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Menu principal > Ventes > Factures clients
Il existe de multiples façons de facturer vos clients sur Kafinea. Cet article de documentation traite de la facturation dite "classique", c’est-à-dire la création manuelle de factures à partir d’un devis validé, d’une commande client, ou directement depuis une fiche client, sans automatisation liée à un temps passé, un projet, une consommation, ou une échéance récurrente.
La création d’une facture classique #
Il existe de multiples façons de créer une facture client dans Kafinea :
La saisie directe #
Dans le cas d’une vente simple où aucun bon de commande n’a été saisi, créez la facture depuis Menu principal > Ventes > Factures clients ou depuis une fiche Compte client, dans l’onglet relationnel Factures client, avec le bouton + Ajouter une facture.
La transformation d’un devis, d’une affaire d’un bon de commande ou d’un bon de livraison #
Lorsqu’un devis, une affaire, un bon de commande ou un bon de livraison a été créé en amont de l’étape de facturation, il est possible de le convertir en facture client en un clic via le bouton Créer une facture.
Les remises négociées sur les lignes du devis ou de la commande sont reprises sur la facture. Les lignes de régularisation d’une commande issue d’une boutique en ligne le sont aussi. Si vous avez saisi manuellement un Écart d’arrondi sur le document d’origine, vérifiez également sa valeur et son signe avant d’enregistrer la facture : il est repris dans le pied du document.
Créer plusieurs factures depuis une liste #
Pour facturer plusieurs devis ou commandes client en une fois :
- Ouvrez la liste des Devis ou des Commandes clients.
- Cochez les documents à facturer, dans la limite de 20 documents. La sélection de tous les résultats d’un filtre n’est pas disponible pour cette action.
- Dans le menu Plus, choisissez Créer les factures sélectionnées, puis confirmez.
- Consultez le résultat affiché pour chaque document et ouvrez les factures créées depuis les liens proposés.
Si vous sélectionnez plus de 20 documents, l’action vous demande de réduire la sélection. Une facture est créée pour chaque document pouvant être facturé. Le résultat indique notamment les documents qui ont déjà une facture ou ne comportent aucune ligne. Pour une facturation partielle ou une nouvelle facture à partir d’un document déjà facturé, utilisez l’action depuis sa fiche.
L’édition du contenu d’une facture classique #
Lors d’une saisie directe, choisissez le client dans Nom compte avant d’ajouter les articles. Vous pouvez aussi sélectionner le client après avoir commencé les lignes.
Articles #
L’indication au-dessus des articles précise si le client possède un taux de remise par défaut. Si ce taux est supérieur à 0 %, il s’applique automatiquement aux nouvelles lignes sans remise ; chaque remise reste modifiable.
Si vous choisissez ou changez le client alors que des articles sont déjà présents et que son taux peut les modifier, utilisez l’encart au-dessus des lignes : Appliquer la remise aux lignes sans remise conserve les remises saisies, tandis que Appliquer la remise à toutes les lignes les remplace par le taux du client. Voir comment définir ce taux sur la fiche client.
Note : Les taxes appliquées aux lignes d’articles dépendent de la configuration des taxes et des régions fiscales. Pour en savoir plus, consultez La configuration des taxes.
Vérifier l’encours du client #
Si l’alerte d’encours est activée et que le client a un Encours autorisé, un encart apparaît en haut de la facture lorsque son encours le dépasse déjà, ou lorsque le montant de la facture en cours de saisie le lui ferait dépasser. Il présente l’encours, le montant de la facture, le plafond et le dépassement dans la devise de l’entreprise ; un rappel s’affiche sous le total TTC. En modifiant une facture déjà enregistrée, son montant remplace celui déjà compté dans l’encours, sans double comptage.
L’encart est aussi visible à la consultation de la facture. Il informe sans empêcher l’enregistrement. Voir comment définir l’encours autorisé et activer l’alerte.
L’envoi d’une facture classique #
En attendant la mise en place maintenant proche de la facturation électronique par le gouvernement, il existe plusieurs façons d’envoyer une facture, de la plus manuelle à la plus automatisée :
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Imprimer la facture et la joindre à une livraison physique en cliquant sur PDF, choisir votre modèle de facture et cliquer sur Imprimer.
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Télécharger la facture en cliquant sur PDF, choisir votre modèle de facture et cliquer sur Télécharger, puis l’envoyer vous-même par e-mail à votre client.
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Envoyer la facture par e-mail directement depuis Kafinea en cliquant sur PDF, choisir votre modèle de facture et cliquer sur Envoyer par e-mail.
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Automatiser l’envoi de la facture par e-mail via un workflow.
Les relances de paiement #
Kafinea vous décharge du suivi complexe et chronophage des relances de paiement pour vos factures clients émises. Consultez l’article de documentation dédié aux relances de paiement pour en savoir plus.
Cas pratiqueUne agence de communication crée des devis personnalisés pour chacun de ses projets clients. Une fois le devis accepté, l’équipe le transforme en facture en un clic, ajoute des frais de déplacement manuellement, et envoie la facture par e-mail au format PDF depuis Kafinea. Le suivi de la facture se fait ensuite automatiquement grâce aux rappels de paiement configurés dans le système. #
Les autres types de facturation #
Kafinea propose bien plus que la facturation classique. Découvrez des façons encore plus automatisées de facturer vos clients :
- La facturation d’avancement
- La facturation de consommations d’articles
- La facturation électronique
- La facturation récurrente
La facturation au temps passé et la facturation automatique de projets sont également prises en charge ; leur documentation détaillée sera ajoutée ultérieurement.