Lorsque vos livraisons découlent systématiquement de vos factures, l’opérateur n’a plus à créer le bon de livraison : Kafinea le génère dès que la facture remplit les conditions que vous avez définies. L’opérateur ne traite plus qu’une seule pièce, la facture, et la sortie de stock suit.
Le bon de livraison généré est un bon de livraison ordinaire : il reprend les lignes de la facture, reste rattaché à elle, et suit exactement le même chemin qu’un bon saisi à la main, mouvements de stock compris.
1. Régler l’emplacement et le statut #
Deux valeurs sont indispensables et ne figurent pas sur la facture. Elles se règlent une fois pour toutes dans Paramètres > Finance et gestion commerciale > Génération des bons de livraison.
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Emplacement de stockage | Emplacement d’où sortent les marchandises. C’est lui qui détermine sur quel stock la sortie est imputée. |
| Statut du bon de livraison généré | Statut appliqué au bon de livraison une fois ses lignes recopiées. C’est ce statut qui déclenche vos workflows de bon de livraison, donc le mouvement de stock. |
Important : l’emplacement de stockage est obligatoire. Tant qu’aucun emplacement n’est choisi, aucun bon de livraison n’est généré et la raison est inscrite dans le journal d’événements : une donnée de stock aussi importante est toujours celle que vous avez choisie, jamais une valeur devinée.
Astuce : choisissez comme statut celui que vos opérateurs appliquent aujourd’hui à la main pour valider une livraison. La génération automatique produira ainsi exactement les mêmes mouvements de stock qu’auparavant.
2. Définir quand la génération a lieu #
Les conditions de déclenchement sont les vôtres : elles se décrivent dans un workflow sur les Factures.
- Ouvrez Paramètres > Automatisation et communication > Flux de travail et créez un workflow sur le module Factures.
- Choisissez le déclencheur, en général « à la création ou à la modification ».
- Posez vos conditions : statut de la facture, mode de règlement, date, société, type de client… tout critère disponible dans les conditions de workflow convient.
- Ajoutez l’action Appeler une fonction personnalisée et sélectionnez GenerateDeliveryNote.
Exemple : condition « Statut de la facture est Envoyée ET Société est Ma société » : chaque facture envoyée par cette société donne un bon de livraison, sans aucune saisie.
Astuce : gardez des conditions restrictives et proches de votre réalité métier. Un critère trop large fait travailler le workflow sur des factures qui n’ont pas à être livrées, par exemple des factures de prestation.
3. Ce que contient le bon de livraison généré #
- L’en-tête reprend le client, la société, l’adresse de livraison et les dates de la facture, comme le fait le bouton de génération manuelle.
- Les lignes sont celles de la facture, avec leurs quantités, remises et frais annexes.
- Le champ document source pointe vers la facture : depuis la facture, l’onglet Bons de livraison affiche le bon généré, et depuis le bon vous remontez à la facture.
- Le statut est celui que vous avez réglé, appliqué après la recopie des lignes pour que la sortie de stock porte sur un document complet.
Note : un seul bon de livraison est généré par facture. Si le workflow se déclenche à nouveau sur la même facture, la génération est ignorée et rien n’est dupliqué.
4. L’impact sur les stocks #
La génération ne fabrique aucun mouvement de stock particulier : elle produit un bon de livraison, et ce sont vos règles habituelles qui font la sortie de stock au moment où le bon prend son statut. Vos contrôles, vos états de stock et l’annulation d’un mouvement fonctionnent comme d’habitude, voir les bons de livraison et les mouvements de stock.
Important : vérifiez sur une facture de test que l’emplacement réglé est bien celui d’où vous voulez sortir la marchandise avant d’activer le workflow sur l’ensemble de vos factures.
5. Ce qui reste à votre main #
| Situation | À faire |
|---|---|
| Vous ne livrez qu’une partie des articles facturés | Créez le bon de livraison manuellement : la génération automatique reprend les quantités facturées telles quelles. |
| Vous modifiez la facture après la génération | Ajustez le bon de livraison en conséquence : il n’est pas régénéré. |
| Vous livrez depuis plusieurs emplacements | Un bon de livraison porte un seul emplacement de stockage. Passez par une saisie manuelle pour répartir la sortie. |
| Vous suivez vos articles par lot ou par numéro de série | Renseignez le lot sur le bon généré, ou complétez votre workflow de bon de livraison par la génération de lot que vous utilisez déjà. |
6. Questions fréquentes #
Puis-je continuer à créer des bons de livraison à la main ?
Oui. La génération automatique n’enlève rien : la saisie directe et la génération depuis une commande client ou depuis le bouton d’une facture restent disponibles.
Comment savoir si un bon de livraison a été généré automatiquement ?
Le bon porte la facture dans son champ document source, et il apparaît dans l’onglet Bons de livraison de cette facture.
Rien n’est généré, où regarder ?
Vérifiez dans l’ordre : l’emplacement de stockage est bien renseigné dans les réglages, le workflow est actif, ses conditions correspondent bien à la facture, et aucun bon de livraison n’existe déjà pour cette facture. Le journal d’événements indique la raison lorsque la génération est abandonnée.
Que se passe-t-il si je supprime le bon de livraison généré ?
Une nouvelle génération devient possible sur cette facture : le prochain déclenchement du workflow recréera un bon de livraison.