Les avoirs client

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📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes > Avoirs clients

Introduction #

Le module Avoirs client permet de gérer les avoirs émis à l’attention de vos clients, généralement suite à un retour de marchandise, une erreur de facturation ou un geste commercial. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Avoirs clients.

Vous y trouverez les fonctionnalités pour :

Créer un avoir lié ou non à une facture existante
Suivre le statut de chaque avoir
Exporter l’avoir en PDF ou l’envoyer par email au client

1. Créer un avoir client #

Accès #

Accédez au module Avoirs clients via Menu principal > Ventes > Avoirs clients
Cliquez sur le bouton Ajouter avoir client

Informations à renseigner #

Informations générales :

Compte client : le client concerné par l’avoir (obligatoire)
Date de l’avoir : la date d’émission
Facture liée : la facture d’origine, si l’avoir porte sur une facture existante
Statut : l’état de l’avoir

Lignes de produits/services :

Ajoutez les produits ou services concernés par l’avoir
Renseignez la quantité, le prix unitaire et les éventuelles remises
Les taxes sont calculées automatiquement

Pour saisir directement un avoir, choisissez le Compte client, puis ajoutez les articles. L’indication au-dessus des lignes précise si ce client a un taux de remise par défaut. S’il est supérieur à 0 %, il s’applique automatiquement aux nouvelles lignes sans remise et reste modifiable.

Si des articles sont déjà présents lorsque vous choisissez ou changez le client et que son taux peut les modifier, l’encart au-dessus des lignes propose Appliquer la remise aux lignes sans remise pour conserver les autres remises, ou Appliquer la remise à toutes les lignes pour les remplacer. Les remises des lignes reprises d’une facture sont conservées tant que vous ne choisissez pas de les remplacer. Vérifiez les montants de l’avoir avant de l’enregistrer. Voir le taux sur la fiche client.

Note : Les taxes appliquées dépendent de la configuration des taxes et des régions fiscales. Pour en savoir plus, consultez La configuration des taxes.

Important : si vous rattachez une facture à l’avoir, celle-ci doit être liée au même compte client. Le système vérifie cette cohérence et bloque l’enregistrement en cas d’incohérence.

Adresses #

L’avoir reprend les adresses de facturation et de livraison du compte client. Vous pouvez les modifier manuellement ou utiliser les boutons de copie pour dupliquer l’une vers l’autre.

2. Lier un avoir à une facture #

L’avoir peut être rattaché à une facture existante via le champ Facture liée. Ce lien permet de :

Tracer l’origine de l’avoir
Garantir la cohérence comptable entre l’avoir et la facture
Impacter le solde de la facture concernée

Bon à savoir : un avoir non rattaché à une facture reste valide. Il sera simplement considéré comme un avoir libre, utile pour les gestes commerciaux ou les régularisations globales.

3. Actions disponibles #

Exporter en PDF #

Depuis la fiche d’un avoir, cliquez sur Export PDF pour générer le document au format PDF. Le modèle d’impression est configurable dans les paramètres.

Envoyer par email #

Vous pouvez envoyer l’avoir directement par email au client. Le PDF est automatiquement généré et joint au message.

Finaliser #

L’action Finaliser verrouille définitivement l’avoir. Une fois finalisé :

Le document ne peut plus être modifié (à l’exception du statut)
Il devient visible sur le portail client (extranet) si celui-ci est activé

Important : la finalisation est irréversible. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de finaliser.

4. Relations avec les autres modules #

Depuis la fiche d’un avoir client, les onglets de relations vous permettent de consulter :

Facture liée : la facture à laquelle l’avoir est rattaché
Documents : les fichiers associés (PDF, justificatifs, etc.)
Activités : les tâches ou événements liés à cet avoir

5. Cas particuliers #

Avoir partiel #

Vous n’êtes pas obligé de reprendre l’intégralité des lignes d’une facture. Vous pouvez créer un avoir portant uniquement sur certains produits ou sur des quantités réduites.

Avoir sans facture liée #

Pour un geste commercial ou une régularisation qui ne se rattache pas à une facture précise, laissez le champ Facture liée vide. L’avoir sera enregistré de manière autonome.

Retour physique des produits #

Un avoir financier et un retour physique répondent à deux besoins distincts. Pour remettre les articles en stock automatiquement, votre administrateur configure un workflow sur les avoirs, avec l’action Appeler une fonction personnalisée puis GenerateStockReturn. Les conditions doivent cibler les avoirs correspondant réellement à des marchandises retournées. Le dépôt par défaut et le statut du retour se règlent dans Paramètres > Finance et gestion commerciale > Génération des retours de stock.

Avec la fonctionnalité Dépôts par document et par ligne, le Dépôt du client initialise celui de l’avoir ; à défaut, le dépôt des réglages de retour est proposé. Les nouvelles lignes reprennent ce dépôt. Vous pouvez sélectionner une autre destination sur chaque ligne, par exemple un dépôt de contrôle des produits retournés. Sans cette fonctionnalité, la génération utilise le dépôt commun des réglages de retour.

Kafinea génère un retour par dépôt de destination. Le suivi de ces retours dépend de l’option indépendante Synchroniser les bons et le stock avec les factures et avoirs au moment de leur première génération :

Avec synchronisation, les modifications autorisées de l’avoir mettent automatiquement à jour les retours et leurs mouvements : changez les articles, quantités ou dépôts sur l’avoir. Les retours encore nécessaires conservent leur numéro, les nouvelles destinations reçoivent un retour et les destinations retirées n’en ont plus. La suppression de l’avoir retire ses retours gérés automatiquement et leurs mouvements.
En génération seule, les retours restent modifiables séparément. Modifier ou supprimer l’avoir ne change pas les retours déjà générés. Activer ensuite la synchronisation conserve ce mode pour cet avoir.

Le workflow reste nécessaire pour la première génération dans les deux cas. Un avoir déjà synchronisé continue à être suivi même si le workflow est ensuite désactivé. Conservez l’option de synchronisation active pour modifier ou restaurer un tel avoir.

Changer le client ou le dépôt d’en-tête conserve les choix déjà saisis sur les lignes. Compléter les lignes sans dépôt remplit les lignes vides ; Appliquer à toutes les lignes remplace aussi les destinations déjà choisies. Les dépôts repris d’une facture sont conservés, puis restent modifiables pour choisir le lieu de retour réel.

Important : un avoir sans workflow de retour physique ne remet pas de produit en stock. Avant d’activer la synchronisation sur un avoir possédant déjà des retours, faites préparer la reprise par votre administrateur.

Pour comprendre un retour, demandez à l’assistant IA de retrouver son avoir d’origine et de consulter son suivi. Il distingue les retours clients des réceptions fournisseurs à partir du document source réel, puis indique le mode de suivi et les destinations auxquelles vous avez accès. Cette consultation ne modifie pas les stocks.

Le fonctionnement suit le même principe que les bons de livraison automatiques par dépôt, avec une entrée de stock à destination du dépôt choisi.

Impact comptable #

L’avoir client génère une écriture comptable en sens inverse de la facture. Veillez à ce que les montants et les comptes comptables soient correctement renseignés pour garantir la cohérence de votre comptabilité.

Vigilance réglementaire : en France, un avoir doit obligatoirement mentionner la référence de la facture d’origine lorsqu’il porte sur une facture précise. Kafinea gère cette traçabilité automatiquement via le champ « Facture liée ».

6. Questions fréquentes #

Quelle est la différence entre un avoir et une facture négative ? #

Dans Kafinea, l’avoir est un document dédié avec son propre module et sa propre numérotation. Il ne s’agit pas d’une facture avec un montant négatif, mais d’un document distinct qui respecte les obligations légales en matière d’avoir.

Peut-on créer plusieurs avoirs pour une même facture ? #

Oui, vous pouvez créer plusieurs avoirs rattachés à la même facture, par exemple pour des retours successifs.

Comment retrouver tous les avoirs d’un client ? #

Depuis la fiche du Compte client, consultez l’onglet Avoirs clients pour afficher la liste complète des avoirs émis pour ce client.

7. Glossaire #

Terme	Définition
Avoir	Document commercial annulant tout ou partie d’une facture
Facture liée	Facture d’origine à laquelle l’avoir se rattache
Finaliser	Verrouiller définitivement un document pour empêcher toute modification ultérieure
Solde	Montant restant dû sur une facture après déduction des avoirs et paiements