Un lien d’action permet à la personne qui reçoit un e-mail de répondre en un clic, sans compte Kafinea ni connexion : accepter un devis, clore son ticket, se désinscrire des e-mails, accepter un remplacement d’intervention. Elle arrive sur une page de confirmation lisible sur téléphone ; la fiche n’est modifiée qu’au moment où elle clique sur Confirmer. Vos workflows prennent ensuite le relais, comme pour une modification faite dans Kafinea.
1. Le principe #
- Un workflow envoie un e-mail qui contient un lien d’action.
- Le destinataire clique : une page lui présente l’action (« DEV-0042 Fournitures : passer « Phase » à « Accepté » ? ») et un bouton Confirmer.
- Il confirme : Kafinea modifie la fiche et affiche « Votre demande a bien été prise en compte ».
Ce que garantit le lien :
| Garantie | Détail |
|---|---|
| Rien ne change avant la confirmation | Ouvrir le lien affiche seulement la page. Les messageries qui analysent les liens avant leur destinataire ne déclenchent donc aucune action. |
| Une action précise | L’action, la fiche, le champ et la valeur sont fixés à la création du lien. Le destinataire ne peut rien faire d’autre. |
| Un seul usage | Le lien est consommé dès que l’action a réussi. Un second clic affiche « Ce lien a déjà été utilisé, a expiré ou n’est pas valide. » |
| Un lien qui ne se perd pas | Si l’action ne peut pas aboutir (la fiche a changé entre-temps), le message l’explique et le lien reste valable. |
| Une durée limitée | Le lien expire après 30 jours. |
| Une demande déjà traitée | Si la valeur est déjà en place, la page indique « Votre demande a déjà été prise en compte ». |
2. Insérer un lien d’action dans un workflow #
- Ouvrez Paramètres > Automatisation et communication > Flux de travail et créez ou modifiez un workflow sur le module concerné (Devis, Tickets, Contacts…).
- Ajoutez une action Envoyer email.
- Placez le curseur dans le corps de l’e-mail à l’endroit voulu.
- Dans la liste Lien d’action, choisissez ce que le lien doit faire. Kafinea insère un lien dont le texte est la valeur choisie.
- Remplacez ce texte par une invitation claire (« J’accepte le devis »), et mettez-le en forme comme un bouton si vous le souhaitez.
La liste Lien d’action propose :
| Groupe | Contenu |
|---|---|
| Actions | Les actions propres au module, par exemple Accepter le remplacement sur les participations aux projets |
| Passer « champ » à | Une entrée par valeur de chaque liste déroulante et de chaque case à cocher modifiable de la fiche (« Passer « Phase » à » → Accepté, Rejeté…) |
Le lien vise toujours la fiche qui a déclenché le workflow.
Important : Ajoutez une condition de garde à chaque workflow qui envoie un lien d’action (par exemple « Phase a changé pour Envoyé ») : le destinataire reçoit ainsi un seul e-mail, au bon moment.
3. Exemples #
Exemple 1 : faire accepter un devis par le client #
Workflow « Devis – Demande d’accord » sur le module Devis :
- Déclencheur : « À la modification ».
- Condition de garde : Phase a changé pour
Envoyé. - Action Envoyer email au contact du devis, avec deux liens d’action :
- « Passer « Phase » à » →
Accepté, texte « J’accepte le devis » ; - « Passer « Phase » à » →
Rejeté, texte « Je refuse le devis ».
- « Passer « Phase » à » →
Workflow « Devis – Accord reçu » sur le même module : déclencheur « À la modification », condition Phase a changé pour Accepté, action Envoyer email au commercial (ou création d’une tâche de suivi).
Dans le code source du corps de l’e-mail, le premier lien ressemble à ceci :
<a href="[mds-action module=Quotes action=set-field field=quotestage value=Accepted record=$(general : (__VtigerMeta__) recordId)/]">J'accepte le devis</a>
Exemple 2 : laisser le client clore son ticket #
Sur le module Tickets, quand Statut a changé pour Attente réponse, envoyez au client un e-mail avec le lien « Passer « Statut » à » → Fermé, texte « Mon problème est résolu ». S’il répond par e-mail au lieu de cliquer, le ticket reste ouvert : rien ne se ferme sans sa confirmation.
Exemple 3 : proposer la désinscription #
Dans les e-mails envoyés aux contacts, ajoutez le lien « Passer « Ne pas envoyer d’email » à » → Oui, texte « Ne plus recevoir ces e-mails ». Après confirmation, la case est cochée sur la fiche du contact et les workflows d’envoi n’adressent plus d’e-mail à ce contact.
Exemple 4 : les remplacements d’intervention #
Quand une personne doit être remplacée sur une intervention, Kafinea écrit aux personnes de la liste d’attente avec un bouton Accepter. Il ouvre la page de confirmation (« Accepter le remplacement sur Inventaire – Magasin du Centre le 18-11-2026 à 08:00 ? ») ; la première personne qui confirme prend la place, les suivantes lisent « Il n’y a plus de place sur cette intervention. » Voir Les participations aux projets.
4. Envoyer un lien depuis une fiche #
Vous pouvez aussi ajouter un lien d’action à un e-mail que vous rédigez vous-même, par exemple pour envoyer un devis avec un bouton « J’accepte » :
- Depuis le devis, ouvrez PDF puis Envoyer par email (ou l’envoi d’e-mail habituel depuis une fiche).
- Dans la liste Lien d’action, sous l’objet, choisissez l’action, par exemple « Passer « Phase » à » →
Accepté. Le lien est inséré à l’endroit du curseur, comme pour un workflow. - Renommez le texte du lien, puis envoyez.
La liste ne propose que ce que vous pouvez modifier sur la fiche : un lien ne donne jamais plus de droits que son créateur. Sur un devis, une commande ou une facture finalisés, elle propose les champs de la Modification partielle (la phase d’un devis envoyé, par exemple).
Note : La liste apparaît quand l’e-mail concerne une seule fiche. Si un lien ne peut pas être créé avec vos droits, l’e-mail n’est pas envoyé et Kafinea vous l’indique : il reste en brouillon.
5. Personnaliser la question de la page #
Par défaut, la page reprend la fiche, le champ et la valeur. Pour une formulation plus parlante, ajoutez une question au lien :
- Affichez le code source du corps de l’e-mail (bouton Source de l’éditeur).
- Ajoutez
question="…"dans le lien, avantrecord=: dans le code source, les guillemets de la question s’écrivent"pour ne pas fermer l’adresse du lien.
<a href="[mds-action module=Quotes action=set-field field=quotestage value=Accepted question="Acceptez-vous le devis $quote_no ?" record=$(general : (__VtigerMeta__) recordId)/]">J'accepte le devis</a>
Les variables du workflow (ici le numéro du devis) sont remplacées à l’envoi. Gardez une question courte, d’une phrase : au-delà d’environ 80 caractères, le lien n’est pas créé et l’e-mail part sans lui.
6. Créer un lien à la demande #
Pour un besoin ponctuel hors e-mail (renvoyer un lien à un client qui a perdu l’e-mail, le transmettre par un autre canal), un lien peut être créé :
- par l’assistant IA ou un client du serveur MCP, à votre demande ;
- par l’API, avec les opérations
action_link_actions(actions, champs et valeurs possibles sur un module) etaction_link_create(création du lien sur une fiche, qui renvoie l’adresse et la date d’expiration). Voir API REST – Liens d’action.
Un lien créé ainsi ne donne jamais plus de droits que son créateur : il faut pouvoir faire soi-même la modification, comme à l’écran (y compris par la Modification partielle d’un document finalisé).
7. Bonnes pratiques #
- Un lien vaut accord : quiconque le détient peut confirmer. Envoyez-le uniquement à son destinataire et ne le recopiez pas dans une fiche ou une note partagée.
- Un texte de lien explicite : « J’accepte le devis » plutôt que « Cliquez ici ».
- Enchaînez avec un workflow : la modification faite par le lien déclenche les workflows du module, utilisez-les pour prévenir l’équipe.
- Un e-mail en HTML : le lien apparaît dans la version mise en forme de l’e-mail, celle que les messageries affichent.
8. Questions fréquentes #
Le destinataire doit-il avoir un compte Kafinea ?
Non. La page de confirmation est publique ; seul le lien reçu y donne accès.
Que se passe-t-il si le devis a déjà été accepté dans Kafinea ?
La page indique « Votre demande a déjà été prise en compte » et le lien est clos à la confirmation.
Qui apparaît comme auteur de la modification ?
L’administrateur de Kafinea, comme pour une modification faite par un workflow.
Quels champs un lien peut-il modifier ?
Les listes déroulantes et les cases à cocher modifiables dans la fiche, avec une valeur choisie à la création du lien.
Peut-on placer un lien d’action dans un modèle d’e-mail ?
Oui. Copiez dans le modèle un lien inséré par la liste Lien d’action. Dans un e-mail rédigé à la main, un lien sans fiche précisée (sans record=) vise le destinataire quand il est du même module, par exemple un lien de désinscription dans un modèle envoyé à des contacts.
Que voit le destinataire si ses images sont bloquées ?
La même chose : le clic sur le lien ouvre la page de confirmation, que la messagerie ait affiché les images ou non.