📍 Où trouver ce module ?
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Introduction #
Le module Saisies manuelles permet d’enregistrer des écritures comptables qui ne sont pas générées automatiquement par les autres modules de Kafinea (factures, paiements, etc.). Il est accessible via Finances > Saisies manuelles.
Les saisies manuelles sont utiles pour :
- Les opérations diverses (OD) : régularisations, provisions, écritures de clôture
- Les écritures de paie ou de charges sociales
- Toute écriture comptable non couverte par un processus automatisé
1. Créer une saisie manuelle #
Cliquez sur Ajouter une saisie manuelle depuis la liste du module.
Informations générales :
- Libellé : la description de l’écriture (obligatoire)
- Date : la date comptable de l’opération
- Montant : le montant total de la saisie
- Journal : le journal comptable dans lequel l’écriture sera enregistrée
- Devise : la devise de l’opération
Détail des lignes :
Chaque saisie manuelle se compose de lignes de détail, avec pour chaque ligne :
- Le numéro de compte comptable
- Le libellé de la ligne
- Le montant au débit ou au crédit
Pour choisir le compte d’une ligne, cliquez dans la colonne Compte et saisissez au moins deux caractères. La liste propose :
- les comptes dont le numéro ou le libellé contient votre saisie ;
- les tiers (clients, fournisseurs, personnes) dont le nom ou le code auxiliaire contient votre saisie, signalés par l’étiquette Tiers. Chaque proposition affiche le nom du tiers, son code auxiliaire et le compte collectif sur lequel la ligne sera imputée.
Choisir un tiers impute la ligne sur son compte collectif et sur son code auxiliaire : l’écriture apparaît dans le grand livre de ce tiers, comme une facture ou un règlement. Choisir directement le compte collectif impute la ligne sur le collectif, sans tiers.
Bon à savoir : Les tiers sont proposés dès que leur fiche porte un code auxiliaire, ce qui est le cas de tous les tiers une fois la comptabilité passée aux comptes auxiliaires. Voir Les comptes auxiliaires.
Important : La saisie doit être équilibrée : le total des débits doit être égal au total des crédits. Le système vérifie cet équilibre avant validation.
2. Cycle de vie #
Une saisie manuelle passe par les étapes suivantes :
- Brouillon : la saisie est en cours de préparation, elle peut être modifiée librement
- Validée : la saisie est finalisée et les écritures comptables sont générées
Bon à savoir : L’import de lignes n’est possible que pour les saisies au statut Brouillon.
3. Import de lignes #
Pour les saisies comportant de nombreuses lignes, il est possible d’importer les données depuis un fichier CSV :
- Créez une nouvelle saisie manuelle et enregistrez-la au brouillon
- Depuis la vue détail, utilisez le bouton Importer des lignes
- Le fichier CSV doit contenir les colonnes suivantes, séparées par des points-virgules : Numéro de compte, Libellé du compte, Débit, Crédit et, en option, Code auxiliaire
Une ligne d’en-tête est acceptée : seules les lignes qui portent un montant au débit ou au crédit sont importées. Un numéro de compte absent du plan comptable y est créé, une seule fois, avec le libellé de la deuxième colonne.
Imputer une ligne sur un tiers #
Si vos clients, fournisseurs ou personnes portent un code auxiliaire, une ligne peut être imputée sur l’un d’eux, de deux façons :
- la colonne Code auxiliaire : indiquez le code du tiers. La colonne Numéro de compte peut alors rester vide ; si vous la remplissez, elle doit contenir le compte collectif du tiers ;
- le code à la place du numéro de compte : un code auxiliaire placé dans la colonne Numéro de compte est reconnu dès qu’aucun compte actif du plan comptable ne porte ce numéro. C’est le cas des fichiers produits par la plupart des logiciels comptables, qui impriment le code du tiers dans la colonne du compte.
Dans les deux cas, la ligne est imputée sur le compte collectif du tiers et sur son code : l’écriture apparaît dans le grand livre de ce tiers. Un code auxiliaire n’est jamais créé.
Exemple, avec un client de code C0001234 et un fournisseur de code F0000042 :
Numéro de compte;Libellé du compte;Débit;Crédit;Code auxiliaire
;Client Martin;120,00;;C0001234
401000;Fournisseur Durand;;120,00;F0000042
Important : Si une ligne désigne un code inconnu, un code porté par plusieurs tiers sans compte collectif pour les départager, ou un compte collectif qui n’est pas celui du tiers, aucune ligne n’est importée. Le message liste les lignes du fichier à corriger ; corrigez-les puis relancez l’import.
4. Rapprochement bancaire #
Une saisie manuelle peut être associée à un rapprochement bancaire via le champ dédié. Cela permet de lier l’écriture à une transaction bancaire lors du processus de rapprochement.
5. Questions fréquentes #
Quand utiliser une saisie manuelle plutôt qu’un autre module ?
Utilisez une saisie manuelle pour toute écriture comptable qui n’est pas générée automatiquement par un processus métier (facturation, paiement, prélèvement). Les écritures de paie, les provisions et les régularisations sont des cas d’usage typiques.
Puis-je modifier une saisie validée ?
Non, une fois validée, la saisie n’est plus modifiable. Si une correction est nécessaire, créez une nouvelle saisie manuelle d’extourne (écriture inverse).
Mon fichier d’import vient d’un autre logiciel comptable et porte les codes de mes tiers dans la colonne du compte. Faut-il le modifier ?
Non, dès lors que vos tiers portent ces codes dans Kafinea : un code placé dans la colonne Numéro de compte est reconnu quand aucun compte actif ne porte ce numéro.
Le fichier d’import doit-il être équilibré ?
Oui, le total des débits et des crédits du fichier importé doit être équilibré pour que la saisie puisse être validée.