📍 Où trouver ce module ?
Paramètres > Gestion des modules > Recherche et suggestions
Retrouvez un article par sa référence pendant la saisie d’un devis, ou distinguez deux contacts grâce à leur adresse électronique. Les réglages Recherche et suggestions permettent à un administrateur de choisir comment retrouver et identifier les fiches dans les champs de sélection des formulaires.
1. Rechercher depuis un formulaire #
- Dans le champ de sélection, saisissez au moins trois caractères d’un nom, d’une référence ou d’une autre information utilisée pour la recherche.
- Les suggestions apparaissent automatiquement. Le nom de chaque fiche peut être complété par des informations utiles pour l’identifier.
- Cliquez sur une suggestion, ou parcourez les propositions avec les flèches du clavier puis validez avec Entrée.
- Pour consulter davantage de résultats, utilisez Plus de résultats : ouvrir la liste, lorsqu’il est proposé, ou l’icône de sélection du champ.
Par défaut, les produits peuvent être retrouvés par leur référence, leur numéro ou leur nom. Les services peuvent être retrouvés par leur numéro ou leur nom. Les autres modules conservent leur recherche habituelle tant qu’un administrateur ne l’a pas personnalisée.
Exemple : dans une ligne de devis, saisissez la référence « ART-204 » pour retrouver le produit correspondant. Sa référence et son numéro peuvent apparaître sous son nom pour confirmer votre choix.
Les recherches personnalisées placent les correspondances exactes en premier, puis les valeurs commençant par votre saisie, puis celles qui la contiennent. La liste propose au maximum dix fiches à la fois.
2. Accéder aux réglages #
L’écran est réservé aux administrateurs, y compris les administrateurs restreints. Vous pouvez y accéder :
- depuis Paramètres > Gestion des modules > Recherche et suggestions ;
- depuis Personnaliser > Recherche et suggestions dans le module concerné ;
- depuis le lien Recherche et suggestions, accompagné d’une roue dentée, dans l’en-tête d’une popup de sélection. Sur petit écran, seule l’icône apparaît. Ce lien ouvre les réglages dans un nouvel onglet et conserve votre formulaire en cours.
Choisissez le Module recherché. Il s’agit du type de fiche à sélectionner : pour améliorer la recherche des articles depuis les devis, choisissez Produits. Les accès depuis un module ou une popup présélectionnent le module concerné.
3. Choisir les champs utiles #
Les trois rubriques sont indépendantes :
| Rubrique | Utilité | Limite |
|---|---|---|
| Champs de recherche | Informations dans lesquelles chercher le texte saisi | De 1 à 8 champs lorsque la rubrique est personnalisée |
| Détails des suggestions | Informations affichées sous le nom de chaque proposition | De 0 à 3 champs ; aucun champ signifie que seul le nom est affiché |
| Colonnes de la popup | Colonnes proposées à l’ouverture de la fenêtre de sélection | De 1 à 12 champs lorsque la rubrique est personnalisée ; le nom reste disponible pour sélectionner une fiche |
- Cochez Personnaliser ces champs pour chaque rubrique à adapter.
- Sélectionnez les champs utiles, puis faites-les glisser pour les ordonner. Au clavier, retirez-les puis ajoutez-les dans l’ordre souhaité.
- Essayez les suggestions, puis cliquez sur Enregistrer.
Les champs n’ont pas besoin d’être identiques dans les trois rubriques. Vous pouvez chercher un contact par son nom et son adresse électronique, afficher son téléphone dans les suggestions et prévoir davantage de colonnes dans la popup.
Note : les réglages sont partagés pour le module choisi. Chaque utilisateur conserve ses droits : seules les fiches et les informations auxquelles il a accès peuvent lui être proposées.
4. Essayer avant d’enregistrer #
Dans Essayer les suggestions, saisissez au moins trois caractères. L’aperçu se lance automatiquement après une courte pause de saisie ; le bouton Rechercher reste disponible.
L’aperçu utilise vos choix actuels, même s’ils ne sont pas encore enregistrés, et se met à jour lorsque vous modifiez ces choix. Il applique vos droits d’accès. Pour vérifier une liste propre à un devis, une commande ou une facture, faites aussi un essai dans le formulaire de ce document.
Pour revenir au comportement habituel d’une seule rubrique, décochez Personnaliser ces champs, puis enregistrez. Rétablir les réglages standard réinitialise les trois rubriques du module après confirmation. Pour les produits, les réglages standard incluent la recherche par référence, numéro et nom.
5. Comprendre les listes filtrées #
Une liste configurée pour les produits ou services d’un document de gestion commerciale conserve la priorité sur les colonnes définies ici. Son filtre s’applique également aux suggestions pendant la saisie. Son nom apparaît en tête des suggestions sous la forme Liste : …, puis disparaît avec les propositions lorsque vous choisissez un article ou quittez le champ. Cet en-tête est une indication, pas un article sélectionnable.
Si vous êtes autorisé à changer de liste dans la popup, le choix s’applique aux autres lignes du même type et aux lignes ajoutées dans le formulaire en cours. Il dure jusqu’au rechargement du formulaire et ne modifie pas le réglage partagé.
En l’absence de liste prioritaire, les colonnes personnalisées de la popup sont utilisées ; si cette rubrique n’est pas personnalisée, la présentation habituelle du module s’applique.
Important : si une liste imposée devient indisponible, un message apparaît dans les suggestions et dans la popup. Contactez un administrateur pour rétablir l’accès à cette liste ou en choisir une autre.
Consultez Le filtrage des popups catalogue pour configurer ces listes par type de document.