Une approbation fait valider une fiche par un ou plusieurs responsables avant qu’elle ne soit finalisée : une grille tarifaire négociée par le responsable commercial puis par la direction, un devis par le responsable de l’équipe. Chaque réponse est tracée : qui, quand, avec quel motif.
Comment ça se passe pour chacun #
Le demandeur clique sur Demander l’approbation dans le panneau Approbation, à droite de la fiche. Le panneau montre avant le clic les étapes qui seront demandées et leurs approbateurs ; dans l’écran de saisie, il les met à jour au fil de ce qui est saisi. Enregistrer et demander l’approbation fait les deux d’un coup.
Pendant l’examen, la fiche est en lecture seule pour tout le monde : ce qui sera approuvé est exactement ce qui a été soumis.
L’approbateur est prévenu par email et retrouve la demande dans À approuver, l’icône de l’en-tête dont la pastille compte ce qui attend sa réponse. Chaque demande indique l’étape concernée (par exemple « Étape 2 sur 2 ») et qui a déjà approuvé. Il peut répondre depuis cette liste ou depuis la fiche :
- Approuver : l’étape suivante s’ouvre ; après la dernière, la fiche est finalisée automatiquement ;
- Demander des modifications ou Refuser, avec un motif obligatoire que le demandeur lit dans le panneau de la fiche.
Après un refus ou une demande de modifications, la fiche redevient modifiable et le panneau propose Modifier la fiche. Le demandeur corrige, puis demande à nouveau l’approbation ; l’historique des demandes reste lisible sur la fiche, dans l’onglet Approbations.
Le demandeur ou un administrateur peut annuler une demande en attente : la fiche redevient modifiable.
Sur la page d’accueil, chacun peut ajouter le widget Approbations : l’onglet À moi liste ce qui attend sa réponse, De moi ses propres demandes et où elles en sont, Les autres les demandes en attente qu’il peut consulter sans en être l’approbateur.
L’approbateur peut aussi répondre depuis l’assistant IA de Kafinea, ou depuis son propre assistant IA connecté à Kafinea : il lui demande ce qui attend sa réponse, en lit le détail, puis approuve ou refuse. La réponse est toujours la sienne, sur une étape qui lui est confiée, à lui ou à l’un de ses groupes : personne, administrateur compris, ne répond à la place d’un autre.
Ce que l’approbation garantit #
- Pas de finalisation sans approbation : tant qu’une approbation est requise et n’est pas accordée, la fiche ne peut pas être finalisée, quel que soit le chemin (bouton, import, intégration).
- Pas de signature électronique avant l’approbation : un document en attente ou refusé ne part pas en signature.
- Une approbation qui suit la fiche : elle porte sur la fiche telle qu’elle a été approuvée. Si un champ surveillé change ensuite, ou si une fiche approuvée est dé-finalisée, l’approbation devient caduque : le panneau dit ce qui a changé, par qui, et propose de la demander à nouveau. Tant qu’elle est valable, le panneau rappelle les champs surveillés ; dans l’écran de saisie, il prévient dès que l’un d’eux est modifié, avant l’enregistrement.
Agir après la décision #
Chaque fiche d’un module qui a un circuit porte le champ Statut d’approbation : vide tant qu’aucune approbation n’a été demandée, puis En attente, Approuvée, Refusée, Modifications demandées, Annulée ou Caduque. Il se lit dans les listes, les filtres et les rapports, et un flux de travail du module peut le surveiller pour agir.
Par exemple, pour passer une affaire approuvée à l’étape suivante : un flux de travail sur Affaires, déclenché à chaque fois que les conditions sont remplies, avec la condition Statut d’approbation devient Approuvée, et la tâche Mettre à jour des champs qui change l’étape de vente. Un autre flux peut prévenir le commercial quand le statut devient Refusée.
Le statut change à la demande, puis à la décision finale, à l’annulation ou quand l’approbation devient caduque, mais pas à chaque étape intermédiaire. Ce qu’écrivent ces flux de travail en réaction au statut ne rend pas l’approbation caduque, même sur un champ surveillé.
Mettre en place un circuit d’approbation #
Chaque module a au plus un circuit d’approbation, configuré sur un seul écran : quelles fiches doivent être approuvées, puis qui approuve, étape par étape.
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Activez Approbations dans Paramètres > Fonctionnalités.
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Ouvrez Paramètres > Automatisation et communication > Approbations, choisissez le module et cliquez sur Nouveau circuit. Depuis la liste d’un module, le menu Personnaliser > Circuit d’approbation mène au même écran.
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L’éditeur s’ouvre sur un circuit vide ; quand le module fournit son propre circuit (les grilles tarifaires, par exemple), Kafinea propose d’en partir. Rien n’est enregistré avant Enregistrer.
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Sous Quelles fiches doivent être approuvées ?, décrivez les fiches concernées avec les mêmes conditions que les flux de travail (un montant, une remise, un statut…). Sans condition, toutes les fiches du module sont concernées.
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Ajoutez les étapes. Pour chacune :
- un nom, affiché au demandeur et à l’approbateur ;
- l’approbateur : un utilisateur ou un groupe (le premier de ses membres qui répond le fait pour tous), le responsable hiérarchique (champ « Rend compte à ») du demandeur ou du propriétaire de la fiche, ou un utilisateur lu sur la fiche ;
- une condition facultative : une étape dont la condition n’est pas remplie est passée ;
- un délai de réponse et un résumé pour l’approbateur, facultatifs ; Insérer un champ y place une valeur de la fiche.
Les étapes s’ouvrent l’une après l’autre ; les flèches changent leur ordre.
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Sous Après l’approbation :
- choisissez si la fiche est finalisée dès qu’elle est approuvée (pour les modules qui ont une finalisation) ;
- vérifiez les champs surveillés : ceux que lisent les conditions le sont toujours ; ajoutez ceux dont la modification doit faire redemander l’approbation (par exemple le montant, quand le circuit n’a pas de condition) ;
- retrouvez les flux de travail qui agissent sur le statut d’approbation, ou créez-en un.
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Tester sur une fiche : choisissez une fiche et le demandeur, puis Tester. Kafinea montre, avec le circuit tel qu’il est à l’écran, si la fiche demanderait une approbation et qui serait sollicité à chaque étape, ou pourquoi personne ne pourrait répondre. Rien n’est enregistré ni envoyé.
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Cochez Actif, puis Enregistrer. Un circuit inactif peut rester un brouillon, sans approbateur.
Par exemple, pour faire approuver les devis de plus de 5 000 € HT par le responsable du commercial : un circuit sur Devis clients, condition Total HT supérieur à 5000, une étape avec l’approbateur Le responsable du demandeur.
Le demandeur ne peut jamais approuver sa propre demande. Si un approbateur ne peut pas répondre (utilisateur inactif, groupe vide, pas d’accès à la fiche), le test et le panneau de la fiche l’indiquent avant toute demande, avec l’étape concernée. Une demande déjà faite garde ses étapes quand le circuit change ; les demandes suivantes suivent le nouveau circuit.
L’assistant IA de Kafinea, ou un assistant connecté à Kafinea, peut aussi lire, tester et configurer les circuits pour un administrateur, avec les mêmes contrôles que l’écran.
Les grilles tarifaires négociées #
Le circuit des grilles tarifaires est fourni, inactif : niveau 1 pour tout écart à la grille standard, niveau 2 en plus quand un écart sort des bornes. Ouvrez-le dans Approbations, choisissez l’approbateur de chaque niveau (par exemple les groupes « Responsables commerciaux » et « Direction »), testez-le sur une grille négociée, puis activez-le. Voir le guide administrateur des grilles tarifaires.