Lorsque vos livraisons découlent systématiquement de vos factures, Kafinea génère les bons dès que la facture remplit les conditions que vous avez définies. Vous choisissez séparément les dépôts proposés, le déclenchement de la génération et le suivi des modifications de la facture.
| Choix | Effet |
|---|---|
| Dépôts par document et par ligne | Le dépôt du client initialise le document, puis ses nouvelles lignes. Chaque ligne peut partir d’un autre dépôt. |
| Workflow de génération | Décide quelles factures produisent des bons et à quel moment. |
| Synchroniser les bons et le stock avec les factures et avoirs | Les bons des nouvelles factures prises en charge continuent à suivre leurs modifications. |
Les deux fonctionnalités sont indépendantes et se règlent dans Paramètres > Fonctionnalités. Vous pouvez utiliser les dépôts par ligne sans génération automatique, générer des bons indépendants ou conserver la synchronisation avec un dépôt commun. Leur activation ne remplace pas le workflow de génération.
1. Régler l’emplacement et le statut #
Les réglages communs se trouvent dans Paramètres > Finance et gestion commerciale > Génération des bons de livraison.
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Emplacement de stockage | Dépôt de départ commun. Avec les dépôts par ligne, il sert de valeur par défaut lorsque le client et le document n’en précisent pas. |
| Statut du bon de livraison généré | Statut attribué aux bons générés. Avec l’une des deux fonctionnalités activée, la génération crée les mouvements correspondants. Lorsque les deux sont désactivées, vos workflows habituels de bon de livraison déterminent les mouvements. |
Important : chaque ligne à livrer doit disposer d’un dépôt valide. Renseignez le dépôt sur le document ou ses lignes, ou configurez une valeur par défaut avant de lancer la génération.
Astuce : choisissez le statut qui représente une livraison validée dans votre organisation.
2. Définir quand la génération a lieu #
Les conditions de déclenchement sont les vôtres : elles se décrivent dans un workflow sur les Factures.
- Ouvrez Paramètres > Automatisation et communication > Flux de travail et créez un workflow sur le module Factures.
- Choisissez le déclencheur, en général « à la création ou à la modification ».
- Posez vos conditions : statut de la facture, mode de règlement, date, société, type de client… tout critère disponible dans les conditions de workflow convient.
- Ajoutez l’action Appeler une fonction personnalisée et sélectionnez GenerateDeliveryNote.
Exemple : condition « Statut de la facture est Envoyée ET Société est Ma société » : chaque facture envoyée par cette société produit les bons correspondant à ses dépôts, sans saisie supplémentaire.
Astuce : gardez des conditions restrictives et proches de votre réalité métier. Un critère trop large fait travailler le workflow sur des factures qui n’ont pas à être livrées, par exemple des factures de prestation.
Une fois la première génération effectuée, relancer cette action ne crée pas de doublons. Si la facture a été prise en charge avec synchronisation, ses modifications continuent à être suivies même si ce workflow est ensuite désactivé. Sans synchronisation, relancer le workflow laisse les bons déjà générés tels quels.
En génération seule, une tentative sur une facture vide ou annulée ne marque pas la génération comme terminée. Le workflow peut la relancer lorsque la facture est prête et répond de nouveau à ses conditions.
3. Choisir les dépôts sur la facture #
Lorsque les dépôts par ligne sont activés :
- Sélectionnez le Compte client. Son Dépôt initialise celui du document ; à défaut, Kafinea utilise le dépôt des réglages de génération.
- Ajoutez les articles. Chaque nouvelle ligne reprend le Dépôt du document.
- Pour expédier un article depuis un autre endroit, choisissez un autre Dépôt sur sa ligne.
- Enregistrez la facture. Quand les conditions de génération sont remplies, chaque dépôt reçoit son propre bon.
Exemple : une facture contient deux articles à expédier depuis Lyon et un article depuis Paris. Elle produit deux bons : celui de Lyon contient les deux premières lignes et celui de Paris contient la troisième.
Changer le client ou le dépôt d’en-tête conserve les dépôts déjà saisis sur les lignes. Utilisez Compléter les lignes sans dépôt pour ne remplir que les lignes vides, ou Appliquer à toutes les lignes pour remplacer les choix existants.
Ces valeurs sont aussi disponibles sur les devis et commandes client et sont conservées lors de leur transformation en facture. Modifier ensuite le dépôt de la fiche client ne change pas les documents déjà enregistrés.
Une ligne affecte toute sa quantité à un seul dépôt. Pour répartir une quantité entre deux dépôts, saisissez deux lignes.
4. Ce que contiennent les bons générés #
- L’en-tête reprend le client, la société, l’adresse de livraison et les dates de la facture, comme le fait le bouton de génération manuelle.
- Les lignes reprennent les articles et quantités de la facture affectés au dépôt du bon.
- Le champ document source pointe vers la facture : depuis la facture, l’onglet Bons de livraison affiche les bons associés, et depuis chaque bon vous remontez à la facture.
- Le statut est celui que vous avez réglé. Les mouvements correspondent au contenu complet du bon.
- La date de sortie de stock est la date de la facture ; son échéance de paiement ne décale pas la livraison.
Note : une nouvelle exécution sans modification de la facture ne duplique pas les bons ni les mouvements.
5. Choisir le suivi après la génération #
La première génération enregistre le mode de suivi de la facture. Activer ou désactiver ensuite les fonctionnalités ne change pas ce mode pour les factures déjà prises en charge.
Génération seule : les bons restent indépendants et modifiables selon vos droits. Les modifications, l’annulation ou la suppression de la facture ne modifient pas ces bons ni leurs mouvements. Ajustez les bons selon votre organisation. Activer plus tard la synchronisation ne reprend pas leur gestion automatiquement.
Génération avec synchronisation : modifiez directement la facture lorsque son état et vos droits le permettent. Les bons gérés automatiquement et leurs mouvements sont mis à jour à l’enregistrement, sans intervention sur les bons.
| Modification de la facture | Conséquence automatique |
|---|---|
| Quantité ou article modifié | Le contenu du bon et les mouvements correspondants sont recalculés. |
| Une ligne passe à un autre dépôt | La sortie est déplacée vers le dépôt choisi. |
| Un nouveau dépôt apparaît | Un bon supplémentaire est créé. |
| Un dépôt n’a plus aucune ligne | Son bon automatique et ses mouvements sont supprimés. |
| Facture annulée | Ses bons automatiques sont placés dans la corbeille et leurs mouvements sont retirés du stock. |
| Facture supprimée | Ses bons gérés automatiquement et leurs mouvements sont supprimés. |
| Facture restaurée | Ses bons automatiques sont rétablis avec les mêmes numéros et leurs mouvements sont recalculés, si la facture n’est pas annulée. |
Un dépôt conservé garde le même bon et le même numéro. Si un dépôt retiré revient sur la facture, son bon précédent est rétabli. Les bons créés manuellement restent indépendants de cette synchronisation.
La facture et son stock sont enregistrés ensemble. Si l’enregistrement ne peut pas aboutir, les changements sont annulés pour conserver leur cohérence.
Exemple : vous remplacez 10 unités par 6 sur une facture. La sortie correspondante devient 6 unités : 4 unités sont rétablies dans le stock du dépôt concerné.
Important : conservez la fonctionnalité active tant que vous modifiez des factures déjà synchronisées. Si elle a été désactivée, l’enregistrement demande sa réactivation pour poursuivre avec les mêmes règles de stock.
Le choix entre dépôts des lignes et dépôt commun reste également celui de la première génération. Désactiver les dépôts par ligne ne regroupe donc pas les bons d’une facture déjà synchronisée. Pour une facture suivie avec le dépôt commun, une modification de ce réglage s’applique à sa prochaine synchronisation effective.
6. Préparer l’activation #
| Situation | À faire |
|---|---|
| Vous ne livrez qu’une partie des articles facturés | Créez le bon de livraison manuellement : la génération automatique reprend les quantités facturées telles quelles. |
| Une facture possède déjà des bons issus de votre ancien fonctionnement, y compris dans la corbeille | Faites préparer la reprise par votre administrateur avant d’activer la synchronisation sur cette facture. Les bons existants sont conservés. |
| Vous souhaitez conserver un dépôt commun | Laissez les dépôts par ligne désactivés ; choisissez séparément si les modifications de facture doivent être synchronisées. |
| Vous avez généré des bons sans synchronisation | Continuez à les gérer séparément. L’activation ultérieure de la synchronisation concerne les nouvelles factures prises en charge. |
| Vous préparez un retour physique | Configurez le workflow des avoirs pour générer les retours et renseignez leurs dépôts de destination. |
Validez votre configuration sur une facture de test avec un ou deux dépôts, puis modifiez une quantité. Consultez les mouvements de stock pour confirmer le comportement choisi avant de généraliser le workflow.
Si vous utilisiez déjà la fonctionnalité qui associait dépôts par ligne et synchronisation, sa mise à jour conserve le suivi des factures déjà prises en charge.
7. Comprendre l’origine d’un bon avec l’assistant IA #
Depuis un bon de livraison, demandez par exemple : « Quelle facture a généré ce bon et ses modifications sont-elles synchronisées ? » ou « Pourquoi cette facture a-t-elle produit deux bons ? ».
L’assistant remonte à la facture liée, consulte son suivi de génération et distingue la génération seule de la synchronisation active. Il peut expliquer les dépôts, les bons accessibles et les dates de génération ou de synchronisation connues. Une date ancienne de première génération non enregistrée reste inconnue, même après une nouvelle synchronisation.
Cette consultation respecte vos droits sur la facture, les bons et les dépôts. Une liste vide ne suffit donc pas à conclure à l’absence de documents liés. Elle ne relance pas la génération et ne modifie aucun stock. La même aide est disponible pour une IA externe connectée.
8. Questions fréquentes #
Puis-je continuer à créer des bons de livraison à la main ?
Oui. La génération automatique n’enlève rien : la saisie directe et la génération depuis une commande client ou depuis le bouton d’une facture restent disponibles.
Comment savoir si un bon de livraison a été généré automatiquement ?
Les bons apparaissent dans l’onglet Bons de livraison de la facture. Demandez à l’assistant de consulter le suivi pour distinguer la génération seule de la synchronisation. Pour un bon synchronisé, effectuez les changements sur la facture : une tentative de modification directe du bon affiche un message qui rappelle cette règle.
Rien n’est généré, où regarder ?
Vérifiez les dépôts des lignes et du document, les réglages de génération, puis l’activation et les conditions du workflow. Le message affiché ou le journal d’événements précise l’élément à compléter. Pour une facture ayant déjà des bons antérieurs à la synchronisation, demandez à votre administrateur de préparer sa reprise.
Dois-je modifier le bon après avoir corrigé la facture ?
Si la facture a été prise en charge avec synchronisation, non : modifiez les articles, quantités et dépôts sur la facture. En génération seule, les bons restent à gérer séparément.
Puis-je activer les dépôts par ligne sans automatiser les livraisons ?
Oui. Cette fonctionnalité propose les dépôts sur les documents et leurs lignes. La création automatique dépend du workflow et le suivi des modifications dépend de l’option de synchronisation.
Activer la synchronisation reprend-il les bons déjà générés ?
Non. Les factures déjà enregistrées en génération seule conservent ce fonctionnement. Pour préparer une reprise de l’existant, consultez votre administrateur ; aucun changement automatique de mode n’est effectué.
Le même principe existe-t-il pour les avoirs ?
Oui. Un avoir configuré pour un retour physique génère un retour par dépôt de destination, ou un retour vers le dépôt commun. Si la synchronisation était activée lors de sa première génération, les retours suivent ensuite ses modifications. Un avoir financier sans retour physique ne remet pas d’article en stock.