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Les factures d’acompte

8 minutes

📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Ventes > Factures clients

L’acompte est un versement partiel demandé au client avant la livraison du bien ou l’exécution de la prestation. Il sécurise la commande, finance le lancement des travaux et réduit le risque d’impayé.

Dans Kafinea, un acompte se matérialise par une facture d’acompte : une facture à part entière, comptabilisée, dont le montant est ensuite déduit automatiquement de la facture finale. Vous pouvez enchaîner plusieurs acomptes sur une même affaire, puis générer la facture finale qui solde le tout.

1. Pourquoi une facture, et non un simple document d’appel de fonds #

C’est le point qui surprend le plus souvent, et il est important : l’acompte encaissé se facture.

  • La facture est obligatoire pour toute vente ou prestation réalisée entre professionnels, y compris pour les acomptes perçus avant la réalisation de l’opération (voir les sources en fin d’article).
  • Pour un acompte, la TVA devient exigible à la date du versement, indépendamment de la date de livraison ou de fin de prestation. C’est cette exigibilité qui impose l’émission d’une facture au moment de l’encaissement.
  • La facture d’acompte porte donc toutes les mentions obligatoires d’une facture : identification du vendeur et du client, numéro unique issu d’une séquence chronologique et continue, date, désignation, base hors taxes, taux et montant de TVA, total à payer.
  • Elle entre dans le champ de la facturation électronique comme n’importe quelle autre facture.

Conséquence pratique : un document intitulé « appel de fonds » ou « demande d’acompte » non facturé ne remplace pas cette obligation. Si votre besoin est simplement de remettre au client un document chiffré destiné à obtenir sa commande ou un virement d’avance, sans encaissement à comptabiliser immédiatement, c’est la facture proforma qu’il faut utiliser.

Cas particulier des biens livrés dans un autre pays de l’Union européenne : les règles d’exigibilité de la TVA diffèrent selon la nature de l’opération. Vérifiez le traitement applicable avec votre expert-comptable avant de paramétrer une chaîne d’acomptes sur ces flux.

2. Activer la fonctionnalité #

Les factures d’acompte s’activent dans Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités, groupe Facturation :

Option Effet
Factures d’acompte Affiche les champs et les actions d’acompte sur les factures client et les factures fournisseur
Factures d’acompte > Numérotation spécifique Attribue aux factures d’acompte une série de numérotation distincte de celle des factures ordinaires

Une fois l’option activée, les champs d’acompte apparaissent dans le formulaire de création d’une facture.

3. Créer une première facture d’acompte #

  1. Ouvrez Menu principal > Ventes > Factures clients et créez une facture, ou convertissez un devis ou un bon de commande client en facture : les lignes d’articles, les adresses et les conditions sont reprises.
  2. Cochez Facture d’acompte.
  3. Choisissez le Type d’acompte :
    • Pourcentage : saisissez le taux dans Pourcentage d’acompte (par exemple 30 %). Le montant est calculé sur le total du document.
    • Montant fixe : saisissez directement la somme dans Montant d’acompte.
  4. Enregistrez.

Kafinea renseigne alors le Montant d’acompte calculé, le Pourcentage d’acompte calculé et les Taxes de l’acompte, en répartissant l’acompte sur les différents taux de taxe présents dans les lignes. Les champs Total HT avant acompte et Total TTC avant acompte conservent le montant de l’affaire complète, ce qui vous permet de suivre à tout moment la part déjà appelée.

Le principe est identique côté achats, sur les factures fournisseur, lorsque c’est vous qui versez un acompte.

4. Enchaîner les acomptes, puis facturer le solde #

Depuis la fiche d’une facture d’acompte, deux actions permettent de poursuivre la chaîne :

  • Acompte : Créer la facture suivante : génère un nouvel acompte rattaché au précédent, avec les mêmes lignes de référence.
  • Acompte : Créer la facture finale : génère la facture de solde.

La filiation est visible dans le champ Facture d’acompte précédente, et le champ Montant déjà facturé récapitule le cumul des acomptes de la chaîne.

La facture finale reprend l’intégralité des lignes d’articles, puis déduit chaque acompte déjà facturé au moyen d’une ligne Acompte n° X à déduire, avec son numéro et son montant. Le client retrouve ainsi sur un seul document le montant total de l’affaire, l’historique de ce qu’il a déjà réglé et le solde à payer.

Cette déduction est automatique : vous n’avez pas à créer d’avoir ni à saisir de ligne négative à la main.

Bon à savoir : si le chiffrage évolue entre l’acompte et la livraison, seule la facture finale change. Les acomptes déjà émis restent tels quels et sont déduits pour leur montant réel, ce qui préserve la continuité de votre numérotation et de votre comptabilité.

5. Numérotation #

Par défaut, une facture d’acompte prend un numéro dans la série des factures client, comme toute autre facture.

Si vous souhaitez une série distincte, par exemple ACO-2026-0001, activez la numérotation spécifique pour les factures d’acompte (voir section 2), puis créez le format correspondant dans Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation : une entrée dédiée aux factures d’acompte est disponible dans la liste des documents à numéroter, distincte des factures client et des factures fournisseur.

Dans les deux cas, la séquence reste chronologique et continue, ce qui est l’exigence à respecter en matière de numérotation de factures. Voir Les formats de numérotation.

6. Comptabilité et analyses #

  • L’écriture générée par une facture d’acompte utilise les comptes d’avances et acomptes reçus (ou versés, côté achats) et le compte de TVA correspondant, définis dans le paramétrage comptable. La facture finale solde ces comptes et constate le chiffre d’affaires.
  • Les comptes utilisés doivent être renseignés dans le paramétrage : Kafinea n’applique jamais de compte par défaut silencieux sur ce type de donnée. Si un compte requis manque, la génération de l’écriture s’interrompt avec un message explicite, ce qui vous garantit une comptabilité fidèle à votre paramétrage. Voir Les stratégies comptables.
  • Les factures d’acompte sont exclues de l’analyse du chiffre d’affaires et du calcul des marges de projet : le chiffre d’affaires est reconnu une seule fois, sur la facture finale. Vos indicateurs restent justes même avec plusieurs acomptes.

7. Encaissement #

Une facture d’acompte s’encaisse comme n’importe quelle facture : enregistrez le paiement et associez-le au document. Voir Les paiements client et L’association d’un paiement à une facture.

Le solde restant dû au client tient compte des acomptes déjà réglés : seule la facture finale fait apparaître le montant net à payer.

8. Questions fréquentes #

Puis-je demander un acompte sans émettre de facture ?
Non pour l’encaissement : dès qu’un acompte est versé, la facture correspondante doit être émise et la TVA déclarée. En revanche, pour la demande faite au client avant tout versement, un devis ou une facture proforma est parfaitement adapté.

Quelle est la différence avec la facturation d’avancement ?
L’acompte est une avance sur une opération non encore réalisée. La facturation d’avancement facture au contraire ce qui a effectivement été réalisé à une date donnée. Les deux mécanismes existent dans Kafinea et peuvent se combiner : un acompte au démarrage, puis des factures d’avancement. Voir La facturation d’avancement.

Le client a versé un acompte puis annulé la commande. Que faire ?
La facture d’acompte a été régulièrement émise : elle se corrige par un avoir client, jamais par une suppression du document.

Combien d’acomptes puis-je enchaîner ?
Il n’y a pas de limite. Chaque nouvel acompte se rattache au précédent, et la facture finale déduit la totalité de la chaîne.

Puis-je faire figurer le détail des acomptes sur le PDF ?
Oui. Les modèles de PDF disposent d’indicateurs permettant d’afficher un titre « Facture d’acompte », le montant ou le pourcentage de l’acompte, et le tableau de déduction sur la facture finale. Voir vos modèles dans Menu principal > Outils > Modèles de PDF.

9. Glossaire #

Terme Définition
Acompte Versement partiel effectué avant la livraison ou l’exécution, qui engage les deux parties
Arrhes Somme versée dont l’abandon permet au client de renoncer au contrat, régime juridique distinct de l’acompte
Exigibilité de la TVA Moment à partir duquel le Trésor public peut réclamer la TVA, à savoir la date du versement pour un acompte
Facture finale Facture de solde qui reprend l’ensemble de l’opération et déduit les acomptes déjà facturés

10. Sources officielles #

Références associées 🔗 #