au préalable sur la méthode utilisée.

Kafinea prend en charge les deux méthodes, sur chaque condition de paiement, grâce au champ Ordre de calcul :

Les deux méthodes donnent donc des dates différentes, parfois de plusieurs semaines. Retenez celle qui correspond à ce que vous avez négocié avec le tiers concerné, et faites en sorte que le libellé de la condition la reflète : « 45 jours fin de mois » pour la première, « Fin de mois + 45 jours » pour la seconde. Ce libellé part chez le client sur les documents et les factures, ce qui rend l’interprétation incontestable.

💡 Choisir si vous n’avez pas d’accord explicite : la première méthode est la pratique la plus répandue et celle proposée par défaut à la création d’une condition. La seconde est utile lorsqu’un client ou un fournisseur impose contractuellement ce mode de calcul.

⚠️ L’ordre de calcul n’a d’effet que si la case Fin de mois est cochée. Sans elle, une condition « 45 jours » donne la même échéance dans les deux cas.

Dans les deux cas, l’aperçu affiché pendant la saisie montre la date réellement obtenue : c’est le moyen le plus simple de vérifier votre choix.

Dans la liste de vos conditions de paiement, la colonne Ordre de calcul affiche la méthode retenue par chacune : vous repérez ainsi d’un coup d’œil deux conditions proches dont seul l’ordre diffère.

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4. La condition proposée automatiquement #

À la création d’un document, Kafinea cherche la condition à appliquer dans cet ordre, et s’arrête au premier résultat :

1. la condition déjà portée par le document – c’est le cas lorsque le document est créé depuis un autre document (un devis transformé en commande puis en facture conserve sa condition) ;
2. la condition par défaut du profil de paiement du tiers (client ou fournisseur), pour la société concernée ;
3. la condition par défaut de la société du document ;
4. sinon, le champ reste vide.

Cette recherche s’applique de la même façon lorsque le document est créé par un traitement automatique (facture récurrente, génération de commande fournisseur, import, facture électronique reçue) : le résultat est identique à celui obtenu depuis l’écran.

Définir un défaut pour un client ou un fournisseur #

Ouvrez la fiche du client ou du fournisseur, puis la section Modalités de paiement. Ajoutez ou modifiez la ligne correspondant à votre société et renseignez la condition de paiement par défaut, à côté du mode de paiement par défaut. C’est le réglage le plus utile : il porte l’accord commercial négocié avec ce tiers.

La condition retenue apparaît ensuite directement dans la liste Modalités de paiement de la fiche, ce qui permet de la contrôler sans ouvrir chaque ligne.

Définir un défaut pour la société #

Dans Paramétrage > Sociétés, chaque société peut porter une condition de paiement par défaut, utilisée pour les tiers qui n’ont pas de profil de paiement. En multi-société, c’est toujours la société du document qui est prise en compte, jamais celle de l’utilisateur connecté.

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5. Sur les documents #

Le bloc Modalités de paiement apparaît en deuxième position sur les devis, les commandes client, les factures client, les avoirs client, les commandes fournisseur, les factures fournisseur et les avoirs fournisseur. Il regroupe le mode de paiement, la condition de paiement et, quand elle existe, la date d’échéance.

L’échéance est calculée sur les factures et avoirs, client comme fournisseur. Les devis et les commandes portent la condition – pour qu’elle se transmette au document suivant – mais aucune date d’échéance n’y est calculée.

⚠️ Une échéance saisie à la main n’est jamais écrasée. Si vous modifiez la date d’échéance puis changez la condition de paiement, Kafinea vous demande confirmation avant de recalculer. Un refus est respecté. De la même façon, l’échéance transmise par un fournisseur dans sa facture électronique est conservée telle quelle.

💡 Commandes fournisseur : la date qui figure sur une commande fournisseur est la date de livraison attendue, pas une échéance de paiement. Elle n’est donc jamais modifiée par la condition de paiement ; l’échéance de règlement apparaîtra sur la facture du fournisseur.

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6. Les conditions livrées avec Kafinea #

Kafinea installe dix conditions courantes, prêtes à l’emploi :

• Comptant à la commande ;
• Comptant à réception ;
• 30, 45 et 60 jours date de facture ;
• 30, 45 et 60 jours fin de mois ;
• 30 jours fin de mois le 10 ;
• Fin de mois + 45 jours (exemple de la seconde méthode de calcul, voir la section 3).

Vous pouvez les renommer, les modifier ou les supprimer : Kafinea ne les recréera pas et ne créera pas de doublon lors des mises à jour.

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7. Facturation électronique #

Sur une facture électronique, la condition de paiement alimente la mention textuelle des conditions de règlement, en complément de la date d’échéance. Le texte transmis est le libellé de la condition, suivi de ses mentions légales si vous en avez saisi.

Renseigner une condition sur vos factures est donc recommandé : elle contribue à la conformité du format électronique, qui exige une information de règlement.

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FAQ #

Puis-je modifier une condition déjà utilisée sur des documents existants ?
Oui. Les documents déjà enregistrés conservent l’échéance qu’ils portent : la modification s’applique aux calculs suivants. Si vous voulez recalculer un document existant, changez sa condition sur le document lui-même.

Pourquoi l’échéance de ma facture est-elle vide ?
Parce que la base de calcul de la condition n’existe pas sur ce document – typiquement une condition « à réception » sur une facture sans livraison rattachée. Choisissez une condition basée sur la date du document, ou rattachez la livraison.

Les conditions de paiement sont-elles propres à chaque société ?
Non, la liste est commune à toute l’instance. En revanche, chaque société choisit sa condition par défaut.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer ma condition ?
Trois règles sont vérifiées : le libellé est obligatoire et unique, le nombre de jours doit être un entier positif ou nul, et le jour de règlement doit être compris entre 1 et 31. Le message affiché indique la règle en cause.

Mes deux conditions « fin de mois » donnent des dates différentes, est-ce normal ?
Oui, si leur ordre de calcul n’est pas le même : ce sont les deux méthodes décrites dans la section 3. Comparez ce champ sur les deux conditions, l’aperçu affiché pendant la saisie confirmera la date obtenue.

Que se passe-t-il si je supprime la condition utilisée par une facture ?
La facture conserve sa date d’échéance. Seul un recalcul ultérieur serait impossible, la règle n’existant plus.

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Références liées #

• Les paiements client
• Les paiements fournisseur
• Les sociétés
• Comment enregistrer une facture fournisseur