Les comptes client

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Menu principal > Ventes > Comptes clients

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Introduction #

Le module Comptes centralise les informations de vos clients, prospects, partenaires et fournisseurs. Il est accessible via Menu principal > Ventes > Comptes.

Un compte représente un particulier ou une organisation (entreprise, association, administration) avec laquelle vous entretenez une relation commerciale. C’est le point de rattachement de l’ensemble des documents commerciaux : devis, commandes, factures, avoirs, tickets de support, etc.

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1. Créer un compte #

Accès #

1. Accédez au module Comptes via Menu principal > Ventes > Comptes
2. Cliquez sur le bouton Ajouter Compte

Informations à renseigner #

Informations principales :

• Nom du compte : le nom qui permet de retrouver et de sélectionner le client (obligatoire). Il est saisi librement ou composé à partir de son identité, selon les règles ci-dessous.
• Type de compte : la nature de la relation (Client, Prospect, Partenaire, Revendeur, etc.)
• Secteur d’activité : le secteur dans lequel opère l’entité
• Site web : l’URL du site de l’entité
• Téléphone / Email : les coordonnées principales

Comprendre le nom automatique du compte #

Lorsque les champs Raison sociale, Prénom et Nom sont disponibles sur votre formulaire, renseignez l’identité du client. Kafinea compose le Nom du compte à partir de ces informations. Un prénom seul ou un nom seul suffit à constituer une identité personnelle.

La Nature du tiers départage uniquement les cas où les deux identités sont renseignées. Elle ne bloque pas l’utilisation de la seule identité disponible. Les espaces superflus sont supprimés ; la casse et les accents sont conservés.

Exemple : Avec « Atelier Martin » en Raison sociale et « Léa Martin » dans Prénom et Nom, le compte s’appelle « Léa Martin » si la nature est Particulier, et « Atelier Martin » si elle est Pro, Administration ou non renseignée. Si seule la raison sociale est renseignée, le nom reste « Atelier Martin », même avec la nature Particulier.

Modifier le résultat :

1. Repérez l’indication Automatique et consultez l’aide sous Nom du compte : elle indique l’origine du nom et la priorité appliquée lorsque les deux identités sont présentes.
2. Corrigez la Raison sociale, le Prénom, le Nom ou la Nature du tiers. Lorsqu’ils appartiennent au même bloc, ces champs sont regroupés juste avant le Nom du compte ; les champs placés dans d’autres blocs conservent leur emplacement.
3. Vérifiez le nom composé, puis sauvegardez la fiche.

Tant qu’une identité est renseignée, le Nom du compte est en lecture seule dans le formulaire : corrigez les champs qui le composent. La même règle est appliquée lors de la sauvegarde de la fiche. Si vous videz les trois champs d’identité, le dernier nom affiché est conservé et redevient modifiable ; le nom antérieur n’est pas rétabli automatiquement.

Disponibilité des champs : les champs Raison sociale, Prénom et Nom sont masqués par défaut. Pour les utiliser, demandez à votre administrateur de les rendre disponibles dans la disposition du module Comptes. La composition du nom ne nécessite pas d’option d’activation distincte. En l’absence d’identité renseignée, vous continuez à saisir directement le Nom du compte.

Le Type de compte, le Compte parent, la civilité, l’adresse, les identifiants d’entreprise et les contacts rattachés ne participent pas à ce calcul. Les champs Prénom et Nom utilisés ici appartiennent à la fiche du compte, pas à une fiche contact associée.

Compléter les adresses et le rattachement #

Adresses :

• Adresse de facturation : utilisée par défaut sur les devis, commandes et factures
• Adresse de livraison : utilisée par défaut sur les bons de livraison

Bon à savoir : les adresses du compte sont automatiquement reprises lors de la création de documents commerciaux (devis, commandes, factures). Vous pouvez les modifier au cas par cas sur chaque document.

Compte parent :
Le champ Compte parent permet d’établir une hiérarchie entre comptes. Par exemple, une filiale peut être rattachée à sa maison mère. Cette arborescence permet de visualiser la structure organisationnelle des groupes multi-entités et peut être exploitée lors de la facturation récurrente et de la tarification par grille tarifaire (voir section 5).

Définir une remise client par défaut #

Sur la fiche du client, renseignez le Taux de remise si vous lui accordez habituellement un pourcentage, puis enregistrez. Un taux supérieur à 0 % s’applique aux nouveaux articles ajoutés sans remise dans un devis, une commande client ou une facture. La remise apparaît sur chaque ligne et reste modifiable.

Si vous sélectionnez ou changez le client après avoir saisi des articles, les remises de ces lignes sont conservées. Lorsque le taux du client peut modifier ces lignes, un encart au-dessus des articles propose Appliquer la remise aux lignes sans remise ou Appliquer la remise à toutes les lignes. La seconde action remplace aussi les remises déjà saisies. Sans taux de remise sur la fiche client, aucune remise par défaut n’est appliquée.

Lorsqu’un devis devient une commande puis une facture, les remises négociées sur ses lignes sont reprises. Une modification ultérieure du taux sur la fiche client ne recalcule pas les documents déjà créés.

Définir l’encours autorisé d’un client #

Sur la fiche du client, renseignez Encours autorisé avec le montant maximal qu’il peut encore devoir à votre entreprise. Laissez le champ vide si vous ne souhaitez pas fixer de plafond. La valeur 0 est un plafond : elle signale tout encours client positif.

Encours client correspond au total des factures du client, diminué du total de ses avoirs et de tous ses paiements. Les montants sont calculés dans la devise de l’entreprise, pour ce client uniquement. Les factures et les avoirs annulés, ainsi que les enregistrements supprimés, sont exclus. Les devis et les commandes non facturées ne s’ajoutent pas à ce montant.

Un paiement réduit l’encours dès son enregistrement, même s’il n’est pas encore associé à une facture. L’associer ensuite à une facture ne le déduit pas une seconde fois. Un remboursement au client, enregistré comme un paiement négatif, augmente l’encours. Un encours négatif signifie que le client dispose d’un crédit auprès de votre entreprise.

Les champs Encours disponible et Plafond d’encours dépassé permettent de suivre la situation sur sa fiche et de filtrer la liste des comptes. L’encours disponible est égal à l’encours autorisé moins l’encours client ; il reste vide si aucun plafond n’est fixé. Le plafond est dépassé uniquement lorsque l’encours client lui est strictement supérieur. Ces valeurs sont actualisées lors de l’enregistrement, de la suppression ou de la restauration d’une facture, d’un avoir ou d’un paiement, ainsi que lors de la modification du plafond sur la fiche client.

Exemple : Un client a 1 000 € de factures, 100 € d’avoirs et 700 € de paiements, dont 100 € ne sont pas encore associés à une facture. Son encours est de 200 € : 1 000 − 100 − 700. Avec un encours autorisé de 500 €, son encours disponible est de 300 € et son plafond n’est pas dépassé.

Votre administrateur peut activer l’alerte dans Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités > Autres fonctionnalités, avec l’option Ventes : alerte sur les devis et commandes quand l’encours autorisé est dépassé. Elle prévient le commercial lorsqu’il sélectionne ce client dans un devis ou une commande et lorsqu’il consulte le document. L’alerte informe sans empêcher l’enregistrement ou la poursuite de la vente.

Définir le dépôt habituel d’un client #

Le Dépôt désigne l’endroit d’où partent les produits pour ce client. Renseignez-le sur sa fiche pour proposer automatiquement ce dépôt lors de la sélection du client sur un devis, une commande client, une facture ou un avoir. Sur un avoir destiné à un retour physique, il devient le dépôt de réception des produits retournés.

Ce comportement nécessite la fonctionnalité Dépôts par document et par ligne. Si le champ Dépôt n’apparaît pas sur la fiche client, votre administrateur peut le rendre disponible dans la disposition du module.

Les nouvelles lignes du document reprennent le dépôt de son en-tête ; vous pouvez choisir un autre dépôt sur chaque ligne. Sans dépôt sur la fiche client, le réglage de génération fournit la valeur par défaut. Modifier le dépôt du client ne change pas les documents déjà enregistrés.

Le choix des dépôts ne déclenche pas de livraison ni de retour. La génération automatique se configure par workflow ; la synchronisation des modifications de facture ou d’avoir s’active séparément avec Synchroniser les bons et le stock avec les factures et avoirs.

Consultez la génération automatique des bons de livraison pour préparer les sorties de stock par dépôt.

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2. Types de compte #

Le type de compte définit la nature de votre relation avec l’entité :

Bon à savoir : le type de compte n’a pas d’impact fonctionnel sur les documents commerciaux. Il sert principalement à la segmentation et au reporting.

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3. Vue d’ensemble d’un compte #

La fiche d’un compte offre une vue complète de la relation commerciale grâce aux onglets de relations :

• Contacts : les personnes physiques rattachées à ce compte
• Devis : les propositions commerciales émises
• Commandes client : les bons de commande enregistrés
• Factures : les factures émises
• Avoirs clients : les avoirs émis
• Documents : les fichiers associés (contrats, pièces jointes, etc.)
• Activités : les appels, réunions et tâches liés à ce compte
• Tickets : les demandes de support associées
• Sites : les différents sites (adresses de livraison) rattachés à ce compte
• Modalités de paiement : le mode et la condition de paiement par défaut de ce client, par société – repris automatiquement sur ses documents (voir Les conditions de paiement)

Cette vue centralisée permet de retrouver rapidement l’historique complet d’un client sans naviguer entre les différents modules.

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4. Actions disponibles #

Créer un document depuis le compte #

Depuis la fiche d’un compte, vous pouvez créer directement :

• Un devis
• Une commande client
• Une facture

Le compte sera automatiquement pré-rempli dans le nouveau document.

Envoyer un email #

Vous pouvez envoyer un email directement depuis la fiche du compte. L’email sera archivé dans l’historique des activités.

Dupliquer #

Utilisez la fonction Dupliquer pour créer un nouveau compte à partir d’un existant. Les informations principales sont reprises (hors documents liés).

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5. Hiérarchie des comptes #

Le champ Compte parent permet de structurer vos comptes en arborescence :

• Un compte parent peut avoir plusieurs sous-comptes
• Chaque sous-compte conserve ses propres documents et contacts
• La hiérarchie est visible depuis la fiche du compte parent

Important : Kafinea ne propose pas de vue consolidée des devis et factures d’un groupe de comptes. Chaque compte (parent ou sous-compte) gère ses propres documents de manière indépendante.

Facturation récurrente sur le compte parent #

Lors de la création d’un bon de commande récurrent, une option Facturer le compte parent est disponible dans le bloc « Informations de facturation récurrente ». Lorsque cette option est activée, les factures générées automatiquement sont rattachées au compte parent plutôt qu’au compte du bon de commande. Cela permet par exemple de centraliser la facturation sur la maison mère tout en gérant les commandes au niveau de chaque filiale.

Exemple d’utilisation :

Un groupe industriel (compte parent) avec plusieurs filiales (sous-comptes). Les bons de commande récurrents sont saisis sur chaque filiale, mais en activant l’option « Facturer le compte parent », les factures générées sont automatiquement rattachées à la maison mère.

Tarification par grille tarifaire basée sur le groupe #

Les grilles tarifaires proposent deux stratégies de tarification qui exploitent la hiérarchie des comptes :

• Tarif dégressif (groupe) : le prix unitaire est déterminé par la consommation totale du groupe (maison mère + filiales). Chaque filiale est facturée pour sa propre consommation, au prix unitaire déterminé par le volume global du groupe.
• Tarif dégressif par tranches (groupe) : les tranches tarifaires sont calculées sur la consommation totale du groupe. La part de chaque filiale est proportionnelle à sa contribution dans la consommation globale.

Ces stratégies permettent à un groupe de bénéficier de tarifs plus avantageux grâce à la mutualisation des volumes de consommation entre la maison mère et ses filiales. Pour plus de détails et des exemples de calcul, consultez la documentation sur les stratégies de tarification.

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6. Le responsable commercial #

Le champ Responsable commercial est un lien vers une fiche du module Personnes. Il désigne la personne responsable de la relation commerciale avec le compte, à des fins d’attribution commerciale, de reporting et de commissionnement.

Renseigner le responsable commercial #

Renseignez le champ Responsable commercial directement sur la fiche du compte. C’est depuis cette fiche que la valeur se propage ensuite vers les documents de vente.

Note : L’utilisateur doit disposer d’un droit de lecture sur le module Personnes pour voir le libellé du responsable commercial sur les documents.

Recopie automatique sur les documents de vente #

Le champ est également présent sur les devis, les bons de commande client, les factures, les avoirs client et les bons de livraison. Dans l’écran d’édition de ces documents, dès que vous sélectionnez (ou changez) le compte client, le responsable commercial est automatiquement recopié depuis la fiche du compte, exactement comme l’adresse de facturation.

• Le champ reste modifiable au cas par cas sur chaque document.
• Une saisie manuelle est conservée tant que vous ne changez pas de compte client ; un changement de compte écrase la valeur précédente.
• Si le compte sélectionné n’a pas de responsable commercial, le champ est vidé lors du changement de compte.

Important : La valeur recopiée est une photo à l’instant T. Modifier le responsable commercial d’un compte ne modifie pas les documents déjà créés.

Suivi lors des conversions #

Lors des conversions Devis → Bon de commande → Facture, le responsable commercial est repris automatiquement d’un document à l’autre.

À ne pas confondre avec l’« Assigné à » #

Important : Le responsable commercial n’a aucun effet sur les droits d’accès. Il ne doit pas être confondu avec le champ Assigné à, qui désigne le propriétaire de la fiche et gouverne les permissions. Le responsable commercial est une information métier (attribution commerciale, reporting, commissionnement).

Créations hors écran d’édition #

Lorsqu’un document est créé sans passer par l’écran d’édition (import, API, portail client, duplication), la recopie automatique n’a pas lieu. Un administrateur peut mettre en place un workflow pour couvrir ces cas si nécessaire.

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7. Cas particuliers #

Compte avec plusieurs adresses de livraison #

Un compte possède une adresse de facturation et une adresse de livraison par défaut. Pour les clients disposant de plusieurs lieux de livraison, Kafinea propose la fonctionnalité Sites.

Les Sites permettent de définir plusieurs adresses rattachées à un même compte. Chaque site possède :

• Un code et un nom pour l’identifier facilement
• Une adresse complète (rue, ville, code postal, pays)
• Un indicateur Site par défaut pour désigner le site principal

Les sites d’un compte sont visibles et gérables directement depuis la fiche du compte, dans l’onglet Sites. Cela vous permet de conserver un référentiel centralisé de toutes les adresses de livraison de votre client.

Lors de la création d’un document commercial (commande, bon de livraison, etc.), vous pouvez modifier l’adresse de livraison en vous référant aux sites enregistrés sur le compte.

Fusion de doublons #

Si un même client a été créé en double, utilisez la fonction Fusionner pour regrouper les deux fiches. Les documents liés au doublon seront rattachés au compte conservé.

Suppression d’un compte #

La suppression d’un compte ne supprime pas les documents associés (devis, factures, etc.). Ceux-ci perdent simplement leur lien avec le compte. Avant de supprimer un compte, vérifiez qu’il n’existe pas de documents en cours.

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8. Questions fréquentes #

Quelle est la différence entre un compte et un contact ? #

Le compte représente le client, qu’il soit un particulier ou une organisation. Un contact représente un interlocuteur rattaché à ce compte. Un compte peut avoir plusieurs contacts ; leurs noms ne déterminent pas le nom du compte.

Pourquoi le Nom du compte est-il en lecture seule ? #

Il est composé depuis la Raison sociale, le Prénom ou le Nom du compte. Consultez l’aide sous le champ et modifiez l’identité correspondante. Une saisie directe ne remplace pas la règle automatique tant qu’une identité est renseignée.

Pourquoi la Nature du tiers ne change-t-elle pas le Nom du compte ? #

Elle choisit entre la raison sociale et l’identité personnelle uniquement lorsque les deux sont présentes. Si une seule est renseignée, Kafinea l’utilise quelle que soit la nature. Type de compte est un autre champ : il décrit la relation commerciale et n’intervient pas dans ce choix.

Existe-t-il une option pour activer le nom automatique ? #

Il n’y a pas d’option d’activation dédiée. Votre administrateur rend les champs Raison sociale, Prénom et Nom disponibles ; la composition s’applique dès qu’une de ces informations est renseignée. L’option Recherche d’entreprise concerne uniquement la recherche dans les registres officiels.

Que devient le nom si j’efface la Raison sociale, le Prénom et le Nom ? #

Le nom du compte reste celui qui était affiché juste avant l’effacement du dernier champ d’identité. Il redevient modifiable. Il n’est ni vidé ni remplacé par un ancien nom.

Le nom d’un contact ou le numéro d’entreprise peuvent-ils composer le nom du compte ? #

Non. Seuls Raison sociale, Prénom et Nom de la fiche du compte fournissent le nom, et Nature du tiers départage les deux identités si nécessaire. La recherche d’entreprise peut préremplir la raison sociale depuis les informations officielles.

Comment transformer un prospect en client ? #

Modifiez simplement le champ Type de compte de « Prospect » à « Client ». Il n’y a pas de processus de conversion spécifique pour les comptes.

Comment voir toutes les factures d’un client ? #

Depuis la fiche du compte, accédez à l’onglet Factures pour consulter l’ensemble des factures émises pour ce client.

Peut-on importer des comptes en masse ? #

Oui, Kafinea propose une fonction d’import qui permet de créer ou mettre à jour des comptes à partir d’un fichier CSV. Accédez à cette fonction via le menu d’actions du module Comptes.

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9. Glossaire #

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Références associées 🔗 #

• Les contacts
• La recherche d’entreprises
• Les devis client
• Les bons de commande client
• Les paiements client
• Les conditions de paiement
• Les fournisseurs
• Les prospects