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Introduction #
Le module Formats de numérotation définit la manière dont les numéros de documents sont attribués automatiquement dans Kafinea : factures, devis, commandes, avoirs, règlements, etc.
Deux notions se complètent :
| Notion | Ce qu’elle décrit | Où la régler |
|---|---|---|
| Le format | À quoi ressemble un numéro : préfixe, suffixe, nombre de chiffres | Ce module |
| Le compteur | Où en est la numérotation aujourd’hui, et donc quel sera le prochain numéro | Les compteurs de numérotation |
Une numérotation bien configurée garantit la conformité légale, notamment pour les factures, et facilite l’organisation de vos documents.
1. Créer un format de numérotation #
Cliquez sur Ajouter un format de numérotation depuis la liste du module.
Informations à renseigner :
- Nom du format : un libellé descriptif (ex. : « Factures France »)
- Module : le module auquel ce format s’applique (Factures, Devis, Commandes…)
- Préfixe : le texte placé avant le numéro séquentiel (ex. :
FA-) - Suffixe : le texte placé après le numéro séquentiel (optionnel)
- Padding : le nombre minimum de chiffres de la partie séquentielle (ex. : 4 donne
0001) - Seulement pour cette société : limite le format à une société en mode multi-sociétés
Options :
- Réinitialiser la séquence au changement de préfixe : chaque préfixe a son propre compteur, qui démarre à 1. C’est l’option à cocher pour une numérotation annuelle ou mensuelle. Décochée, le module reprend le plus grand numéro atteint tous préfixes confondus, ce qui donne une numérotation continue même quand le préfixe change.
2. Insérer la date dans le préfixe #
Le préfixe et le suffixe acceptent des jetons de date, remplacés au moment où le numéro est attribué :
| Jeton | Remplacé par | Exemple |
|---|---|---|
{YYYY} |
l’année sur 4 chiffres | 2026 |
{YY} |
l’année sur 2 chiffres | 26 |
{MM} |
le mois sur 2 chiffres | 01 |
{DD} |
le jour sur 2 chiffres | 09 |
Ainsi, le préfixe FA-{YYYY}- produit FA-2026-0001, puis FA-2027-0001 au changement d’année, sans aucune intervention.
Important : la date utilisée est celle portée par le document, pas celle du jour de la saisie : la date de facture pour une facture, la date du devis pour un devis, la date d’échéance pour une commande. Une facture datée du 31 décembre saisie le 3 janvier prend donc bien un numéro de l’année écoulée.
Note : c’est aussi la raison pour laquelle un même module peut faire tourner plusieurs compteurs en parallèle : en janvier, celui de l’année qui s’achève et celui de l’année qui commence avancent tous les deux. Les compteurs de numérotation montre lequel sera utilisé pour une date donnée.
3. Exemples de formats #
| Préfixe | Padding | Résultat |
|---|---|---|
FA-{YYYY}- |
4 | FA-2026-0001, FA-2026-0002… |
DEV- |
5 | DEV-00001, DEV-00002… |
{YY}{MM} |
4 | 26010001, 26010002… |
Important : pour les factures, la numérotation doit être chronologique et continue, sans rupture de séquence : c’est une obligation légale en France. Choisissez le format avant le premier document de l’exercice, puis conservez-le.
4. Numérotation par société #
En mode multi-sociétés, le champ Seulement pour cette société permet de donner à chaque société son propre format, avec des préfixes distincts (ex. : FA-A- et FA-B-).
Un format sans société renseignée sert de format commun : il s’applique à toutes les sociétés qui n’ont pas le leur.
Note : chaque société avance sur son propre compteur. Deux sociétés peuvent donc légitimement émettre un document portant le même numéro si elles partagent le même préfixe. Donnez à chacune un préfixe distinct pour que le numéro reste unique dans toute l’instance.
5. Reprendre une numérotation existante #
Vous arrivez d’un autre outil et vos factures s’arrêtent à FA-2026-0287 ? Créez le format ici, puis indiquez le prochain numéro à émettre dans Gérer les compteurs : la suite repart exactement où vous en étiez. La marche à suivre est détaillée dans Les compteurs de numérotation.
6. Questions fréquentes #
Puis-je modifier un format en cours d’utilisation ?
Oui. Le préfixe et le suffixe sont modifiables à tout moment. Si l’option Réinitialiser la séquence au changement de préfixe est cochée, le nouveau préfixe démarre son propre compteur à 1 ; sinon la numérotation se poursuit sur la même série de numéros. Pour les factures, vérifiez que la continuité reste assurée.
Comment mettre en place une numérotation annuelle ?
Insérez l’année dans le préfixe (ex. : FA-{YYYY}-) et cochez Réinitialiser la séquence au changement de préfixe. Le passage à l’année suivante est automatique : aucune intervention en début d’exercice.
Comment mettre en place une numérotation mensuelle ?
Même principe avec le mois : {YY}{MM}, option de réinitialisation cochée.
Que se passe-t-il si aucun format n’est défini pour un module ?
Les documents reçoivent un simple compteur incrémental sur 5 chiffres, sans préfixe : 00001, 00002… L’écran Gérer les compteurs affiche le numéro qui sortira, ce qui permet de le constater avant d’émettre le premier document.
Où voir le dernier numéro attribué ?
Dans Gérer les compteurs, module par module et compteur par compteur.