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La bascule fait passer votre comptabilité des comptes dédiés aux comptes collectifs : les écritures de vos tiers sont réimputées sur un compte collectif, chaque tiers recevant son code auxiliaire. Elle se conduit entièrement depuis Kafinea, par l’administrateur de l’instance, et sait revenir en arrière.
L’écran se trouve dans Finances > Comptabilité > Paramètres > Comptes auxiliaires.
1. Ce que la bascule fait, et ne fait pas #
Elle fait :
- attribuer à chaque tiers son code auxiliaire, en reprenant par défaut le numéro de son compte dédié ;
- réimputer ses écritures sur le compte collectif de sa famille, en conservant leur imputation d’origine ;
- ne toucher qu’aux tiers dont le compte appartient bien aux classes clients, fournisseurs ou personnel ;
- recalculer les soldes par exercice, y compris les à-nouveaux, tiers par tiers ;
- désactiver les anciens comptes dédiés, sans les supprimer.
Elle ne fait pas :
- modifier un montant, une date, un journal ou un libellé d’écriture ;
- supprimer quoi que ce soit ;
- changer vos états financiers : le compte de résultat est identique, et le bilan continue de classer chaque tiers selon son sens.
Note : Comme le code auxiliaire reprend le numéro de l’ancien compte dédié, les fichiers d’export produits après la bascule sont identiques à ceux d’avant. Votre cabinet ne voit aucune rupture.
2. Avant de commencer #
- Paramétrez le format des codes et vos règles, et testez-les sur quelques tiers réels. Voir Paramétrer les comptes auxiliaires.
- Passez l’écran d’audit comptable en revue (Finances > Comptabilité > Audit) et traitez les anomalies. La bascule recalcule les soldes de tous les exercices : de vieux soldes oubliés, jamais reportés, réapparaissent alors au bilan de l’exercice courant. Ils sont justes, mais votre comptable doit les avoir vus.
- Exportez vos états et vos fichiers comptables de l’exercice en cours. Ils vous serviront de référence pour comparer après la bascule.
- Choisissez un moment calme. L’opération dure quelques minutes, et il vaut mieux qu’aucune facture ne soit enregistrée pendant ce temps.
Important : La bascule est réservée aux administrateurs, et se prépare avec votre expert-comptable. C’est un changement de la façon dont vos tiers sont tenus, pas un simple réglage.
3. Analyser #
Le bouton Analyser examine toute votre comptabilité sans rien engager. Vous pouvez le lancer autant de fois que vous voulez, et l’abandonner à tout moment.
Le rapport donne :
- le nombre de tiers concernés, d’écritures à réimputer et de comptes collectifs utilisés ;
- les points bloquants, s’il y en a, chacun accompagné du geste à faire ;
- la liste des tiers non concernés par la bascule, nommés et cliquables.
Les quatre points bloquants possibles :
| Point bloquant | Ce qu’il signifie | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Comptes revendiqués par plusieurs tiers | Un même compte dédié est utilisé par deux fiches | Donner à chaque tiers son propre compte, ou fusionner les fiches |
| Numéros de compte en double | Deux comptes portent le même numéro | Corriger la numérotation du plan comptable |
| Compte collectif déjà utilisé | Le compte collectif visé porte déjà des écritures ou appartient à un tiers | Choisir un compte collectif libre dans la règle concernée |
| Schéma non prêt | La mise à jour de l’instance n’est pas terminée | Contacter le support |
Astuce : La liste des tiers non concernés recense les fiches dont le compte actuel n’est ni un compte de client, ni de fournisseur, ni de personnel : organismes sociaux, administration fiscale, comptes d’associés. Ce sont des tiers créés pour saisir une facture ou un règlement, pas des partenaires commerciaux. La bascule les laisse sur leur compte actuel, leur ligne au bilan reste la même, et la liste est fournie pour que vous puissiez la parcourir avec votre comptable.
Le bouton Abandonner cette analyse remet l’instance exactement comme avant : aucun tiers ne conserve le code que l’analyse lui avait proposé.
4. Basculer #
Une fois l’analyse revenue sans point bloquant, le bouton Basculer apparaît. Après confirmation, la page avance l’opération toute seule, par tranches, en affichant sa progression. Comptez deux à trois minutes pour une comptabilité de dix mille écritures.
Ne fermez pas la page pendant l’opération. Si elle est interrompue malgré tout, rouvrez l’écran : la bascule reprend là où elle en était, sans double emploi.
Le mode de l’instance passe en comptes auxiliaires à la toute fin, une fois tout le reste appliqué et recalculé.
5. Vérifier après la bascule #
- Comparez vos états financiers avec ceux exportés avant : le compte de résultat et le bilan doivent être identiques, ligne pour ligne.
- Exportez à nouveau vos fichiers comptables et comparez-les à ceux d’avant.
- Consultez l’écran d’audit : il signale toute incohérence trouvée dans les soldes ou les imputations.
- Ouvrez une fiche client : elle affiche désormais son compte collectif et son code auxiliaire.
6. Revenir en arrière #
Le bouton Revenir en arrière rétablit l’état d’avant la bascule : chaque écriture retrouve son compte dédié, chaque tiers son compte et son ancien code, et les comptes désactivés sont réactivés exactement dans l’état où ils étaient. Les soldes sont recalculés dans la foulée.
C’est possible parce que la bascule conserve, ligne par ligne, l’imputation d’origine. Le retour en arrière prend le même temps que la bascule, et se conduit de la même façon depuis l’écran.
Note : Après un aller-retour complet, vos états financiers et vos exports retrouvent leurs valeurs d’origine.
Les écritures saisies après la bascule restent, elles, sur leur compte collectif avec leur code auxiliaire : elles n’ont jamais eu de compte dédié à retrouver. Les trois comptes collectifs créés par la bascule restent également au plan comptable, sans écriture.
7. Questions fréquentes #
Combien de temps l’instance est-elle indisponible ?
Elle ne l’est pas. Mais évitez d’enregistrer des pièces comptables pendant l’opération : choisissez un moment calme.
Que deviennent mes anciens comptes dédiés ?
Ils sont désactivés, donc plus proposés à la saisie, mais restent consultables et sont réactivés en cas de marche arrière.
Et mes exercices clos ?
Ils sont recalculés eux aussi, y compris les à-nouveaux, qui sont désormais répartis tiers par tiers. C’est indispensable pour que le bilan reste juste.
Puis-je basculer une société et pas les autres ?
Non : le mode est celui de l’instance. Toutes les sociétés basculent ensemble, chacune gardant sa comptabilité et ses exercices.
Un tiers créé après la bascule reçoit-il son code automatiquement ?
Oui, selon le format et les règles paramétrés. Vous pouvez aussi saisir son code vous-même à la création.
Et les tiers laissés sur leur compte actuel ?
Ils y restent, y compris pour leurs futures factures : leur compte est inscrit sur leur fiche comme exception. Vous pouvez le modifier à tout moment depuis la fiche du tiers.